Tải về bản PDF Tải về bản PDF

Đến một lúc nào đó trong sự nghiệp, bạn sẽ phải viết đơn xin thôi việc. Mặc dù bạn nên chuẩn bị trước để trả lời cho quản lý của bạn về lý do xin nghỉ việc, nhưng sau đó bạn vẫn cần nộp một lá thư ngắn về việc này. Có lẽ bạn rất lo lắng khi viết thư xin thôi việc, nhưng thật ra bạn không cần phải sợ. Nếu biết cách bố cục lá thư và đưa vào những thông tin phù hợp, bạn có thể tự tin về quyết định nghỉ việc của mình.

Phần 1 của 3:
Viết điều gì và viết như thế nào

  1. 1
    Đưa ra thông báo nghỉ việc một cách ngắn gọn và rõ ràng. Dòng đầu tiên trong thông báo nghỉ việc cần nêu thông tin một cách rõ ràng rằng bạn sẽ nghỉ việc vào cuối hai tuần tới. Không sử dụng lời lẽ khiến người ta có thể nghĩ rằng bạn sẽ sẵn sàng ở lại lâu hơn hoặc thay đổi quyết định nếu bạn nhận được một đề nghị hấp dẫn hơn. [1]
    • Một ví dụ hay là: "Bức thư này là thông báo chính thức của tôi về việc xin từ chức là [chức danh công việc] ở [tên công ty], bắt đầu từ ngày [ngày nghỉ việc]".
    • Một ví dụ hay khác là: "Tôi viết đơn này để xin từ chức là [chức danh công việc] ở [tên công ty], bắt đầu từ ngày [ngày nghỉ việc], hai tuần kể từ [ngày hôm nay]".
    • Bạn không nên viết như sau: "Tôi muốn từ bỏ vị trí của mình là [chức danh công việc]. Hãy cho tôi biết khoảng thời gian thuận tiện nhất cho anh".
    • Bạn cũng tránh viết như sau: "Nếu mọi việc diễn ra như dự kiến, tôi dự định xin từ chức ở công ty trong hai tuần kể từ ngày hôm nay".
  2. 2
    Dành cho sếp của bạn ít nhất hai tuần. Ngày nay, nhiều công ty không yêu cầu người lao động thông báo nghỉ việc trước hai tuần trong hợp đồng lao động nhưng bạn vẫn nên làm như vậy để chứng tỏ mình là người lịch sự và chuyên nghiệp.
    • Nếu bạn nghỉ việc trong vòng chưa đến hai tuần, nhà tuyển dụng trong tương lai có thể lo ngại bạn có làm điều tương tự với họ.
    • Nếu công ty bạn đang bước vào một thời kỳ đặc biệt bận rộn, bạn nên cân nhắc đưa ra “thông báo nghỉ việc trước bốn tuần” thay vì chỉ trước hai tuần.
    • Giám đốc cấp cao hoặc nhân viên cấp cao hơn cũng nên cân nhắc gửi thông báo nghỉ việc sớm hơn hai tuần. Theo nguyên tắc chung, bạn nên gửi thông báo nghỉ việc trước một khoảng thời gian tương đương với thời gian nghỉ việc được phép đối với vị trí của bạn. Ví dụ, nếu vị trí của bạn cho phép bạn nghỉ ba tuần thì bạn nên gửi "thông báo nghỉ việc trước ba tuần".
  3. 3
    Hãy duy trì thái độ xã giao khi quyết định trình bày lý do thôi việc. Điều này càng đúng khi những lý do bạn đưa ra dễ thay đổi, trong trường hợp đó tốt nhất bạn nên tránh nêu lý do.[2] Bất kể bạn bức xúc cỡ nào với công ty, thư thông báo nghỉ việc không phải là nơi để bạn xả nỗi bực tức. Hãy viết ngắn gọn, chung chung, và chuyên nghiệp.
    • Trừ khi bạn được yêu cầu cung cấp lý do thôi việc trong thư chính thức, bạn không nhất thiết phải trình bày lý do này.[3]
    • Có lẽ bạn nên nêu lý do thôi việc khi bạn thích ứng tuyển vào một vị trí khác trong cùng công ty đó, vì điều này có thể giúp bộ phận nhân sự đánh giá năng lực của bạn cho vị trí mới.
    • Bạn cũng nên chuẩn bị lý do để chia sẻ vì không thể tránh được việc cấp trên và đồng nghiệp của bạn hỏi tại sao bạn nghỉ việc. Lý do không cần được nói ra trong thông báo nghỉ việc chính thức của bạn, nhưng thực tế vẫn cần khi bạn được hỏi riêng.
  4. 4
    Sử dụng giọng văn vừa trang trọng vừa thân mật. Thông báo nghỉ việc nói chung cần được viết với giọng văn chuyên nghiệp, nhưng không phải quá chuyên nghiệp tới mức lạnh lùng hoặc cứng nhắc. Thông thường, bạn nên sử dụng giọng văn thân mật nhất như cách mà bạn đã từng cư xử với sếp trước đây.
    • Nếu sự giao tiếp của bạn với sếp trước giờ có tính chuyên nghiệp và nghiêm khắc, bạn hãy tiếp tục phong cách đó trong thông báo nghỉ việc của bạn. Mặt khác, nếu bạn giao tiếp với sếp một cách thân mật hơn, đừng ngại thể hiện giọng văn mang tính cá nhân. Giọng văn cá nhân được coi là phù hợp, miễn là nó không tùy tiện và cẩu thả.
    • Bạn có thể viết: "Tôi vô cùng cảm kích vì kinh nghiệm và sự trưởng thành mà tôi đã có được trong thời gian làm việc cho công ty".
    • Bạn không nên viết: "Tôi xin lưu ý rằng tôi sẽ tiếp tục yêu mến công ty ABC và không có ác ý với bất kỳ sếp hoặc nhân viên nào ở công ty".
    • Bạn cũng không nên viết: "Cảm ơn về tất cả".
  5. 5
    Thể hiện thái độ tích cực. Thông báo nghỉ việc sẽ là tài liệu cuối cùng trong tập hồ sơ cá nhân của bạn ở công ty, vì thế nó cần để lại cho mọi người ấn tượng tốt về bạn. Thậm chí nếu bạn chán ghét công việc mà bạn sắp từ bỏ và không muốn làm bất cứ điều gì với bất cứ ai ở công ty một lần nữa, bạn vẫn cần để lại hình ảnh nguyên vẹn về bạn thay vì hủy hoại nó.
    • Nếu sếp trong tương lai của bạn gọi cho sếp cũ của bạn và biết rằng bạn có thái độ tích cực khi nghỉ việc, điều này sẽ tạo ấn tượng tốt về bạn cho họ. Điều này cũng có lợi cho bạn nếu nhân viên ở công ty cũ của bạn chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ không biết gì khác về bạn.
    • Không bao giờ tỏ thái độ coi thường ai đó ở công ty hay phê bình cách điều hành của công ty trong thông báo nghỉ việc của bạn.
  6. 6
    Cảm ơn sếp của bạn. Bạn nên thêm một hoặc hai dòng cảm ơn sếp của bạn vì đã cho bạn nhiều cơ hội và kinh nghiệm trong thời gian bạn làm việc ở công ty. Mỗi công việc đều mang lại điều gì đó cho cuộc sống của mỗi người, thậm chí cả khi cái mất nhiều hơn cái được.
    • Nếu bạn thực sự học được nhiều kinh nghiệm, hãy bày tỏ lòng biết ơn của bạn. Viết một vài dòng để bày tỏ lòng biết ơn như "Tôi thậm chí không biết bắt đầu thế nào để cảm ơn Giám đốc vì thời gian ba năm vừa qua. Tôi học được nhiều điều hơn tôi tưởng và tôi thực sự cảm kích sự hào phóng và kiên nhẫn của Giám đốc".
    • Nếu bạn chỉ học được một chút kinh nghiệm, bạn vẫn nên gửi một lời cảm ơn chung chung. Bạn có thể thử nói như sau "Tôi cũng muốn cảm ơn Giám Đốc đã dạy cho tôi kinh nghiệm trong ba năm làm việc vừa qua".
  7. 7
    Để sếp của bạn biết bạn dự định hoàn thành bất cứ dự án quan trọng nào. Như một hành động cuối cùng của trách nhiệm và sự trung thành, bạn nên ghi chép lại các dự án dở dang hoặc các dự án đang thực hiện mà sẽ sụp đổ nếu không có bạn và hứa sẽ hoàn thành những dự án đó thay vì bỏ công ty trong lúc khó khăn.
    • Bạn có thể loại bỏ những dự án đang tiến triển tốt hoặc những dự án nhỏ mà người khác có thể dễ dàng xử lý được.
    • Làm như vậy sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt với sếp của bạn, họ sẽ sẵn sàng dành lời giới thiệu tốt về bạn cho sếp trong tương lai của bạn nếu được hỏi.
  8. 8
    Đề nghị hỗ trợ sau khi nghỉ việc. Sau khi bạn nghỉ, công ty sẽ có sự chuyển giao công việc với một quy trình làm việc khác, chắc chắn sẽ có một vài biến động. Trong thông báo nghỉ việc, hãy đề nghị hỗ trợ công ty thậm chí cả khi hợp đồng của bạn với công ty đã chấm dứt.
    • Cung cấp số điện thoại và/hoặc địa chỉ email mà công ty có thể dùng để liên lạc với bạn nếu họ có bất cứ câu hỏi nào.
  9. 9
    Kết thúc thư bằng một lời cảm ơn. Thậm chí nếu bạn đã cảm ơn sếp ở phía trên, sẽ là khôn ngoan nếu bạn kết thúc nội dung thư bằng việc bày tỏ lòng biết ơn một lần nữa.
    • Ví dụ: "Tôi sẽ luôn luôn biết ơn Giám đốc và các nhân viên của công ty vì tất cả những gì mọi người đã làm cho tôi".
    Quảng cáo

Phần 2 của 3:
Định dạng thư thông báo nghỉ việc

  1. 1
    Gửi thông báo nghỉ việc như một bức thư tay, không dùng thư điện tử. Khi nộp thông báo nghỉ việc, bạn nên đánh máy như một bức thư và in ra thay vì gửi qua email. Bạn nên trao bức thư trực tiếp cho sếp của bạn.
    • Gửi email có vẻ dễ hơn và nhanh hơn, nhưng thông thường làm như vậy được coi là ít chuyên nghiệp và có thể khiến người nhận không bằng lòng.
    • Không gửi thư qua bưu điện hoặc qua thư tín trong công ty. Làm như vậy thư sẽ đến tay sếp của bạn muộn và có thể mất một tuần để sếp của bạn nhận được thư.
  2. 2
    Đánh máy ngày tháng ở góc trên bên trái. Theo quy tắc chuẩn khi viết một bức thư trang trọng, bạn nên đánh máy ngày tháng theo định dạng ngày - tháng - năm ở góc trên bên trái của trang giấy. Với thư viết tiếng Anh, tháng nên được viết bằng chữ nhưng ngày và năm nên đánh máy theo định dạng số.
    • Ví dụ: Ngày 26 tháng 06 năm 2013
    • Lưu ý rằng bạn thường không cần thêm địa chỉ của người gửi trên dòng ngày tháng bởi vì địa chỉ công ty của bạn cũng là địa chỉ của sếp của bạn. Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng giấy tiêu đề có địa chỉ ở trên.
  3. 3
    Cân nhắc ghi thêm địa chỉ. Nếu sử dụng giấy tiêu đề của công ty để viết thư, bạn có thể chọn để trống địa chỉ của người nhận thư, bởi vì đây là thư được gửi trong một công ty. Mặc dù vậy, thêm địa chỉ là ý kiến hay vì nó cho phép bạn gửi thư chính xác đến sếp của bạn.
    • Thêm chức danh và tên đầy đủ của sếp ở dòng đầu tiên.
    • Viết tên phố ở dòng tiếp theo và tên quận, tên thành phố ở dòng sau đó.
    • Để trống một dòng giữa ngày tháng và địa chỉ. Để trống một dòng nữa giữa địa chỉ và lời chào hỏi sau địa chỉ. Địa chỉ nên để khoảng cách dòng đơn.
  4. 4
    Nhắc trực tiếp đến sếp của bạn ở lời chào hỏi. Thư của bạn nên bắt đầu bằng “Kính gửi (tên của sếp)” và bạn không nên sử dụng một lời chào chung chung hoặc mơ hồ như "Gửi những người quan tâm".
    • Bạn cũng nên xưng hô với sếp theo cách bạn thường xưng hô, thậm chí khi cách xưng hô đó không trịnh trọng lắm. Ví dụ, nếu bạn thường xưng hô với sếp bằng tên, hãy viết “Kính gửi Giám đốc Hùng”. Nếu trước nay bạn chỉ xưng hô một cách trịnh trọng với sếp bằng họ của sếp, bạn nên viết cả họ cả tên “Kính gửi Giám đốc Nguyễn Mạnh Hùng”.
  5. 5
    Viết nội dung thư. Bỏ qua một dòng sau lời chào hỏi trước khi bạn viết nội dung thư theo hướng dẫn của bài viết này.
    • Mỗi đoạn văn trong nội dung thư cần để khoảng cách dòng đơn nhưng cần để cách một dòng trống giữa các đoạn văn. Không đoạn văn nào cần thụt đầu dòng.
    • Viết thư trong giới hạn một trang giấy.
  6. 6
    Kết thư một cách ấm áp. Để duy trì giọng văn tích cực và thân mật, bạn cần kết thư một cách ấm áp và chân thành hơn một chút so với cách kết thư thông thường như "Chúc tốt đẹp", "Cảm ơn" hoặc "Chân thành".
    • Bạn có thể kết thư theo một vài cách dưới đây:
      • Xin gửi lời chúc tốt đẹp nhất
      • Chúc công ty tiếp tục thành công
      • Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất vì tất cả mọi thứ từ trước tới nay
      • Xin gửi đến công ty lòng biết ơn chân thành và những lời chúc tốt đẹp nhất
  7. 7
    Đánh máy tên và ký tên. Đánh máy tên đầy đủ của bạn dưới phần kết thư bốn dòng và ký tên ở giữa phần kết thư và tên đánh máy đầy đủ.
    Quảng cáo

Phần 3 của 3:
Nộp thông báo nghỉ việc

  1. 1
    Nộp thông báo nghỉ việc trực tiếp cho sếp của bạn. Cách chuyên nghiệp nhất là nộp thông báo nghỉ việc cho sếp của bạn đầu tiên và trực tiếp. [4]
    • Thường thì bạn cần sắp xếp một buổi họp, nhưng nếu công ty của bạn nhỏ và bạn khá thân thiết với sếp, bạn có thể ghé qua văn phòng của họ mà không cần báo trước.
    • Đóng cửa khi vào phòng để có cuộc nói chuyện riêng tư.
    • Nộp thông báo nghỉ việc và nói qua về nội dung của bức thư.
    • Sếp của bạn có lẽ sẽ muốn thảo luận với bạn về việc xin nghỉ của bạn. Ngay cả khi trong thư đã trả lời những câu hỏi dành cho bạn, bạn vẫn cần trả lời hết những câu hỏi của sếp.
    • Cảm ơn và bắt tay sếp khi bạn rời văn phòng.
  2. 2
    Gửi bản sao thông báo nghỉ việc của bạn cho bất cứ ai có thể cần biết thông tin này. Điều này được quy đinh khác nhau ở từng công ty, nhưng nhìn chung phòng Nhân sự và những người cấp trên khác của bạn sẽ cần một bản.
    • Đồng nghiệp, người cố vấn, những thành viên trong nhóm và khách hàng cần được thông báo tới từng người về việc bạn nghỉ. Họ không cần một bản thông báo chính thức nhưng cần nắm được thông tin.
  3. 3
    Làm việc chăm chỉ và đẩy nhanh những việc dở dang. Nếu bạn đề nghị hoàn thành bất cứ dự án quan trọng nào trước khi nghỉ việc, bạn cần theo sát từ đầu đến cuối và hoàn thành những dự án này.
    • Ngay cả khi không hứa bất cứ điều gì, bạn cũng không được sao nhãng công việc trong hai tuần làm việc cuối cùng. Giai đoạn chuyển giao công việc sẽ khó khăn với tất cả mọi người, và nếu bạn là một người chuyên nghiệp, bạn cần chuyển giao công việc một cách trôi chảy nhất có thể.
    • Đừng để công ty lợi dụng bạn bằng cách yêu cầu bạn làm những việc không thuộc chức năng bình thường của mình trong 2 tuần cuối cùng. Hãy tỏ ra lịch sự và chuyên nghiệp, nhưng cưng rắn về những việc bạn được yêu cầu làm trước khi rời đi.
    Quảng cáo

Về bài wikiHow này

wikiHow là một trang "wiki", nghĩa là nhiều bài viết ở đây là nội dung của nhiều tác giả cùng viết nên. Để tạo ra bài viết này, các tác giả tình nguyện đã thực hiện chỉnh sửa và cải thiện bài viết theo thời gian. Bài viết này đã được xem 11.371 lần.
Chuyên mục: Soạn thảo | Công ty
Trang này đã được đọc 11.371 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Quảng cáo