Cách để Viết báo cáo sau khi thực tập

Cùng viết bởi Alyson Garrido, PCC

Báo cáo thực tập có thể là một yêu cầu để bạn hoàn thành giai đoạn thực tập, nhưng đó cũng là cơ hội để bạn chia sẻ trải nghiệm của mình. Tính tổ chức là điều quan trọng khi viết một báo cáo hiệu quả. Bạn sẽ cần trang tiêu đề chuyên nghiệp, sau đó là hàng loạt các phần được đánh dấu mạch lạc mô tả quá trình thực tập. Nếu bạn chia sẻ các trải nghiệm rõ ràng và khách quan, bài báo cáo của bạn sẽ thành công.

Phần 1

Phần 1 của 3:

Tạo trang tiêu đề và định dạng tài liệu

1
Đánh số mỗi trang trong bài báo cáo. Đảm bảo rằng số trang được liệt kê ở góc trên cùng bên phải mỗi trang khi bạn viết, ngoại trừ trang tiêu đề. Bạn có thể bật chức năng đánh số trang bằng cách dùng các tuỳ chọn trong thanh công cụ của chương trình soạn thảo văn bản. Nó sẽ tự động đánh số trang cho bạn.^{[1]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Số trang giúp người đọc sử dụng mục lục hiệu quả hơn.
- Số trang giúp bạn sắp xếp báo cáo và thay thế các trang bị thiếu.
2
Tạo trang bìa với tiêu đề báo cáo. Trang bìa là trang đầu tiên mà người đọc sẽ nhìn thấy. Hãy gõ tiêu đề trên cùng bằng kiểu chữ in đậm. Một tiêu đề hay có thể mô tả được những gì bạn đã làm khi thực tập. Tránh thêm bất kỳ câu nói đùa hoặc bình luận về việc thực tập ở đây.^{[2]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn bạn có thể viết, “Báo cáo thực tập về đầu tư tại ngân hàng Gringotts”.
- Một tiêu đề chung chung như "Báo cáo thực tập" thường được chấp nhận nếu bạn không có ý tưởng gì khác.
3
Viết tên và thông tin thực tập trên trang bìa. Ngay dưới tiêu đề, hãy viết ngày thực tập của bạn. Liệt kê tên của bạn, tên trường, và bất kỳ giáo viên hướng dẫn nào. Ngoài ra, hãy viết tên và thông tin liên hệ của cơ quan mà bạn đã thực tập.^{[3]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn bạn hãy viết "Báo cáo thực tập. Công ty bảo hiểm Crimson. Tháng 6-7 năm 2018".
- Viết thông tin rõ ràng trên trang này. Chỉnh từ nằm ở giữa và thêm khoảng trắng giữa mỗi dòng.
4
Viết lời cảm ơn ở trang tiếp theo. Đặt tiêu đề sau trang bìa là “Lời cảm ơn”. Trang này cho bạn cơ hội để cảm ơn mọi người đã giúp đỡ bạn trong quá trình thực tập.^{[4]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Có thể bạn muốn đề cập đến giáo viên hướng dẫn của mình, người giám sát tại cơ quan thực tập, và bất kỳ ai mà bạn đã làm việc cùng.
- Chẳng hạn hãy viết, “Tôi muốn cảm ơn Giáo sư A vì đã cho tôi cơ hội để thực tập”.
5
Tạo mục lục nếu bài báo cáo của bạn dài. Một trang mục lục sẽ có ích nếu báo cáo có 8 phần hoặc nhiều hơn. Trong mục lục, bạn liệt kê tiêu đề các phần báo cáo cùng với số trang để tìm mỗi phần. Nó giúp người đọc tìm đến những phần cụ thể mà họ muốn đọc.^{[5]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Trang cảm ơn nên được liệt kê trong phần mục lục. Không cần phải liệt kê trang tiêu đề.
- Nếu báo cáo có đồ thị hoặc con số, bạn sẽ cần tạo mục lục riêng cho chúng.
6
Viết trang tóm lược bao gồm những điểm chính khi thực tập. Phần tóm lược, còn được gọi là phần tóm tắt, cung cấp cho người đọc tổng quan ngắn gọn về các nhiệm vụ của bạn khi thực tập. Trong phần này, hãy giải thích bạn đã làm việc với ai và bạn đã làm gì cho họ. Viết phần này súc tích, ngắn gọn trong một đoạn văn để trình bày công việc và trải nghiệm của bạn.^{[6]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn bạn có thể bắt đầu với câu sau, “Báo cáo này cung cấp chi tiết buổi thực tập mùa hè tại Công ty Stark Industries, CA. Tôi làm việc ở khoa nghiên cứu việc sử dụng người máy”.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 3:

Viết phần thân của báo cáo

1
Đặt tiêu đề cho mỗi phần của báo cáo. Bất cứ khi nào bạn viết một phần mới, hãy chuyển sang trang mới. Bắt đầu với tiêu đề mô tả phần đó. Hãy viết nó ở đầu trang, nằm chính giữa, và có kiểu chữ in đậm.^{[7]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn, tiêu đề của một phần có thể là “Tổng quan về Ngân hàng Gringotts”.
- Một vài tiêu đề đơn giản là “Giới thiệu”, “Cảm nghĩ về thực tập”, và “Kết luận”.
2
Bắt đầu phần giới thiệu với những sự thật về cơ quan thực tập. Hãy sử dụng phần giới thiệu để mở rộng phần tóm lược. Bắt đầu bằng việc đi sâu hơn vào các hoạt động của cơ quan. Hãy thảo luận về cơ quan thực tập, vị trí của họ trong ngành, công việc của họ, và họ có bao nhiêu nhân viên.^{[8]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn, bạn có thể viết, “Công ty RamJack cung cấp các rô-bốt dịch vụ đến nhiều quốc gia trên thế giới. Là công ty tiên phong trong lĩnh vực này, RamJack có chất lượng độc quyền để xử lý các thảm hoạ môi trường”.
3
Giải thích bộ phận của cơ quan mà bạn đã làm việc. Bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào đều được hợp thành bởi nhiều chi nhánh khác nhau. Hãy đưa ra thông tin chi tiết về bộ phận mà bạn làm việc, càng cụ thể càng tốt. Sử dụng phần giới thiệu này để dẫn vào trải nghiệm cá nhân của bạn.^{[9]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn hãy đề cập đến, “Từ tháng 5 đến tháng 6 năm 2018, tôi đã làm việc ở bộ phận kỹ thuật điện của RamJack với vai trò thực tập sinh cùng với 200 nhân viên khác”.
- Hãy nhớ rằng đây là câu chuyện về bạn, vì thế hãy sử dụng phong cách cá nhân để thu hút người đọc.
4
Mô tả trách nhiệm của bạn khi thực tập. Bạn có thể giải thích mình đã làm gì khi thực tập. Cung cấp càng nhiều chi tiết càng tốt. Cho dù ban đầu một nhiệm vụ có vẻ như công việc thường làm hằng ngày, chẳng hạn lau dọn hoặc viết nhắc nhở, nó có thể bổ sung ý nghĩa cho báo cáo của bạn.^{[10]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Bạn có thể viết, “Trách nhiệm của tôi ở Ramjack bao gồm hàn dây điện, nhưng tôi cũng bảo trì các phụ kiện”.
5
Viết về những gì bạn đã học được trong quá trình thực tập. Hãy chuyển từ thảo luận trách nhiệm trong công việc sang kết quả. Bắt đầu với một vài ví dụ về những gì mà bạn đã đạt được khi trở thành một thực tập sinh. Đi sâu vào chi tiết mô tả những thay đổi này đã xảy ra như thế nào.^{[11]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Hãy nghĩ về việc con người bạn đã thay đổi ra sao, không chỉ là trong công việc.
- Ví dụ, bạn có thể viết, “Tôi đã học hỏi được nhiều về cách giao tiếp với mọi người trong công ty dù họ rất khác biệt với tôi”.
Alyson Garrido, PCC
Huấn luyện viên nghề nghiệp
Alyson Garrido là huấn luyện viên nghề nghiệp được Liên đoàn Huấn luyện viên Quốc tế chứng nhận, điều phối viên và phát ngôn viên. Bằng phương pháp tiếp cận dựa trên điểm mạnh, cô hỗ trợ khách hàng tìm việc làm và thăng tiến trong sự nghiệp. Alyson huấn luyện khách hàng định hướng nghề nghiệp, chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, thương lượng lương và cách đánh giá kết quả làm việc, cũng như các chiến thuật giao tiếp và lãnh đạo được tùy biến cho từng trường hợp. Cô là thành viên sáng lập của Học viện Huấn luyện viên Hệ thống của New Zealand.

Alyson Garrido, PCC
Huấn luyện viên nghề nghiệp

Hãy theo dõi những cảm nghĩ của bạn trong thời gian thực tập. Mỗi tuần, hãy viết lại những gì mà bạn thực sự thích thú, bất kỳ mục tiêu nào mà bạn đã đạt được, và thậm chí vài điều mà bạn không thích. Khi đến lúc đánh giá lại thời gian thực tập, những ghi chú này có thể giúp bạn xác định những ưu điểm và thành tích tương ứng.
6
Đánh giá trải nghiệm của bạn khi thực tập. Bạn có thể phê bình cơ quan mà mình đã làm việc, nhưng hãy công bằng và trung lập nhất có thể. Hãy sử dụng sự thật và các ví dụ cụ thể, tập trung vào những gì bạn đã học được và có thể áp dụng vào tương lai. Tránh nói xấu bất cứ ai.^{[12]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Bạn có thể viết, “Ramjack sẽ cần cải thiện khả năng giao tiếp. Các sếp hướng dẫn thường không truyền đạt rõ ràng về những mong đợi của họ”.
7
Nhận xét về năng lực của bạn khi thực tập. Hãy kết thúc báo cáo bằng cách thảo luận về trải nghiệm. Bạn cần khách quan, trình bày mọi trải nghiệm tích cực và tiêu cực. Bạn có thể bao gồm thông tin phản hồi mà mình đã nhận được trong thời gian thực tập.^{[13]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Bạn có thể viết, “Ban đầu tôi rất ít nói, tuy nhiên tôi đã trở nên mạnh dạn hơn và tự tin hơn để ban giám đốc thật sự cân nhắc những ý kiến của tôi”.
8
Sử dụng phần phụ lục để cung cấp những nguồn khác. Phần phụ lục dành cho các bài báo, tài liệu đã xuất bản, hình ảnh, hồ sơ, và bất kỳ tài liệu bổ sung nào mà bạn có. Số lượng tài liệu sẽ khác nhau tuỳ vào nhiệm vụ thực tập. Hãy cố gắng cung cấp một vài tài liệu để người đọc hiểu được những cố gắng của bạn trong thời gian thực tập.^{[14]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Ví dụ, nếu bạn làm việc trong lĩnh vực truyền thông, hãy cung cấp các bài báo, quảng cáo, thư, hoặc băng ghi âm mà bạn đã thực hiện.
- Nếu bạn không có gì để thêm vào phần này, hãy viết một đoạn văn để giải thích lý do mà bạn không có tài liệu bổ sung.
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 3:

Thực hành kỹ năng viết tốt

1
Sắp xếp thông tin thành dàn ý trước khi viết. Trước khi bạn xử lý phần thân bài, hãy chia trải nghiệm ra thành nhiều phần. Bạn có thể tạo dàn ý cơ bản trên giấy, liệt kê những điểm mà bạn muốn viết trong mỗi phần.
- Điều này giúp bạn sắp xếp ý tưởng. Bạn cần các phần liên kết với nhau mà không có thông tin bị lặp lại.
2
Viết ít nhất 5 đến 10 trang. Hãy cho mình đủ số trang báo cáo để viết ra những trải nghiệm chi tiết, tuy nhiên tránh lạc đề. Các báo cáo dài hơn có thể mamg lại cảm giác thiếu tập trung và thiếu mạch lạc. Đối với hầu hết báo cáo, độ dài vừa phải sẽ phù hợp.^{[15]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Nếu bạn không có đủ tài liệu để viết dài dòng, tốt hơn hết là hãy viết ngắn hơn.
- Có thể bạn cần viết nhiều hơn 10 trang, nhất là nếu bạn trải qua thời gian thực tập kéo dài hoặc đang học để có cấp bậc cao.
- Yêu cầu về số trang sẽ khác nhau tuỳ vào chương trình thực tập của bạn.
3
Duy trì giọng điệu khách quan trong báo cáo. Báo cáo của bạn là tài liệu học thuật. Hãy thể hiện bản thân một cách tích cực bằng cách sử dụng sự thật và ví dụ cụ thể mô tả các trải nghiệm. Hãy thận trong với cách viết của bạn và tránh giọng điệu chỉ trích quá mức.^{[16]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Ví dụ, bạn có thể viết, “Tôi có khoảng thời gian khó khăn khi làm việc tại Wayne Industries, tuy nhiên tôi đã học hỏi được nhiều điều”. Tránh viết thế này, “Wayne Industries là nơi tồi tệ nhất”.
- Một ví dụ về cách viết dựa trên sự thật là, “Wayne Industries có 75% cổ phần trong thị trường phụ kiện công nghệ”.
4
Sử dụng ví dụ cụ thể để mô tả việc thực tập của bạn. Tránh nói chung chung. Hãy chia sẻ các trải nghiệm bằng cách đưa ra ví dụ cho các chủ đề. Những chi tiết cụ thể giúp người đọc hình dung được trải nghiệm thực tập của bạn.^{[17]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Chẳng hạn hãy viết, “Acme Corporation không bảo quản chất gây cháy nổ đúng cách. Tôi cảm thấy không an toàn khi làm việc ở đó”.
- Bạn có thể viết, “Quản lý đã phân công cho tôi đi chụp hình của cá heo nước ngọt xuất hiện gần ngôi làng Bolivian hẻo lánh”.
5
Đưa ra những quan sát của bạn về cuộc sống thật. Những nhận thức về cuộc sống vượt ngoài phạm vi trường học. Đó có thể bao gồm cơ quan mà bạn làm việc, những nhân viên khác ở đó, và thế giới rộng lớn. Những nhận thức này thay đổi tuỳ vào phạm vi thực tập của bạn, tuy nhiên nếu có quan điểm riêng, chúng chứng tỏ rằng bạn đã trưởng thành.^{[18]
X
Nguồn nghiên cứu}
- Có thể bạn làm việc trong phòng thí nghiệm và viết, “Các nhân viên luôn bận rộn cả ngày, nhưng họ biết họ đang giúp đỡ mọi người, vì thế buổi sáng họ đến công ty tràn đầy năng lượng”.
- Một ví dụ khác là, “Oscorp rất bận rộn, và các nhân viên sẽ hạnh phúc hơn nếu họ có thêm sự hỗ trợ. Đây là vấn đề đối với nhiều công ty khắp cả nước”.
6
Kiểm tra lại báo cáo sau khi viết. Hãy dành thời gian đọc qua báo cáo ít nhất một lần. Đánh dấu những câu không liên kết với nhau. Hãy chú ý đến những trải nghiệm mà bạn mô tả trong báo cáo cũng như giọng văn tổng thể. Toàn bộ báo cáo cần mang lại cảm giác liên kết, khách quan, và rõ ràng cho người đọc.
- Việc đọc thành tiếng sẽ có ích, cũng như nhờ ai khác đọc giúp báo cáo của bạn.
7
Chỉnh sửa báo cáo trước khi nộp bài. Có thể bạn cần xem lại vài lần và thực hiện thay đổi. Hãy cải thiện bài báo cáo nhiều nhất có thể để làm cho nó trở nên tuyệt vời. Khi bạn hài lòng, hãy nộp nó cho giáo viên hướng dẫn để họ đọc trải nghiệm của bạn.
- Hãy thận trọng với mọi kỳ hạn nộp bài theo chương trình của bạn. Hãy cho bản thân nhiều thời gian chỉnh sửa bằng cách viết báo cáo trước thời điểm.
Quảng cáo

Lời khuyên

Để viết báo cáo chuyên nghiệp, hãy sử dụng bài tóm lược và để nó vào sổ tay lò xo hoặc vào sổ liên kết các luận điểm.
In báo cáo trên một mặt giấy bằng phông chữ cơ bản giống như bạn sẽ làm đối với bất kỳ báo cáo ở trường nào.
Cung cấp nhiều chi tiết nhất có thể khi mô tả giai đoạn thực tập của bạn.
Đưa ra quan điểm của bạn trong bài viết, tuy nhiên hãy khách quan.