Cách để Viết email yêu cầu thông tin phản hồi

Đồng tác giả: Alyson Garrido, PCC

Email cũng giống như những phương thức liên lạc khác, đều có quy ước và giao thức xã hội riêng. Nếu cần viết một email yêu cầu thông tin phản hồi trong công việc hoặc học tập, hoặc về một bản thảo, bạn nên cân nhắc cách tạo câu, thời gian, và cấu trúc khi tạo nháp email của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Một email lịch sự, ngắn gọn và cụ thể sẽ giúp bạn nhận được phản hồi mà bạn cần.

Phương pháp 1 của 4:
Yêu cầu thông tin phản hồi trong công việc

  1. 1
    Xác định người có trình độ nhất để bình luận về công việc của bạn. Thường thì đó sẽ là người quản lý trực tiếp của bạn. Trong mọi trường hợp, bạn nên gửi đến người quản lý trực tiếp đầu tiên, hoặc đồng nghiệp thâm niên hơn hoặc đồng nghiệp ngang cấp. Họ sẽ có kinh nghiệm để giúp đỡ bạn và đưa ra phản hồi mà bạn cần.[1]
  2. 2
    Hãy lịch sự và khiêm tốn khi viết email. Bạn nên tuân theo những quy ước chung khi viết email nơi công sở. Sự khiêm tốn sẽ có ích khi bạn yêu cầu thông tin phản hồi, tuy nhiên đừng quá khiêm tốn đến mức sếp hoặc người quản lý của bạn nghĩ rằng bạn không biết gì về công việc của mình. Thay vào đó, bạn nên đặt câu hỏi nêu rõ tiến độ của mình khi thực hiện một dự án hoặc nhiệm vụ.[2] Việc này sẽ giúp sếp biết rằng bạn không chỉ thụ động ngồi đợi thông tin phản hồi. Bạn cũng nên ghi nhớ những mẹo dưới đây.[3]
    • Bạn có thể viết thế này, “Tôi đang làm bài thuyết trình cho ngày mai nhưng tôi gặp chút vấn đề về phần định dạng —Tôi không chắc chắn liệu tôi có làm đúng định dạng tiêu chuẩn của công ty không. Tôi đã đính kèm bài thuyết trình của mình. Anh có đề xuất nào cho phần thiết kế không ạ? Cảm ơn sự hỗ trợ của anh”.
    • Đừng quên cảm ơn họ trong email.
  3. 3
    Hãy cụ thể khi bạn yêu cầu thư phản hồi. Điều này có thể giúp bạn tránh thông tin phản hồi quá bao quát nhưng lại không giúp ích cho công việc của mình. Bạn nên tránh những câu hỏi "Có" hay "Không", trừ khi nó cần thiết. Thay vào đó, bạn nên tập trung vào những phần cụ thể của dự án cần thực hiện. Đừng nên "khủng bố" sếp hoặc đồng nghiệp bằng tất cả những câu hỏi mà bạn muốn hỏi về công việc trong một lần.[4]
    • Chẳng hạn bạn có thể viết thế này, “Tôi không chắc chắn về cách để xử lý tập tin Eastman. Khách hàng vẫn chưa phản hồi những email của tôi, và vì đây là một dự án có độ ưu tiên cao, tôi nghĩ tốt nhất là mình nên gửi email để hỏi ý kiến của anh xem tôi nên làm gì”.
    • Nếu bạn đang mong đợi thông tin phản hồi chung dưới dạng một bài đánh giá hoặc báo cáo, hãy yêu cầu thật cụ thể. Bạn nên tỏ ra lịch sự, ngắn gọn và cụ thể nhất có thể. Chẳng hạn, bạn có thể yêu cầu một báo cáo về tính hiệu quả hoặc tính sáng tạo của bạn trong công việc. Nếu bạn đang yêu cầu thông tin phản hồi từ cấp dưới của mình, bạn cần thực hiện một cuộc khảo sát giấu tên.[5]
  4. 4
    Gửi email cảm ơn khi người khác phản hồi. Nếu thông tin phản hồi đề xuất rằng bạn cần cải thiện nhiều hoặc công việc của bạn không thật sự tốt, hãy viết một câu ngắn gọn về việc bạn sẽ cải thiện tình hình. Bạn cần cho bản thân thời gian để xử lý các cảm xúc trước khi trả lời ngay lập tức.[6]
    • Đảm bảo bạn sẽ trả lời trễ nhất là trong vòng 1-2 ngày.
    Quảng cáo

Phương pháp 2 của 4:
Yêu cầu Thông tin phản hồi trong học tập

  1. 1
    Giới thiệu bản thân. Giáo viên của bạn có thể dạy hàng trăm sinh viên, nhất là nếu họ là giáo sư ở trường đại học. Bạn sẽ cần nêu rõ thông tin tên (họ và tên), lớp học và khoá học của mình. Nếu là học sinh trung học, bạn sẽ cần thông tin về buổi học hoặc thời gian học của mình. Bằng cách này, bạn sẽ không làm phí thời gian của giáo viên phải suy nghĩ xem bạn là ai, thay vào đó họ sẽ dành nhiều thời gian hơn để phản hồi thông tin mà bạn cần.[7]
  2. 2
    Hãy lịch sự. Đôi khi các học sinh gặp khó khăn với email đầu tiên gửi đến giáo viên. Bạn có thể bắt đầu với “Xin chào Thầy Sơn” hoặc “Kính gửi Cô Thanh”. Cho dù thầy cô đã gửi email cho bạn thì bạn cũng không nên dùng ngôn ngữ ít trang trọng hơn trước đây. Hãy giữ giọng điệu chuẩn mực. Thay vì viết, “Chào, thầy nghĩ bài văn của em như thế nào? Đó là bài văn hay nhất đúng không ạ”, hãy viết thế này, “Em không chắc là mình có hiểu đúng yêu cầu bài tập không. Em có một vài câu hỏi liên quan đến bài luận văn”.[8]
  3. 3
    Hãy ngắn gọn. Bạn không nhất thiết phải giải thích tất cả những ngữ cảnh của câu hỏi, trừ khi ngữ cảnh là cần thiết để hiểu đúng câu hỏi. Chẳng hạn nếu bạn đang yêu cầu thông tin phản hồi về khả năng gia hạn thời gian nộp bài, giáo viên của bạn sẽ cần một lý do cho việc đó. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ đang muốn hỏi về bài tập, đừng nên kể với họ về việc con cún khiến bạn làm bài trễ cũng như lý do bạn gửi email cho họ lúc này (trừ khi gần tới ngày nộp bài), hoặc bất cứ chuyện gì khác không liên quan đến bài tập.[9]
  4. 4
    Đừng đợi cho tới đêm hôm trước ngày kiểm tra hoặc ngày nộp bài mới yêu cầu thông tin phản hồi. Không chỉ giáo viên sẽ không trả lời khi gần tới ngày nộp bài, mà họ còn sẽ tức giận bởi vì bạn đã đợi tới phút chót mới hỏi ý kiến của họ. Nếu bạn cần phải gửi những câu hỏi vào phút chót, hãy thật ngắn gọn, cụ thể, và nói xin lỗi. Như vậy, sẽ có nhiều khả năng là giáo viên sẽ trả lời bạn, miễn là họ xem email đúng lúc.
  5. 5
    Sử dụng định dạng tập tin theo yêu cầu của giáo viên. Thông thường thầy cô sẽ nói với bạn trong buổi giới thiệu chương trình học rằng họ sẽ chấp nhận loại định dạng tập tin nào đối với các bài tập hoặc gửi qua email. Ví dụ, nếu thầy cô chỉ định tập tin .doc, đừng gửi định dạng .pdf hoặc .pages. Nếu do dự, bạn có thể gửi tập tin .rtf hoặc .pdf, hoặc hãy hỏi thầy cô.
  6. 6
    Yêu cầu thông tin phản hồi về bài luận văn hoặc bài kiểm tra mà bạn đã nộp. Bạn chỉ cần gửi email cho giáo sư và hãy lịch sự. Nếu giáo sư dạy ở trường, bạn có thể đến gặp họ, hoặc đặt lịch hẹn. Bạn có thể nói, "Kính gửi Giáo sư Khoa, Em đã không làm tốt bài kiểm tra của mình như mong đợi. Thầy có thể hướng dẫn giúp em những lỗi mà em đã mắc phải để em có thể làm bài kiểm tra sắp tới tốt hơn không ạ?" Thường thì giáo sư của bạn sẽ phản hồi yêu cầu này một cách dễ chịu.
    Quảng cáo

Phương pháp 3 của 4:
Yêu cầu thông tin phản hồi về một bản thảo

  1. 1
    Gửi email cho người quen trước. Nếu bạn muốn nhận được thông tin phản hồi hiệu quả, người phù hợp nhất sẽ là người quen của bạn, tốt nhất là một người bạn hoặc đồng nghiệp. Khi gửi email cho người quen để yêu cầu thông tin phản hồi, bạn cần chắc rằng bạn thường xuyên gửi email cho họ. Nếu bạn thường xuyên gọi điện thoại cho họ thì có lẽ bạn nên gọi điện. Đừng vội vàng gửi bản thảo trong email đầu tiên, trừ khi bạn biết rằng họ sẽ đồng ý (người đã nghe bạn đọc bản thảo hoặc ai đó được đề nghị giúp bạn đọc qua bản thảo).[10]
    • Bạn có thể bao gồm một mô tả ngắn gọn hoặc bản tóm tắt, tuỳ vào việc bạn đang gửi email cho một người bạn hay đồng nghiệp.
  2. 2
    Gửi email cho chuyên gia. Nếu bạn thực sự cần lời khuyên chuyên môn, hãy gửi email cho chuyên gia mà bạn quen và giải thích về dự án cũng như lý do bạn cần thông tin phản hồi. Đừng nên hối thúc, thay vào đó hãy lịch sự cảm ơn họ vì đã quan tâm, và hãy nói thế này, "Tôi hiểu nếu như anh không có thời gian để phản hồi". Thậm chí bạn có thể hỏi thăm xem họ có biết ai khác có thời gian và chuyên môn để giúp bạn trong trường hợp họ không thể hỗ trợ bạn.[11]
  3. 3
    Đừng gửi email kèm bản thảo cho ai đó mà không báo trước. Người nhận thường sẽ không trả lời những email như thế, trừ khi bạn nói rõ rằng bạn sẽ trả công nếu họ giúp đỡ. Nếu họ là một tác giả nổi tiếng, họ sẽ không trả lời email kiểu như vậy bởi vì họ nhận được rất nhiều những email tương tự.[12] Thay vào đó, trước tiên hãy nhờ đến bạn bè, đồng nghiệp, giáo sư, v.v. Họ sẽ giúp đỡ bạn và mong muốn hỗ trợ bạn.[13]
  4. 4
    Hãy nói cụ thể về điều bạn muốn nhận được từ thông tin phản hồi. Nếu bạn chỉ muốn một phản hồi tích cực, hãy nói cho người đọc biết. Bạn cần nói với họ liệu bạn cần thông tin chi tiết, thông tin mang tính địa phương hay toàn cầu, hoặc bạn muốn phản hồi có từ ngữ hoa mỹ, đúng ngữ pháp, hay có cấu trúc rõ ràng. Điều này sẽ rất hiệu quả trong việc giúp người đọc biết được điều bạn mong đợi từ họ.[14]
    • Thông tin phản hồi tích cực cần có ích. Nếu người đọc giải thích lý do khiến họ yêu thích một điểm nào đó, bạn sẽ học được nhiều điều về bản thảo của mình.[15]
    • Nếu bạn nhận được thông tin phản hồi tiêu cực, hãy cho bản thân thời gian để đáp lại. Nếu họ là bạn bè của bạn, có lẽ họ chỉ muốn giúp bạn. Nếu họ là chuyên gia, dù cho bạn có tức giận hay thất vọng nhiều đi chăng nữa, bạn không nên đáp lại theo hướng tiêu cực. Thay vào đó, hãy cảm ơn sự hỗ trợ của họ, và bước tiếp. Sau một thời gian, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng thông tin phản hồi của họ là có ích, thậm chí khi cách mà họ truyền đạt lại không hề hiệu quả.[16]
  5. 5
    Cho người đọc thời gian để trả lời. Nếu bạn yêu cầu phản hồi chi tiết về một bản thảo tiểu thuyết, đừng mong nhận được thông tin phản hồi trong một ngày hoặc thậm chí một tuần. Người đọc cần thời gian để chỉnh sửa một bản thảo dài như vậy. Nếu bạn có kỳ hạn phải nộp bản thảo, hãy cho người đọc biết. Bạn cũng có thể yêu cầu xem họ có thể gửi bản chỉnh sửa vào một ngày cụ thể không. Hãy nhớ rằng họ có cuộc sống và nghĩa vụ riêng của mình.[17]
  6. 6
    Cảm ơn người đã giúp đỡ bạn. Nếu bạn nhờ đến bạn bè, bạn có thể mua cho họ một món quà như một hộp kẹo sôcôla, hay chỉ việc giúp đỡ lại họ lúc họ cần. Nếu họ là chuyên gia, bạn có thể viết một email cảm ơn để họ biết rằng bạn cảm kích sự hỗ trợ và thời gian của họ. Việc quên cảm ơn người đọc có thể khiến họ cảm thấy bị lợi dụng và/hoặc không được trân trọng, và sẽ khiến họ không sẵn lòng giúp đỡ bạn trong tương lai.[18]
    Quảng cáo

Phương pháp 4 của 4:
Yêu cầu thông tin phản hồi từ Khách hàng

  1. 1
    Đừng đưa ra quá nhiều câu hỏi. Khách hàng ngày nay bị choáng ngợp với quá nhiều cuộc khảo sát của nhiều công ty. Bạn có thể tin chắc rằng một khách hàng sẽ xoá ngay email của bạn khi đọc nếu nó chứa quá nhiều câu hỏi. Nếu bạn muốn khách hàng cảm thấy hứng thú, chỉ nên hỏi một hoặc hai câu hỏi và chỉ vậy thôi.[19]
  2. 2
    Đặt những câu hỏi mở. Thay vì sử dụng câu hỏi Có/Không, hãy hỏi những câu hỏi mang lại câu trả lời đầy đủ ý nghĩa hơn. Thay vì hỏi, "Anh/Chị có thể giới thiệu chúng tôi với một người bạn của mình không?", bạn nên hỏi "Anh/Chị sẽ giới thiệu chúng tôi với một người bạn của mình bằng cách nào?" Những kiểu câu hỏi này mang lại cho bạn câu trả lời chứa nhiều thông tin hơn so với câu hỏi Có/Không.[20]
  3. 3
    Hãy để khách hàng biết rằng bạn sẽ liên lạc lại với họ nhanh chóng. Điều này giúp khách hàng cảm thấy rằng ý kiến của họ sẽ được trân trọng thay vì được gửi đến một hộp thư mà sẽ không có ai đọc hoặc quan tâm đến. Bạn cũng sẽ nhận được thông tin phản hồi chân thành nếu họ biết rằng bạn sẽ trả lời.[21]
    • Khi bạn trả lời, hãy thành thật và chuyên nghiệp. Trong nền văn hoá mạng có sức lan tỏa ngày nay, bạn sẽ phá hủy uy tín của công ty ngay lập tức nếu bạn phản hồi mà không có sự chuyên nghiệp và sự chân thành.
  4. 4
    Đừng nên chèn flash hay bất cứ tính năng nào khiến email tải chậm. Nếu một khách hàng gặp phải kết nối chậm, họ sẽ xoá email ngay lập tức khi nó không thể tải nội dung. Hãy nhớ rằng thông tin phản hồi thường là điều quan trọng hơn so với những tính năng đó.[22]
  5. 5
    Sử dụng phông chữ và định dạng phù hợp. Bạn hãy thiết kế email rõ ràng và chuyên nghiệp. Một email với hình ảnh kém chất lượng và phông chữ Comic Sans thường sẽ không gây ấn tượng với khách hàng. Thay vào đó, hãy sử dụng phông chữ tiêu chuẩn như Times New Roman hoặc Arial nếu bạn do dự về phông chữ nên dùng, và đảm bảo chất lượng hình ảnh.[23]
  6. 6
    Đảm bảo email được thiết kế hiệu quả. Định dạng nội dung một cột sẽ hiệu quả hơn so với định dạng chia thành nhiều cột. Hãy chọn phông chữ không quá nhỏ. Bạn nên thiết lập email hiển thị đầy đủ trên laptop, điện thoại, hoặc máy tính bảng. Bởi vì có nhiều người kiểm tra email trên điện thoại, bạn cần định dạng email sao cho phù hợp.[24]
    Quảng cáo

Lời khuyên

  • Khiêm tốn một chút sẽ rất có ích cho bạn.
  • Đừng quấy rầy người khác để có thông tin phản hồi.
  • Duy trì quy tắc viết email phù hợp với hoàn cảnh.

Về bài wikiHow này

Alyson Garrido, PCC
Bài viết này có đồng tác giả là Alyson Garrido, PCC, một trong những đồng tác giả viết bài của chúng tôi. Các đồng tác giả viết bài của wikiHow phối hợp chặt chẽ với đội ngũ biên tập viên để đảm bảo nội dung được chính xác và toàn diện nhất có thể.
Trang này đã được đọc 1.720 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Quảng cáo