Cách để Viết bản đánh giá kết quả công việc

Các công ty thỉnh thoảng yêu cầu nhân viên tự viết bản đánh giá kết quả công việc. Họ sử dụng bản tự đánh giá này để biết quan điểm của nhân viên đối với hiệu suất làm việc của mình. Bạn không cần phải sợ yêu cầu này vì đó là cơ hội để làm nổi bật những gì bạn đã làm tốt. Điều quan trọng là bạn phải thể hiện công việc, thành tựu và hiệu suất làm việc của mình một cách tốt nhất có thể.

Phần 1

Phần 1 của 3:
Chuẩn bị trước khi đánh giá

1
Tìm hiểu yêu cầu của công ty về định dạng bản đánh giá. Bản đánh giá kết quả công việc thay đổi theo tính chất ngành nghề. Một số công ty có thể chuẩn bị sẵn bản đánh giá điện tử, trong khi các công ty khác đưa ra quy định về các hạng mục cụ thể mà họ muốn bạn trình bày.
- Sử dụng định dạng theo yêu cầu của công ty nếu họ cung cấp. Cẩn thận làm theo biểu mẫu của công ty để tránh bỏ sót bất kỳ mục nào, và cố gắng không viết nguệch ngoạc. Đôi khi công ty chỉ yêu cầu bạn điền vào một biểu mẫu nào đó. Trong các trường hợp khác, bạn cần phải nộp lại một bản đánh giá viết tay hoàn toàn.
- Tốt hơn hết bạn nên biết các yêu cầu của công ty từ lâu trước khi tới thời điểm đánh giá kết quả công việc. Như vậy bạn có thể theo dõi các thành tựu trong năm mà phù hợp với các hạng mục yêu cầu của công ty. Bạn cũng có thể điều chỉnh hiệu suất làm việc của mình để đáp ứng các yêu cầu đánh giá công việc.^{[1]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
2
Đừng viết bản đánh giá qua loa. Bản đánh giá cần làm nổi bật công việc tốt nhất của bạn, do đó bạn phải chắc chắn không có lỗi ngữ pháp và đánh máy. Tốt nhất bạn nên viết vài bản nháp và bắt đầu viết trước khi được yêu cầu.
- Nhớ rằng bản đánh giá sẽ trở thành một phần của hồ sơ quá trình công tác, do đó bạn cần phải xem vấn đề này một cách nghiêm túc. Nếu có điều gì đó xảy ra trong quá trình công tác và bạn muốn phủ nhận nó thì các bản đánh giá trong hồ sơ có thể là vấn đề nghiêm trọng.
- Bạn phải sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và súc tích trong bản đánh giá. Để viết một cách súc tích thì bạn chọn ra một số công việc mình đã làm tốt nhất trong năm để thảo luận sâu hơn. Bạn có thể viết bản đánh giá kết quả công việc trên vài trang giấy, nhưng không nhất thiết phải cung cấp quá nhiều chi tiết và khiến các cấp quản lý của bạn bị ngợp. Tập trung vào các điểm nhấn, đồng thời cung cấp các bằng chứng cụ thể để củng cố. Ngoài ra, bạn nên học cách tự biên tập. Không ai muốn đọc một bản đánh giá công việc dài 30 trang.^{[2]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
3
Duy trì công việc ngăn nắp trong cả năm, trước thời điểm được yêu cầu viết bản đánh giá. Trước khi viết, bạn nên thu thập các tài liệu trọng yếu hỗ trợ cho quá trình viết dễ dàng hơn. Thu thập các tài liệu này trong suốt năm là một ý tưởng hay.^{[3]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Bạn nên đưa vào các ví dụ về công việc nếu biểu mẫu của công ty cho phép dẫn ví dụ trong lúc đánh giá. Chọn lọc các ví dụ một cách cẩn thận để làm nổi bật công việc tốt nhất của bạn. Tập hợp các mục tiêu đã được đặt ra trong lần đánh giá trước.
- Tập hợp các nhận xét về công việc hoặc bản đánh giá sự tiến bộ mà sếp gửi cho bạn vào giữa năm (nếu có). Bất kỳ nhận xét nào về công việc cá nhân mà bạn nhận được trong năm sẽ giúp ích cho quá trình viết bản đánh giá, chúng giúp bản đánh giá cụ thể và ý nghĩa hơn.
4
Xác định các kỳ vọng của công ty. Bạn nên viết ra các kỳ vọng này. Công ty thật sự mong muốn điều gì ở bạn? Hãy hỏi họ nếu bạn không biết rõ những kỳ vọng này. Việc kết nối bản đánh giá công việc với các mục tiêu mà công ty dành cho bạn là rất quan trọng.
- Bạn có thể phân tích bảng mô tả công việc. Mặc dù vậy, bạn nên nhớ bảng mô tả công việc có thể đã lỗi thời và không thể hiện một số kỳ vọng không nói ra. Nhưng nó có thể giúp bạn sắp xếp các ý tưởng.
- Phân tích từng trách nhiệm công việc được liệt kê và xác định xem bạn đã hoàn thành nó như thế nào về mặt thực tiễn. Bạn có quyền nhận được các kỳ vọng rõ ràng từ phía công ty. Nếu họ không có kỳ vọng nào dành cho bạn, rất có thể họ sẽ đưa ra những chỉ trích bất công và chủ quan trong bản đánh giá.^{[4]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 3:
Đưa những nội dung phù hợp vào bản đánh giá

1
Nhấn mạnh những thành tựu nổi bật trong thời gian làm việc của bạn. Đừng quá khiêm tốn. Đợt đánh giá kết quả công việc là cơ hội để chọn ra những việc bạn đã làm mà có giá trị nhất. Hãy ca ngợi và tự hào về những việc đó.
- Tập trung viết về những việc bạn đã làm tốt nhất trong năm mà có tác động lớn đối với công ty. Bạn nên chọn những việc phù hợp với sứ mệnh của công ty nhất và đã được đề cập cụ thể trong lần đánh giá kết quả công việc vừa qua. Bạn không nhất thiết phải thảo luận mọi việc đã làm trong năm.
- Mặc dù vậy, bạn cần thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong cách nhấn mạnh những thành tựu của mình. Giữ giọng văn lạc quan và không xúc phạm hay hạ thấp đồng nghiệp. Tập trung vào các công trạng mà bạn đã làm được cho công ty.
- Đừng quên đề cập những thành tựu bạn đạt được vào đầu kỳ đánh giá. Đôi khi người ta chỉ tập trung vào những việc vừa làm được vào cuối kỳ đánh giá.^{[5]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
2
Vạch ra những lợi ích thấy được trong công việc của bạn. Bất kì ai cũng có thể viết một bản đánh giá với rất nhiều điều tẻ nhạt và chung chung. Nếu bạn có thể cung cấp bằng chứng cho những gì mình nói thì bản đánh giá sẽ thuyết phục hơn.
- Hãy lập luận bằng sự việc, con số và ngày tháng cụ thể. Ví dụ, công việc của bạn là điều hành các tài khoản mạng truyền thông xã hội cho một công ty. Vì vậy bạn nên đưa vào bản đánh giá các con số đo lường (số lượt like (thích) mới đạt được, số người tương tác v.v...). Nghĩ xem bạn có thể dùng các thông số đo lường nào để tăng độ tin cậy cho những gì mình nói.
- So sánh kết quả làm việc của bạn với mục tiêu và sứ mệnh chung của công ty. Đó là cách để bạn thể hiện giá trị của mình trong vai trò một nhân viên.
3
Trình bày và bàn luận về các mục tiêu trong công việc. Bạn nên viết rất cụ thể khi nói đến các mục tiêu trong công việc mà mình muốn đạt được trong năm tới. Bạn cũng nên nói về các mục tiêu phát triển, nghĩa là những thứ bạn muốn đạt được.
- Giải thích cách thức để đạt được các mục tiêu đó. Ngoài ra, bạn cần nhận xét về các mục tiêu cụ thể trong công việc mà bạn đã vạch ra vào đầu kỳ đánh giá và mức độ đạt được đối với các mục tiêu đó.
- Nếu bạn đã được giao những nhiệm vụ không có trong bảng mô tả công việc hoặc có những sáng kiến vượt quá mong đợi của công ty, bạn nên đề cập đến điều đó.
4
Thảo luận các năng lực cốt lõi. Rất có thể công ty bạn có một danh sách các năng lực cốt lõi mà họ muốn bạn đạt được trong công việc. Bạn nên vạch ra và thảo luận sâu về các năng lực đó.
- Tập trung vào cách bạn đã thể hiện các năng lực cụ thể đó và đề cập đến việc bạn đã vượt qua những mong đợi của công ty như thế nào.
- Bạn phải dùng ngôn ngữ diễn đạt của công ty đối với các năng lực đó vì nó giúp kết nối các thành tựu của bạn với mong đợi của công ty một cách rõ ràng hơn. Do đó bạn nên dùng ngôn ngữ của công ty.
5
Thận trọng khi chấm điểm. Một số đợt đánh giá kết quả công việc sẽ yêu cầu bạn chấm điểm chính mình. Bạn nên hiểu rõ điểm số mà bạn chọn có ý nghĩa gì.
- Điểm A 5 thường có nghĩa là bạn đã thể hiện khả năng lãnh đạo và là một tác nhân thay đổi tại công ty. Điểm A 4 thường có nghĩa là bạn đã thực hiện những hành vi vượt quá tiêu chuẩn của công ty và là một hình mẫu cho người khác.
- Điểm A 3 nghĩa là bạn đã thực hiện các hành vi được mong đợi (nói chung). Bạn nên tìm hiểu tại công ty để biết rõ cách công ty định nghĩa về từng mức điểm đánh giá. Với một số công ty, điểm A 3 nghĩa là năng lực trung bình và chưa được xem là đạt yêu cầu. Điểm A 1 hoặc A 2 nghĩa là năng lực kém và bạn sẽ khó có khả năng thăng tiến.
6
Trình bày bản đánh giá một cách bài bản để đạt được hiệu quả cao nhất. Đôi khi các công ty sẽ yêu cầu đánh giá theo một trình tự lập trước. Nếu họ không có yêu cầu này thì cách trình bày bản đánh giá có vai trò quan trọng.
- Bắt đầu bằng một câu mở đầu lạc quan, tự tin. Đây sẽ là câu tóm tắt những gì bạn đã đạt được trong năm.^{[6]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
- Sau đó bạn liệt kê các thành tựu, bao gồm thông tin chi tiết để minh chứng. Đối với mỗi thành tựu, hãy tự hỏi “thế thì có ích gì?” Câu hỏi này sẽ giúp bạn tập trung đưa ra bằng chứng cho thấy sự đóng góp đó là phù hợp với mục tiêu của công ty và có giá trị. Đừng bao giờ bắt đầu bản đánh giá bằng một câu bi quan.
- Nếu có một mục tiêu mà bạn không đạt được hay lĩnh vực mà bạn thừa nhận cần cải thiện, đừng đề cập điều đó vào cuối bản đánh giá. Đó là vì bạn muốn bắt đầu và kết thúc bằng một câu lạc quan. Phần cuối cũng quan trong vì đôi khi đó là phần người ta nhớ nhất. Đưa những việc bạn cần cải thiện vào giữa bản đánh giá.
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 3:
Sử dụng giọng điệu phù hợp trong bản đánh giá

1
Tập trung nội dung bản đánh giá vào bạn. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, vì rốt cuộc thì mục đích của họ là yêu cầu bạn đánh giá chính mình. Tuy nhiên, đôi khi người ta mắc sai lầm là tỏ ra bi quan và đề cao người khác.
- Đừng sử dụng ngôn ngữ phòng thủ trong bản đánh giá. Hãy tỏ ra lạc quan tối đa. Ví dụ, bạn có thể viết "Tôi tôn trọng thời gian của người khác nên tôi lên lịch họp theo kế hoạch làm việc của các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp và khách hàng mỗi khi có thể". Thời gian trong ví dụ trên là lạc quan và tạo ấn tượng tốt cho bạn.
- Những người khác được đẩy ra khỏi trọng tâm. Bây giờ không phải là lúc chỉ trích công việc hay cá tính của người khác.
- Bạn cũng không nên so sánh mình với người khác trong bản đánh giá khi muốn làm nổi bật một thành tựu. Bạn có thể nhấn mạnh những gì mình đã làm mà không cần gièm pha các đồng nghiệp không đạt được thành tựu tương tự.
2
Đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng đối với yếu điểm của bạn. Nếu bạn chỉ nêu những điều hoàn hảo trong bản đánh giá thì có vẻ không thực tế cho lắm. Vì vậy, bạn nên thừa nhận những thiếu sót của mình một cách rất thận trọng.
- Bạn nên viết phần phê bình sao cho người đọc có cảm giác bạn đang chủ động giải quyết vấn đề. Ví dụ, bạn có thể viết: "Vì tôi tập trung quá nhiều vào nhiệm vụ được giao, đôi khi lại quá cầu toàn nên một số đồng nghiệp thấy tôi hơi khắt khe. Tôi đang tìm cách khắc phục cách giao tiếp của mình trong những tình huống đó". Cách viết này cho thấy thái độ lạc quan của người viết (là một người cầu toàn với sự tập trung cao độ cũng có thể là điều tốt trong công việc) bên cạnh việc thừa nhận yếu điểm.
- Nhận diện một số lĩnh vực bạn cần cải thiện. Tuy nhiên, bạn không nên viết quá nhiều trong phần này. Bản đánh giá nên tập trung chủ yếu vào các thành tựu, đồng thời thừa nhận một vài lĩnh vực bạn đang cố gắng cải thiện hay phát triển. Bạn đừng viết quá nhiều điều khắt khe về bản thân, nếu không họ sẽ thấy bạn là người thiếu tự tin.^{[7]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
- Một cách phù hợp đó là tập trung vào sự lạc quan bằng cách đưa ra gợi ý để cải thiện. Luôn luôn duy trì thái độ lạc quan và hướng đến hành động. Sử dụng ngôn ngữ thể hiện sự tiến bộ. Thay vì nói bạn thất bại trong việc gì đó thì nên nói đó là lĩnh vực bạn muốn cải thiện, và giải thích cách để đạt được mục tiêu này.^{[8]
  X
  Nguồn tin đáng tin cậy
  
  Harvard Business Review
  
  Đi tới nguồn}
3
Vận động cơ hội phát triển nghề nghiệp. Nếu bạn đang tìm cơ hội được đào tạo hay cơ hội tham gia các buổi họp, bản đánh giá kết quả công việc là nơi để bạn nêu ra điều này. Tuy nhiên, đừng sử dụng bản đánh giá để thương lượng lương bổng.
- Bạn cũng có thể trình bày những ý tưởng đổi mới có lợi cho công ty. ^{[9]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
- Sếp của bạn sử dụng bản đánh giá kết quả công việc để làm gì? Bạn nên tìm hiểu xem nó có được chia sẻ với người khác hay không, hay họ có sử dụng nó để tính tiền thưởng hay các vấn đề khác không?
4
Viết câu hoàn chỉnh. Đôi khi người ta viết đại mấy lời ghi chú vào bản đánh giá khiến nó trông rất nhếch nhác. Bạn không nên viết những câu rút gọn vào bản đánh giá công việc của mình.
- Ví dụ, đừng sử dụng cụm từ “bản sửa đổi nội dung” vì nó quá ngắn. Tốt hơn bạn nên viết một câu hoàn chỉnh để diễn giải ý chính. Bạn có thể sử dụng gạch đầu dòng để sắp xếp thông tin.
- Nên nhớ cấp quản lý trực tiếp của bạn có thể không phải là người duy nhất đọc bản đánh giá. Bản đánh giá có thể được trình lên các cấp cao hơn, do đó bạn cần diễn giải thông tin một cách rõ ràng và chi tiết, thay vì giả định rằng mọi người biết bạn đã làm gì hay hiểu ý bạn.^{[10]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
5
Luôn duy trì sự lạc quan và trung thực. Ngay cả khi bạn đang đề cập đến một lĩnh vực cần cải thiện, bạn có thể xoay nó về tương lai. Tập trung vào tương lai, không phải thất bại trong quá khứ.
- Bạn không nên tỏ ra bi quan, ta thán, tức giận hay kiêu ngạo, thay vào đó hãy duy trì thái độ lạc quan, và nhấn mạnh các thành tựu bằng giọng văn thể hiện phẩm giá của mình.
- Nếu có điều gì đó bạn không thích ở công ty, đây thật sự không phải là nơi để xả stress. Đây là cơ hội để bạn nhấn mạnh vì sao công ty cần có bạn.
6
Hãy thể hiện, đừng nói suông. Quan trọng là bạn phải cung cấp thông tin chi tiết khi viết bản đánh giá kết quả công việc. Đừng chỉ viết những câu chung chung.
- Ví dụ, thay vì nói: "Tôi luôn đáng được tín nhiệm trong công việc. Tôi luôn đi làm và đi họp đúng giờ, tham dự đầy đủ các buổi họp", bạn có thể cung cấp số liệu chính xác về số lần dự họp và đưa ra các ví dụ cụ thể cho thấy độ tin cậy của mình.
- Cung cấp chứng cứ cho các tuyên bố chung chung (bao gồm con số) sẽ giúp bản đánh giá ý nghĩa hơn và đáng tin hơn.
Quảng cáo

Lời khuyên

Bắt đầu viết bản đánh giá từ sớm, đừng để nước tới chân mới nhảy.
Điều tối quan trọng đó là: duy trì thái độ lạc quan.
Đọc bản đánh giá kết quả công việc của năm ngoái để bạn có thể nhớ các mục tiêu đã vạch ra.