Cách để Viết một Bức thư

Biết cách viết một bức thư là một kỹ năng thiết yếu mà bạn sẽ dùng trong kinh doanh, ở trường học, và các mối quan hệ cá nhân với mục đích liên lạc thông tin, bày tỏ thiện chí hay chỉ là để bày tỏ tình cảm. Sau đây sẽ là hướng dẫn cơ bản để viết một bức thư đúng chuẩn.

Các bước

  1. 1
    Xét xem bức thư đang viết có mức độ trang trọng đến đâu. Cách mà bạn viết thư cho một người phụ thuộc vào mối quan hệ giữa bạn và người đó. Hãy xem các nguyên tắc sau:
    • Nếu viết cho quan chức chính phủ, các nhà tuyển dụng tương lai, những người giữ chức vụ cao, thầy cô giáo hay bất cứ ai mà bạn mong muốn có một mối quan hệ chuyên nghiệp, lời lẽ trong thư phải thật trang trọng.
    • Nếu viết cho người chủ hiện tại nơi bạn làm việc, đồng nghiệp ít gặp mặt, người không thân thích hoặc họ hàng lớn tuổi, nói chung là những người bạn biết nhưng không thân lắm, thì lời lẽ cần phải có đôi chút trang trọng.
  2. 2
    Quyết định xem bạn sẽ gửi thư tay hay thư điện tử. Cách bạn gửi một bức thư cũng cho biết mức độ trang trọng.
    • Hầu hết các bức thư trang trọng đều sẽ được đánh máy và gửi qua đường bưu điện. Chỉ khi thời gian quá gấp rút hoặc người nhận đề nghị, thì mới được ngoại lệ gửi thư điện tử.
    • Đối với những bức thư không trang trọng, bạn có thể gửi theo một trong hai cách.
    • Đối với những bức thư trang trọng một phần, bạn nên gọi điện hỏi ý kiến trước khi gửi. Nếu họ yêu cầu nhận thư điện tử, bạn hãy làm theo ý họ. Còn nếu bạn không rõ, viết thư tay sẽ là cách chắc chắn nhất.
  3. 3
    Sử dụng đề thư, hoặc viết địa chỉ của bạn lên đầu thư (chỉ với những bức thư trang trọng). Nếu bạn đang viết thư với mục đích kinh doanh và bạn có sẵn đề thư in tên doanh nghiệp của bạn, hãy tận dụng nó. Hoặc là, nếu bạn muốn thêm một chút chuyên nghiệp, thì có thể dùng phần mềm soạn thảo để thiết kế đề thư. Còn nếu không, thì chỉ đơn giản là ghi đầy đủ địa chỉ của bạn, và căn lề trái. Ghi địa chỉ đường/phố ở dòng đầu tiên; tỉnh, thành phố và mã bưu chính ở dòng thứ hai.
  4. 4
    Viết ngày tháng (với mọi loại thư). Sau khi ghi địa chỉ, cách xuống dòng một khoảng rồi viết ngày tháng. Hoặc đầu tiên có thể viết ngày tháng trước, cũng căn lề trái như khi viết địa chỉ.
    • Viết ngày tháng đầy đủ. “Ngày 19 tháng 9 năm 2014” hay “19/9/2014”
    • Nếu là bức thư trang trọng một phần hoặc một bức thư điện tử không trang trọng thì không cần ngày tháng – Vì thời gian trong thư điện tử đã được ghi sẵn.
  5. 5
    Viết tên, tiêu đề và địa chỉ của người nhận (chỉ áp dụng trong trường hợp trang trọng). Cách xuống một dòng sau khi ghi ngày tháng, viết tên người gửi kèm theo chức vị, ở dòng kế tiếp viết tên công ty hoặc tổ chức (nếu có), viết địa chỉ ở dòng 3 và mã bưu chính ở dòng 4.
    • Đối với thư điện tử thì không cần làm như vậy.
    • Đối với thư trang trọng một phần hoặc không trang trọng thì cũng không cần thiết. Những thông tin đó chỉ cần viết lên phong bì là đủ.
    • Nếu viết thư yêu cầu cho một công ty mà không biết người nhận cụ thể, thì đơn giản chỉ cần viết tên công ty hoặc tổ chức kèm theo địa chỉ.
  6. 6
    Bắt đầu bức thư bằng thủ tục chào hỏi. Câu chào phụ thuộc vào tính trang trọng cũng như quan hệ giữa bạn và người nhận. Một vài trường hợp có thể có là:
    • Đối với thư trang trọng nhưng lại không gửi cho một cá nhân cụ thể thì câu chào có thể là “Kính gửi các bên liên quan:” với dấu 2 chấm đằng sau chữ “liên quan”.
    • Nếu không biết người nhận là ai mà chỉ biết giới tính của họ là nam hay nữ thôi, thì bạn có nhiều cách chào hơn. Có thể là “Kính thưa ông/bà” hoặc “Thưa ông bà”. Bạn cũng phải nên cẩn trọng, bởi vì nếu xưng hộ không đúng cách thì người đọc thư sẽ hiểu lầm là bạn đạng xúc phạm họ trước khi họ kịp đọc hay mở bức thư của bạn.
    • Đối với trường hợp trang trọng và lúc này bạn đã biết tên người nhận, câu chào mở đầu an toàn nhất sẽ là “Kính thưa ông/bà…”. Nếu cảm thấy như vậy là quá gần gũi thì có thể ghi tên người nhận một cách nhã nhặn hơn và kết thúc bằng một dấu phẩy (Ví dụ như “Bà A thân mến,…”).
    • Với thư trang trọng một phần, thì “Kính thưa” hoặc “Xin chào” là hợp lý nhất.
    • Còn nếu không trang trọng, bạn có thể dùng những câu chào hằng ngày như “Xin chào,” hoặc thông thường hơn là “Hi”
  7. 7
    Viết tên người nhận tiếp sau câu chào.
    • Trong trường hợp trang trọng, hãy dùng các chức vị như “Tiến sỹ”, “Giáo sư”, “Ông”, “Bà”… hay là các chức vị thuộc quân đội hay chính phủ. Sau chức vị sẽ là họ của người nhận.
    • Đối với thứ trang trọng một phần, bạn phải cân nhắc thật kỹ xem có thể gọi họ bằng tên riêng được không. Vẫn hãy dùng các từ chỉ chức vị để đảm bảo an toàn.
    • Với thư không trang trọng, thông thường bạn được phép xưng hô với họ bằng tên và không cần gì thêm nữa. Chỉ có ngoại lệ là khi gửi cho người lớn tuổi trong gia đình như "Ông” hoặc “Cô” thì có thể dùng tên của họ.
  8. 8
    Bắt đầu viết thư. Cách xuống một dòng để viết nếu như đánh máy, còn viết tay thì chỉ cần xuống dòng thôi.
    • Nếu bạn viết thư cá nhân, thì hãy bắt đầu bằng việc hỏi thăm sức khỏe. Thường thì là “Dạo này anh khỏe chứ?” hay “Hy vọng anh vẫn luôn mạnh khỏe.”
    • Nếu viết cho mục đích kinh doanh hay các trường hợp trang trọng khác, thì hãy đi thẳng vào vấn đề. Thời gian là tiền bạc, và bạn không muốn lãng phí thời gian của người nhận thư.
  9. 9
    Quyết định nên trao đổi những gì trong thư. Mục đi chính của thư là trao đổi thông tin. Cho nên trước khi viết, hãy nghĩ xem người trong thư sẽ nhận được thông tin gì. Nghĩ xem liệu bạn có cần cho họ biết giá sản phẩm không, hay đơn giản chỉ nói cho người ta biết bạn nhớ họ nhiều thế nào, hoặc cảm ơn về món quà sinh nhật… Dù là bất cứ loại thông tin nào, hãy tập trung vào nó.
    • Bạn cũng cần biết những gì “không nên” viết. Một bức thư viết trong lúc tức giận với đầy rẫy các câu từ sỗ sàng thì không nên gửi đi chút nào. Khi đã lỡ viết ra một bức thư như vậy và băn khoăn không biết có nên gửi không thì cứ để qua vài ngày đã – biết đâu đấy bạn lại thay đổi ý định!
  10. 10
    Bắt đầu viết thư. Mỗi phần hãy nêu lên một ý chính. Hãy chắc chắn là bạn đã dùng đúng dấu câu, chính tả và ngữ pháp.
  11. 11
    Rà soát lại thư bạn viết. Trước khi gửi, hãy đọc đi đọc lại vài lần để chắc chắn bức thư truyền tải đúng những gì bạn muốn, và không có bất kỳ lỗi chính ta hay ngữ pháp nào. Dùng tính năng kiểm tra chính tả trong các phần mềm soạn thảo hoặc nhờ một người bạn kiểm tra giúp và thực hiện một số thay đổi nếu cần.
  12. 12
    Dùng lời kết thư. Đây là cách để thiết lập mới quan hệ với người nhận. Sau khi viết xong đoạn cuối cùng, cách ra một dòng để viết câu kết thư.
    • Với thư trang trọng, hãy dùng “Chân thành cảm ơn”, “Rất hân hạnh” hoặc “Chúc ông/bà một ngày tốt lành”.
    • Với thư trang trọng một phần, có thể dùng như trên hoặc các câu ngắn hơn như “Thân ái” hay “Chúc may mắn”.
    • Đối với những bức thư bình thường, lời kết thư hãy nên phản ánh mối quan hệ với người nhận. Nếu viết thư cho người yêu hay vợ/chồng, bạn thân, gia đình thì nên dùng “Yêu em.” hoặc “Yêu mọi người nhiều.", v.v.
    • Nếu bạn có hoài bão cho một mối quan hệ, bạn có thể dùng kiểu kết thư cổ điển giống như lúc bạn viết thư trang trọng (hoặc nếu viết cho người bạn thân chí cốt mà mình trân trọng). Biến câu kết thư trở thành một phần của câu nội dung. Ví dụ như đoạn cuối bạn hãy viết “Vẫn như mọi khi, tôi mong là…”, sau khi viết xong câu này hãy xuống hàng cách ra một dòng và viết “Chân thành cảm ơn.” Bằng cách này, bạn đã biến câu kết thành “đoạn kết” của bức thư vì nó liên kết nội dung với đoạn trên. Không chỉ có một cách như vậy, hãy sáng tạo ra những cách kết thư độc đáo hơn.
  13. 13
    Ký tên. Cách bạn ký phụ thuộc vào nội dung của bức thư.
    • Đối với thư đánh máy, phần ký tên sẽ cách khoảng 4 dòng giữa dòng kết thư và dòng tên đánh máy đầy đủ của bạn ngay bên dưới. Ký bằng mực xanh hoặc đen vào phần giữa 2 dòng đó.
    • Trong trường hợp gửi thư điện tử mạng tính chất trang trọng, hãy gõ tên đầy đủ của bạn sau dòng kết thư.
    • Nếu muốn, bạn có thêm chức vị của mình vào sau tên. Ví dự ông A muốn người nhận biết mình là giáo sư, thì phần ký tên ông sẽ ghi là “Giáo sư A”.
    • Đối với thư trang trọng một phần, dùng tên hay tên đầy đủ là do bạn quyết định. Bạn có thể ký rồi ghi rõ tên như đối với thư trang trọng hoặc đơn giản chỉ cần ký là đủ.
    • Với thư không trang trọng, không cần viết tên sau khi ký. Ghi tên ở cuối thư đối với thư điện tử và ký tên đối với thư viết tay.
  14. 14
    Nếu còn muốn bổ sung thêm sau khi đã ký tên, hãy dùng “Tái bút” (P.S) và sau đó viết vài dòng nội dung mà bạn muốn.
    • Trong trường hợp vẫn còn điều muốn nói, hãy dùng “Tái bút” (P.P.S). Chỉ dùng khi bạn muốn bổ sung lần 2 cho đoạn nào đó trong thư.
  15. 15
    Gấp thư (tùy ý). Nếu gửi thư qua đường bưu điện, hãy gấp bức thư làm ba. Đầu tiên gấp phần dưới bức thư lên 1/3 tờ giấy, vuốt thẳng. Sau đó gấp phần đầu bức thư lại khít với mép gấp dưới. Gấp thư như vậy sẽ bảo đảm bức thư nằm gọn trong phong bì.
  16. 16
    Ghi địa chỉ lên phong bì (tùy ý). Tại chính giữa phong bì, tính cả bề ngang và bề dọc, là nơi bạn sẽ ghi địa chỉ người nhận, cách ghi như sau:
    • Ông Nguyễn Văn A
    • 123 Đường Võ Thị Sáu
    • Thành phố Hà Nội, Việt Nam
  17. 17
    Viết địa chỉ phản hồi trên phong bì (tùy ý). Nếu bưu điện không thể gửi thử của bạn đi vì lý do nào đó, họ sẽ gửi trả lại thư về địa chỉ phản hồi mà không thu thêm bất kỳ khoản phí nào. Cách ghi giống như khi bạn ghi địa chỉ của người nhận (đã hướng dẫn ở trên).

Lời khuyên

  • Bạn có thể viết thư để bày tỏ lòng biết ơn, sự đồng cảm, yêu thương, hóm hỉnh, quan tâm và các cảm xúc khác.
  • Luôn luôn tập trung vào mục đích bạn viết thư cho người nhận.
  • Sau câu chào luôn luôn có dấu phẩy.
  • Tránh đưa thông tin thừa, không cần thiết vào thư. Nhất là khi bạn viết với mục đích kinh doanh.
  • Hãy là một người có lý lẽ và lịch sự khi viết thư than phiền – Làm như vậy, cơ hội bạn nhận được phản hồi tích cực từ người nhận sẽ cao hơn.
  • Khi in thư, hãy chọn loại giấy dày hơn loại dùng để photocopy thông thường.
  • Nếu gửi những bức thư điện tử trang trọng hoặc trang trọng một phần, hãy chắc chắn rằng nội dung phải mang tính tôn trọng cao nhất. Một bức thử gửi cho đồng nghiệp sẽ ít trang trọng hơn gửi cho Chủ tịch Hội đồng.
  • Viết thư bằng mực xanh hoặc đen.
  • Mỗi đoạn trong thư chỉ được nêu lên một vấn đề chính.
  • Phải làm rõ ý mình nói, tránh mơ hồ.
  • Hãy viết một bức thư có tính lan tỏa thông tin.
  • Quan điểm của bạn trong thư phải rõ ràng và chính xác. Có thể thêm vài lời giải thích sau khi nêu quan điểm, nhưng tránh dài dòng. Chỉ nên là những thông tin cần thiết đặc biệt cho các bức thư trang trọng.

Cảnh báo

  • Viết hoặc vẽ lên bì thư sẽ khiến bức thư có nguy cơ bị trả lại. Nếu muốn trang trí cho bức thư hoặc dán đề can, hãy làm ở mặt sau bức thư.

Thông tin Bài viết

Chuyên mục: Soạn thảo

Ngôn ngữ khác:

English: Write a Letter, Français: écrire une lettre, Español: escribir una carta, Deutsch: Einen Brief schreiben, Português: Escrever uma Carta, Italiano: Scrivere una Lettera, Nederlands: Een brief schrijven, Русский: написать письмо, Bahasa Indonesia: Menulis Surat, 中文: 写一封信, Čeština: Jak napsat dopis, العربية: كتابة الخطاب, हिन्दी: पत्र लिखें, 한국어: 유형별 편지 쓰는 법, ไทย: เขียนจดหมาย, 日本語: 英語で手紙を書く, Türkçe: Mektup Nasıl Yazılır

Trang này đã được đọc 36.970 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?