Cách để Viết email xin thực tập

4 Phần:Chuẩn bị viết emaillViết đoạn mộtViết đoạn haiViết đoạn kết

Trong thế giới số ngày nay, viết email xin thực tập ngày càng trở nên bình thường. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách làm điều đó.

Phần 1
Chuẩn bị viết emaill

  1. 1
    Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp. Trong thư tín thương mại, bạn nên sử dụng địa chỉ email rõ ràng và chuyên nghiệp. Tránh dùng biệt danh hay số và biểu tượng không cần thiết. Bạn có thể tùy biến với tên của mình. Ví dụ: Thu.thuy@company.com sẽ là một địa chỉ email tốt.
    • Nếu địa chỉ email hiện tại đang được kết nối với hồ sơ trên mạng truyền thông xã hội nào đó có chứa đựng nội dung không chuyên nghiệp, hãy tạo và dùng một địa chỉ khác. Đồng thời, điều chỉnh cài đặt riêng tư trên mạng truyền thông xã hội đó.
  2. 2
    Tìm hiểu về công ty. Trước khi xin thực tập, hãy tìm hiểu về công ty mà bạn muốn được làm ở đó. Ghé thăm website của họ, hoặc đọc bất kỳ bài báo nào về họ. Nếu công ty có sản phẩm có thể truy cập được, chẳng hạn như sản phẩm truyền thông đại chúng, hãy dành một tuần thử sản phẩm đó. Sử dụng sự hiểu biết của bạn để soạn thư. Nhà tuyển dụng đánh giá cao những ứng viên biết về công ty và có thể thể hiện được kiến thức này một cách súc tích.
  3. 3
    Tìm đầu mối liên hệ chung. Có một đầu mối liên hệ ở công ty mà bạn muốn xin thực tập sẽ rất có lợi. Hãy tìm kiếm với các từ khóa trên mạng xã hội như LinkedIn hay Facebook để tìm về công ty này. Nếu có liên hệ xuất hiện, hãy kiểm tra vị trí của họ trong công ty. Lịch sự yêu cầu được phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại. Xin lời khuyên về cách viết đơn xin thực tập.
    • Với LinkedIn, bạn có thể thấy được những người đang làm việc tại một công ty nào đó có trong mạng lưới các mối liên hệ của bạn hay không. Đừng ngần ngại nhờ người quen giới thiệu bạn với một trong những mối liên hệ của họ. Dù vậy, hãy khéo léo trong xử sự và đừng nhờ đi nhờ lại cùng một người.
    • Nhiều trường đại học cung cấp dữ liệu cựu sinh viên trực tuyến. Bạn có thể tìm người thuộc ngành nghề hay làm ở công ty nào đó thông qua những trang này. Những cựu sinh viên có cung cấp thông tin liên lạc thường là những người cởi mở trong việc nhận email hay điện thoại từ sinh viên.
    • Khi trao đổi về công ty với mối liên hệ của bạn, hãy đề cập đến việc bạn hứng thú với việc được thực tập tại đó. Hỏi về cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc, mục tiêu, v.v. của công ty.
  4. 4
    Xác định người nhận thư. Thông báo tuyển thực tập có bao gồm tên của người liên hệ? Nếu có, hãy dùng tên và địa chỉ email của người đó. Nếu không có, hãy gọi cho công ty để hỏi ai là người chịu trách nhiệm tuyển thực tập. Nếu không ai phụ trách, hãy gửi email của bạn đến người có cấp bậc cao trong bộ phận nhân sự của công ty. Nếu có trao đổi với ai đó làm trong công ty, bạn có thể đề cập đến điều này ở phần đầu của email.
    • Nếu không thể tìm được tên của nhân viên nào, hãy đề thư "Kính gửi Ông/Bà".
  5. 5
    Hãy viết cụ thể với dòng chủ đề. Chắc chắn bạn muốn email của mình được chú ý trong hộp thư lớn. Chẳng hạn bạn có thể viết: “Ứng tuyển Thực tập Công ty X: Nguyễn Văn A”. Nếu được yêu cầu từ người sử dụng lao động, hãy dùng dòng chủ đề cụ thể mà họ quy định.

Phần 2
Viết đoạn một

  1. 1
    Chào người nhận một cách trang trọng. Ở dòng đầu tiên, tùy vào tên, chức vụ và giới tính của người liên hệ, hãy bắt đầu email với "Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị". Đừng viết "Chào An" hay "Xin chào". Hãy dùng giọng văn trang trọng như khi bạn viết một bức thư chuyên nghiệp.
    • Nếu không xác định được giới tính người đó, hãy chào người đó với tên đầy đủ. Chẳng hạn như: "Kính gửi Nguyễn Văn A".
  2. 2
    Giới thiệu bản thân. Cho người nhận biết tên và tình trạng việc làm/học vấn của bạn (Chẳng hạn như sinh viên năm ba đại học X, chuyên ngành sinh học). Trình bày làm thế nào bạn biết về vị trí thực tập này, dù là qua mạng, báo chí hay thông qua một mối liên hệ nào đó. Nếu có mối liên hệ chung, hãy đề cập càng sớm càng tốt. Ví dụ như bạn có thể viết: [Giám đốc chương trình / Giáo sư / v.v.], [chức vụ và tên], đã gợi ý tôi liên hệ với ông/bà/anh/chị.
  3. 3
    Đề cập đến thời gian mà bạn có thể thực tập. Nêu thời gian bắt đầu và kết thúc khả thi và liệu những mốc thời gian này có tính linh hoạt hay không. Chẳng hạn như nếu bạn có thể thực tập trong kỳ thực tập học kỳ mùa xuân và thực tập toàn thời gian trong hè, cũng hãy chia sẻ thông tin này. Nêu cụ thể số giờ trong tuần mà bạn có thể làm.
  4. 4
    Nêu mục tiêu thực tập. Bạn cần thực tập để có đủ chứng chỉ? Nếu được, hãy chỉ ra rằng mục tiêu theo đuổi chính của bạn là kinh nghiệm còn trách nhiệm nghề nghiệp và lương thưởng, thù lao thì không quá quan trọng. Viết về những kỹ năng bạn hy vọng sẽ có được từ vị trí thực tập này.
  5. 5
    Chia sẻ những gì bạn ngưỡng mộ về công ty. Đề cập đến một số điều bạn biết hoặc nghĩ rằng công ty đánh giá cao về chính nó. Tránh đề cập đến bất kỳ tin tức tiêu cực nào. Hãy duy trì tính tích cực cho thư của bạn. Chẳng hạn bạn có thể viết: [Tên công ty] nổi tiếng với sự ưu việt, và tôi thật sự đánh giá cao cam kết của quý công ty trong việc [tài trợ cho hoạt động chăm sóc miễn phí động vật bị bỏ rơi].

Phần 3
Viết đoạn hai

  1. 1
    Trao đổi về năng lực và kinh nghiệm của bạn. Qua vài câu, hãy chia sẻ thông tin về luận án, kinh nghiệm làm việc và bất kỳ kỹ năng phù hợp nào mà bạn có. Cho thấy kiến thức của bạn có thể đem lại lợi ích cho công ty như thế nào. Bao gồm thông tin về việc làm, hoạt động tình nguyện cũng như những kinh nghiệm ấy đã giúp bạn chuẩn bị ra sao cho vị trí này. Nhấn mạnh cách mà bạn có thể đóng góp cho tổ chức. Nhà tuyển dụng cần tin rằng bạn có thể đảm nhận những nhiệm vụ được giao.[1]
    • Mô tả kinh nghiệm làm việc bằng những động từ mạnh. Thay vì viết: "Tôi đã thực tập về tiếp thị trong hai năm", hãy tuyên bố "Với tư cách là một thực tập sinh tiếp thị, tôi đã tạo ra những nội dung tươi mới, thiết kế sách quảng cáo in và điện tử cũng như quản lý các phương tiện truyền thông đại chúng cho doanh nghiệp với năm mươi nhân viên".
    • Kỹ năng có thể bao gồm truyền thông đại chúng, tổ chức sự kiện hay vô số những điều khác.
  2. 2
    Đề cập đến thành công học thuật hay thành công trong các hoạt động ngoại khóa. Viết về trình độ học vấn của bạn. Nếu từng giữ vai trò lãnh đạo, hãy mô tả nhiệm vụ và/hoặc thành tựu của bạn. Bạn đã chỉ đạo một ủy ban? Bạn từng huấn luyện một đội? Hãy giữ cho những giải thích này được ngắn gọn nhằm không làm phân tán sự chú ý của người đọc.
    • Thay vì dùng tính từ để mô tả bản thân, hãy đưa ra những ví dụ cụ thể, cho thấy phẩm chất của bạn. Ví dụ như, thay vì nói "Tôi là một sinh viên tham vọng", hãy viết "Tôi đã liên tục duy trì trong nhóm 10 phần trăm đứng đầu của lớp".

Phần 4
Viết đoạn kết

  1. 1
    Nêu thời điểm mà bạn sẽ liên lạc lại. Thảo luận về thời gian và cách thức mà bạn sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng để cập nhật tình trạng hồ sơ ứng tuyển của mình. Đưa thông tin liên hệ, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại và cả thời gian có thể liên lạc với bạn. Bạn có thể viết: Quý công ty có thể liên lạc với tôi qua điện thoại và email. Trong trường hợp quý công ty không tiện hồi âm, tôi sẽ liên lạc lại vào [thứ Hai tới].
  2. 2
    Kết thúc email. Cảm ơn người đọc đã dành thời gian xem qua thông tin về bạn. Kết thúc với lời chào thân mật, chẳng hạn như “Tôi xin chân thành cảm ơn”. Nếu từng nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại với người đó, bạn có thể sử dụng lời chào như “Trân trọng”. Đừng dùng “Cảm ơn” hay đơn giản là “Tạm biệt” để kết thúc thư tín có tính trang trọng. Dùng tên đầy đủ khi ký tên, ví dụ như Nguyễn Văn A thay vì A.
  3. 3
    Xem xét việc đính kèm vào email. Đừng đính kèm lý lịch khi chủ động gửi email xin thực tập. Trừ khi công ty đang tìm thực tập sinh, họ có thể sẽ không muốn mở các bản đính kèm của bạn, đặc biệt là khi có chính sách công ty về đính kèm. Nếu yêu cầu tuyển dụng yêu cầu lý lịch, hãy đính kèm tài liệu ở dạng PDP (thay vì Word – với Word, định dạng có thể bị mất/điều chỉnh khi được mở trên máy khác).
    • Một số công ty có thể sẽ nêu rõ họ không mở đính kèm trong email. Nếu vậy, hãy kết hợp thư giới thiệu và lý lịch trong phần nội dung của email. Đảm bảo rằng bạn đã dùng khoảng cách tách rời chúng, giúp nhà tuyển dụng dễ phân biệt từng tài liệu.
  4. 4
    Theo dõi như đã hứa. Nếu không nhận được phản hồi từ công ty, gửi email cho họ lần nữa hoặc tốt hơn, hãy gọi cho họ. Bạn có thể viết: Kính gửi ông Lê A, tôi tên là [tên] và tôi viết email này sau khi đã gửi email đến ông vào tuần trước về vị trí thực tập (mùa thu). Tôi sẽ rất biết ơn nếu có được cơ hội thảo luận về vị trí này. Tôi xin chân thành cảm ơn, Nguyễn Văn A.

Lời khuyên

  • Đính kèm thư giới thiệu đem lại sự trang trọng bởi email thường là phương thức giao tiếp thân mật, không chính thức. Nếu đính kèm thư giới thiệu, thông điệp trong email của bạn nên ngắn gọn nhưng trang trọng, đề tên nhà tuyển dụng, đề cập đến việc bạn là ai, bạn đang ứng tuyển vào vị trí gì và rằng hồ sơ cũng như thư giới thiệu của bạn được đính kèm trong email. Ký tên và cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
  • Đừng khiến email của bạn trong giống như một email mẫu. Hãy tùy chỉnh từng email mà bạn gửi đi để công ty biết rằng bạn không “rải” hồ sơ một cách bừa bãi để tìm vị trí thực tập.

Thông tin Bài viết

Chuyên mục: Tìm kiếm Việc làm

Ngôn ngữ khác:

English: Write an Email Asking for an Internship, Italiano: Scrivere un'Email per Richiedere uno Stage, Español: escribir un correo electrónico solicitando una pasantía, Português: Escrever um Email Pedindo um Estágio, Deutsch: Eine E Mail Anfrage für ein Praktikum schreiben, Français: rédiger un mail de candidature à un stage, 中文: 通过电邮获得实习职位, Русский: написать письмо с просьбой о прохождении стажировки по электронной почте, Bahasa Indonesia: Menulis Surel (E mail) Permintaan Magang, 한국어: 인턴쉽 문의 메일 보내는 법, ไทย: ส่งอีเมลเพื่อขอฝึกงาน, العربية: كتابة رسالة بريد إلكتروني للحصول على فترة تدريبية, Nederlands: Een e mail schrijven om een stage te krijgen

Trang này đã được đọc 2.869 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?