Cách để Viết Thư tín thương mại cho khách hàng

Trong bài viết này:Định dạng thư tín thương mạiViết thư tín thương mại

Khi sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể sẽ cần phải viết thư cho khách hàng của mình. Bạn có thể viết thư để thông báo sự kiện mới hay chương trình khuyến mãi, hoặc bạn có thể cần phải thay mặt cho công ty phản hồi khiếu nại của khách hàng. Với bất kỳ mục đích và lý do gì, bạn cần phải viết sao cho thư của mình được chuyên nghiệp.

Phần 1
Định dạng thư tín thương mại

  1. 1
    Dùng giấy viết thư chuyên nghiệp. Thư tín thương mại chính là đại diện cho công ty bạn. Vì thế loại thư này cần có chất lượng cao và khác biệt. Trong thư tín thương mại cũng phải có logo và thương hiệu của công ty.[1]
    • Bạn có thể tạo tiêu đề trên giấy viết thư bằng cách dùng mẫu tiêu đề màu được thiết kế sẵn từ Microsoft. Bạn chỉ cần đảm bảo đặt logo và thương hiệu hiện hành của mình vào phần này.
  2. 2
    Mở chương trình xử lý văn bản. Tất cả loại thư tín thương mại nên được đánh máy trên máy tính.
    • Mở tài liệu mới và đặt canh lề khoảng 1 inch (2,5 cm).[2]
    • Dùng phông chữ serif như Times New Roman, Georgia hoặc Ariel. Đảm bảo đặt cỡ chữ không lớn hơn 12 điểm (points), và không nhỏ hơn 10. Nếu lựa chọn phông chữ và cỡ chữ không phù hợp có thể khiến lá thư của bạn khó đọc.
    • Đảm bảo tài liệu được cài đặt cách dòng đơn.
  3. 3
    Cài đặt định dạng theo khối (block form). Định dạng khối là định dạng phổ biến nhất được sử dụng trong thư tín thương mại. Đây cũng là định dạng đơn giản nhất để cài đặt và làm theo. Mỗi tiêu đề phải được canh lề trái và phải có khoảng cách trống giữa mỗi tiêu đề. Bắt đầu từ phía trên cùng đến dưới cùng của tài liệu, lá thư của bạn phải có các tiêu đề sau:[3]
    • Ngày tháng năm viết thư, hoặc ngày gửi. Phần ngày tháng rất quan trọng vì nó có thể được sử dụng để lưu trong hồ sơ của bạn và của người nhận. Đồng thời, nó có thể được sử dụng hợp pháp. Vì vậy, bạn phải đảm bảo rằng ngày tháng năm được ghi chính xác.
    • Địa chỉ của người gửi. Đây là địa chỉ của bạn, được định dạng theo kiểu ghi địa chỉ chuẩn. Nếu phần đầu thư đã có mục địa chỉ của bạn, thì bạn có thể bỏ qua phần này.
    • Địa chỉ bên trong. Đây là tên và địa chỉ của người bạn viết thư. Tùy theo giới tính và tình trạng hôn nhân mà dùng danh xưng cho hợp lý là Ông/Bà. Ví dụ, bạn viết thư cho Nina Brown và bạn không chắc về tình trạng hôn nhân của bà ấy, bạn có thể khôn cần dùng danh xưng Bà/Cô trước tên Nina Brown.
    • Chào. Bạn có thể dùng lời chào sau "Kính gửi bà Brown" hoặc "Kính gửi Nina Brown". Nếu bạn không chắc chắn người đọc thư là ai, hãy dùng "Chào ông, hoặc Chào bà".[4] Bạn cũng có thể dùng cụm "Gửi cho những người có liên quan", nhưng đây chỉ là phương án cuối cùng nếu bạn hoàn toàn không biết người đọc thư của bạn là ai.
    • Phần nội dung bức thư. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể phần này trong mục tiếp theo của bài viết.
    • Kết thúc thư bằng chữ ký. Bạn có thể dùng lời chào cuối thư như "Trân trọng" hoặc "Chân thành".

Phần 2
Viết thư tín thương mại

  1. 1
    Xác định đối tượng gửi thư của bạn là ai. Bức thư phải thể hiện được sự chuyên nghiệp cho dù đối tượng bạn hướng đến là ai. Nhưng bạn có khả năng điều chỉnh ngôn ngữ hoặc lựa chọn từ của bạn dựa vào đối tượng bạn muốn gửi thư. Nếu bạn viết thư cho phòng nhân sự của doanh nghiệp khác, bạn có thể cần phải sử dụng ngôn ngữ trang trọng hơn. Nhưng nếu bạn đang viết thư cho một khách hàng cụ thể, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ không cần quá trang trọng hoặc giản dị hơn.[5]
    • Xác định đối tượng cũng sẽ giúp bạn không nhầm lẫn về đối tượng của mình. Tránh sử dụng thuật ngữ mà người đọc không hiểu. Chẳng hạn như, khách hàng có thể sẽ không biết các từ viết tắt được sử dụng trong dự án thám hiểm không gian của công ty bạn, do đó tránh sử dụng chúng trong khi viết thư.
    • Quy tắc đầu tiên trong viết thư thương mại là phải rõ ràng, súc tích và lịch sự.
  2. 2
    Xác định mục đích của bức thư ở ngay dòng đầu tiên. Xem xét mục đích của bức thư. Có phải mục đích của bức thư là thông báo cho khách hàng về vị trí mới của công ty ở nơi nào đó trong thành phố hay không? Hay bạn muốn nhắc nhở khách hàng về hóa đơn hoặc số dư chưa thanh toán? Hoặc trả lời khiếu nại của khách hàng? Luôn ghi nhớ mục đích của bạn, đề cập đến mục đích ở dòng đâu tiên để người đọc biết ngay lá thư về vấn đề gì. Đừng mơ hồ mục đích viết thư. Không nói vòng vo.
    • Bắt đầu bằng từ "Tôi" nếu bạn muốn thông bố ý kiến của bạn với vai trò là chủ doanh nghiệp. Hoặc dùng "Chúng tôi" nếu bạn đang thay mặt cho cả công ty hoặc tổ chức.[6]
    • Tập trung vào thông bố trực tiếp như: "Chúng tôi viết thư để thông báo cho bạn" hoặc "Chúng tôi viết thư yêu cầu". Bạn cũng có thể dùng từ "Tôi" nếu bạn viết thư với tư cách chủ sở hữu doanh nghiệp. Chẳng hạn như: "Tôi viết thư cho với bạn vì" hoặc "Gần đây tôi đã nghe về ... và muốn biết thêm về ..."
    • Ví dụ: bạn (chủ doanh nghiệp) viết cho Nina Brown về hóa đơn chưa thanh toán từ tháng trước. Bạn có thể mở đầu thư bằng: "Tôi viết thư cho bạn vì bạn có số dư chưa thanh toán vào tài khoản của mình từ tháng 3 năm 2015."
    • Hoặc nếu bạn là nhân viên của công ty và viết thư để phản hồi lại khiếu nại của khách hàng đối với dự án thám hiểm không gian Sao hỏa của công ty. Bắt đầu lá thư với: "Chúng tôi đã nhận được khiếu nại của bạn về dự án thám hiểm không gian của Sao hoả".
    • Bạn có thể viết thư để thông báo khách hàng đã giành chiến thắng trong cuộc thi, hoặc nhận được một suất trong chương trình sau đại học. Bạn có thể bắt đầu bằng cụm từ như: "Tôi vui mừng thông báo cho bạn ..." Hoặc "Chúng tôi rất vui mừng thông báo cho bạn ...".
    • Nếu bạn cung cấp tin xấu, bắt đầu bằng cụm từ như: "Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn ...". Hoặc, "Sau khi xem xét kỹ lưỡng, tôi đã quyết định không ...".[7]
  3. 3
    Dùng hình thức chủ động thay cho bị động. Đối với các bài diễn văn chung, chúng ta hay dùng bị động. Nhưng đối với dạng thư tín thương mai, thể bị động có thể khiến cho bài viết của bạn có vẻ ngu si đần độn hoặc khó hiểu. Dùng cách nói chủ động sẽ mang lại hiệu quả cao hơn nhiều do nó thể hiện sự quyết đoán hơn.[8]
    • Ví dụ cách nói bị động có thể là: "Tôi có thể giải quyết những khiếu nại cụ thể nào cho bạn?" Chủ ngữ của câu này chính là khách hàng ("bạn"), xuất hiện ở cuối câu, chứ không phải là đầu câu.
    • Ví dụ về cách nói chủ động có thể là: "Tôi có thể làm gì để giải quyết khiếu nại của bạn?" Cách nói này sẽ tạo ra cảm giác tích cực, rõ ràng và dễ hiểu hơn nhiều cho người đọc.
    • Việc sử dụng hình thức bị động có thể là cách hay để truyền đạt thông điệp của bạn mà không làm cho người đọc chú ý đến sai sót hoặc một điểm không tốt nào đó. Nhưng chỉ được sử dụng hình thức bị động trong trường hợp này. Nhìn chung, hình thức chủ động mang lại hiệu quả cao hơn trong thư tin thương mại.[9]
  4. 4
    Nhấn mạnh đến sự kiện trước đó hoặc thông tin trước đó với người đọc, nếu có. Có thể bạn đã liên lạc với Nina Brown hồi tháng trước về việc nhắc nhở hóa đơn chưa thanh toán của cô ấy. Hoặc có lẽ khách hàng đã bày tỏ sự thất vọng của họ với dự án thám hiểm không gian tại cuộc hội nghị vào tháng trước. Nếu bạn đã liên lạc với người được gửi thư, hãy thừa nhận điều này. Nó sẽ giúp nhắc nhở người đọc thư nhớ đến lần liên lạc trước đây của bạn và làm cho bức thư tín thương mại của bạn trở nên quan trọng và cấp thiết hơn.[10]
    • Dùng cụm từ như: "Theo thư trước đây của tôi về hóa đơn chưa thanh toán của bạn ..." hoặc "Cảm ơn bạn đã thanh toán vào tháng 3". Hoặc "Thật hữu ích nhận được ý kiến chia sẽ của bạn về dự án thám hiểm tại hội nghị vào tháng 5. "
  5. 5
    Đưa ra yêu cầu hoặc đề nghị trợ giúp. Tạo cảm giác tích cực với người đọc thư bằng cách đưa ra yêu cầu lịch sự hoặc đề nghị trợ giúp dưới hình thức mối quan hệ công việc.[11]
    • Cho biết rằng bạn là chủ doanh nghiệp và đang cố gắng nhắc nhở khách hàng thanh toán hóa đơn. Sử dụng cụm từ như: "Tôi sẽ đánh giá cao sự chú ý ngay lập tức của bạn về vấn đề hóa đơn chưa thanh toán của mình."
    • Cho biết rằng bạn đang viết thư thay cho công ty của bạn. Sử dụng cụm từ như: "Chúng tôi muốn sắp xếp cuộc gặp mặt trực tiếp với bạn và giám độc Bộ phận nhân lực của chúng tôi."
    • Bạn cũng nên đề xuất trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà người đọc nếu có. Sử dụng cụm từ như: "Tôi rất vui để trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào bạn về hóa đơn của mình" Hoặc "Bạn có muốn chúng tôi cung cấp cho bạn thêm chi tiết về chương trình không?"
  6. 6
    Kết thúc thư. Hãy thêm lời kêu gọi hành động, về phía bạn, hoặc của người đọc. Đây có thể là yêu cầu thanh toán vào ngày nhất định, hoặc lưu ý về việc sắp xếp cuộc họp chính thức với người đọc.[12]
    • Cuối thư viết thêm một câu về việc trao đổi thêm với người nhận thư trong tương lai. "Tôi mong được gặp bạn tại cuộc họp ngân sách vào tuần tới." Hoặc "Tôi mong muốn được thảo luận thêm với bạn trong chuyến thăm trụ sở chính của chúng tôi.”[13]
    • Lưu ý bất kỳ tài liệu nào có gửi kèm với thư. Bổ sung thêm cụm từ như "Hãy tìm hóa đơn chưa thanh toán của bạn trong tài liệu đính kèm" hoặc "Bạn sẽ tìm được bản sao của dự án thám hiểm không gian được đính kèm."
    • Kết thúc bức thư bằng lời chào. Dùng "Trân trọng" hoặc "Chân thành" đối với khách hàng hoặc đối tác.
    • Dùng lời chào "Trân trọng" đối với kiểu thư trang trọng gửi cho cá nhân mà bạn không hề biết là ai.
    • Chỉ dùng "Trân trọng" hoặc "Chúc mọi điều tốt đẹp" nếu bạn biết rõ người bạn đang viết là ai hoặc có mối quan hệ dựa trên công việc.
  7. 7
    Đọc lại thư. Sự cẩn thận trong định dạng và cách viết sẽ là vô nghĩa nếu bức thư đầy lỗi chính tả![14]
    • Tìm câu viết ở hình thức bị động và cố gắng điều chỉnh để nó trở thành chủ động.
    • Chú ý bất kỳ câu nào quá dài hoặc không rõ ràng và trực tiếp. Trong thư tín thương mại, càng ít thường càng tốt, do đó giảm độ dài của câu nếu có thể.

Lời khuyên

  • Khi in thư, dùng giấy không có đường viền cỡ 8 x 11. Và khi gửi đi, hãy gấp thư lại thành ba phần và bỏ vào phong bì.[15]

Thông tin Bài viết

Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Chuyên mục: Viết lách và Soạn thảo

Ngôn ngữ khác:

English: Write a Business Letter to Customers, Español: escribir una carta comercial para un cliente, Italiano: Scrivere una Lettera Commerciale a un Cliente, Русский: написать деловое письмо своим клиентам, Français: écrire une lettre commerciale aux clients, Bahasa Indonesia: Menulis Surat Bisnis kepada Pelanggan, Deutsch: Einen Geschäftsbrief an Kunden schreiben, 한국어: 고객에게 비즈니스 레터 작성하는 법, Nederlands: Een zakelijke brief aan klanten schrijven, العربية: كتابة رسائل التواصل مع العملاء, 中文: 给客户写商务信函, ไทย: เขียนจดหมายธุรกิจถึงลูกค้า, हिन्दी: कस्टमर्स (Customers) को बिज़नेस लैटर (Business Letter) लिखें

Trang này đã được đọc 3.063 lần.
Bài viết này đã giúp ích cho bạn?