Cách để Thiết lập trả lời tự động trên Outlook

Đồng tác giả: Nhân viên của wikiHow

Trong bài viết này:Trên Outlook 2010-2019 và Outlook dành cho Office 365Trên Outlook 2007Trên Outlook 2003Đối với tài khoản không phải ExchangeTham khảo

Tính năng Out of Office Assistant (Trợ lý vắng mặt) của Microsoft Outlook cho phép bạn thiết lập câu trả lời tự động cho những ai gửi email đến khi bạn đang nghỉ hoặc không có ở văn phòng. Tính năng này chỉ khả dụng đối với người dùng có tài khoản Microsoft Exchange; tuy nhiên, người dùng Home không sử dụng tài khoản Exchange có thể tự tạo mẫu tin nhắn vắng mặt và quy tắc để Outlook tự động trả lời. Nếu bạn chưa chắc chắn về loại tài khoản của mình, hãy hiểu rằng tài khoản Exchange thường được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp hoặc trường học. wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập câu trả lời vắng mặt trên Outlook trong cả hai trường hợp: sử dụng tài khoản Exchange và tài khoản khác.

1
Trên Outlook 2010-2019 và Outlook dành cho Office 365

  1. 1
    Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường nằm trong Start Menu.
  2. 2
    Nhấp vào Info (Thông tin) trong thẻ File (Tập tin). Tùy chọn này nằm trong ruy-băng phía trên hộp thư đến, bên cạnh những tùy chọn như Home, Send/Receive, Folder, ViewGroups.
  3. 3
    Nhấp vào Automatic Replies (Out of Office) (Câu trả lời tự động). Hộp thoại Automatic Replies sẽ mở ra.
    • Nếu tùy chọn này không khả dụng thì có khả năng tài khoản của bạn không phải loại Exchange. Hãy tiến hành theo phương pháp trong bài viết này để bật câu trả lời tự động đối với những tài khoản khác ngoài Exchange.
  4. 4
    Nhấp vào để chọn ô cạnh nội dung “Send Automatic Replies” (Gửi câu trả lời tự động). Khi bạn nhấp vào ô này, dấu tích sẽ hiện ra cho thấy rằng tùy chọn đã được bật.
    • Nếu bạn muốn chỉ định thời gian, hãy nhấp vào ô cạnh tùy chọn “Only send during this time range” (Chỉ gửi trong khoảng thời gian này), sau đó chọn thời điểm bắt đầu và kết thúc. Chẳng hạn, nếu bạn dự định đi du lịch trong hai tuần thì có thể chọn khoảng thời gian mà bạn sẽ nghỉ dưỡng để câu trả lời chỉ hoạt động vào lúc đó.
  5. 5
    Nhấp vào thẻ Inside my organization (Bên trong tổ chức của tôi). Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản trống và lớn.
  6. 6
    Nhập câu trả lời tự động mà bạn muốn nhắn cho những người đồng nghiệp cùng văn phòng hoặc công ty sẽ gửi email đến. Chỉ những địa chỉ có cùng tên miền (ví dụ: @wikiHow.com) mới nhận được tin nhắn mà bạn nhập vào đây.
  7. 7
    Nhấp vào thẻ Outside my organization (Bên ngoài tổ chức của tôi). Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản lớn chưa có nội dung.
  8. 8
    Nhập câu trả lời tự động mà bạn muốn nhắn cho những người ở bên ngoài tổ chức sẽ gửi email cho bạn. Chẳng hạn, bạn có thể nhập tin nhắn giải thích rằng bạn đang nghỉ, đồng thời chuyển các câu hỏi và thắc mắc đến liên hệ khác trong văn phòng. Chỉ những email được gửi từ địa chỉ có tên miền khác với của bạn mới thấy được thông điệp này.
    • Sẽ có khung thả xuống để bạn chọn phông chữ và kích thước, cũng như các nút chức năng dành cho việc định dạng văn bản tin nhắn.
  9. 9
    Nhấp vào OK. Những cá nhân gửi email đến trong lúc bạn vắng mặt đều sẽ nhận được câu trả lời tự động đã tạo sẵn. Nếu bạn không chọn khoảng thời gian thì câu trả lời tự động sẽ được gửi cho đến khi bạn tắt tính năng này.[1]

2
Trên Outlook 2007

  1. 1
    Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường nằm trong Start Menu.
  2. 2
    Nhấp vào Out of Office Assistant (Trợ lý vắng mặt) trong thẻ Tools (Công cụ). Thẻ Tools thuộc thanh trình đơn nằm dọc phía trên bên trái cửa sổ chương trình. Hộp thoại Out of Office Assistant sẽ mở ra.
    • Nếu tùy chọn này không khả dụng thì có khả năng tài khoản của bạn không phải loại Exchange. Hãy tiến hành theo phương pháp trong bài viết này để bật câu trả lời tự động đối với những tài khoản khác ngoài exchange.
  3. 3
    Nhấp vào để chọn hình tròn cạnh nội dung “Send Out of Office auto-replies” (Gửi tin nhắn vắng mặt).
    • Nếu bạn muốn chỉ định thời gian, hãy nhấp vào ô cạnh tùy chọn “Only send during this time range” (Chỉ gửi trong khoảng thời gian này), sau đó chọn thời điểm bắt đầu và kết thúc. Chẳng hạn, nếu bạn dự định đi du lịch trong hai tuần thì có thể chọn khoảng thời gian mà bạn sẽ nghỉ dưỡng để câu trả lời chỉ hoạt động vào lúc đó.
  4. 4
    Nhấp vào thẻ Inside my organization. Tùy chọn này nằm bên trên khung văn bản trống và lớn.
  5. 5
    Nhập câu trả lời tự động mà bạn muốn nhắn cho những người đồng nghiệp cùng văn phòng hoặc công ty sẽ gửi email đến. Chỉ những địa chỉ có cùng tên miền (ví dụ: @wikiHow.com) mới nhận được tin nhắn mà bạn nhập vào đây. Chẳng hạn, bạn có thể giải thích rằng mình đang nghỉ phép và người quản lý sẽ thay bạn xử lý công việc trong thời gian này.
  6. 6
    Nhấp vào thẻ Outside my organization. Tùy chọn này nằm phía trên khung văn bản lớn và đang trống.
  7. 7
    Nhập câu trả lời tự động mà bạn muốn nhắn cho những người ở bên ngoài tổ chức sẽ gửi email cho bạn. Chẳng hạn, bạn có thể nhập tin nhắn giải thích rằng bạn đang nghỉ, đồng thời chuyển các câu hỏi và thắc mắc đến liên hệ khác trong văn phòng. Chỉ những email được gửi từ địa chỉ có tên miền khác với của bạn mới thấy được thông điệp này.
    • Sẽ có khung thả xuống để bạn chọn phông chữ và kích thước, cũng như các nút chức năng dành cho việc định dạng văn bản tin nhắn.
  8. 8
    Nhấp vào OK. Những cá nhân gửi email đến trong lúc bạn vắng mặt đều sẽ nhận được câu trả lời tự động đã tạo sẵn. Nếu bạn không chọn khoảng thời gian thì câu trả lời tự động sẽ được gửi cho đến khi bạn tắt tính năng này.[2]

3
Trên Outlook 2003

  1. 1
    Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường nằm trong Start Menu.
  2. 2
    Nhấp vào Out of Office Assistant trong thẻ Tools. Thẻ Tools thuộc thanh trình đơn nằm dọc phía trên bên trái cửa sổ chương trình. Hộp thoại Out of Office Assistant sẽ mở ra.
    • Nếu tùy chọn này không khả dụng thì có khả năng tài khoản của bạn không phải loại Exchange. Hãy tiến hành theo phương pháp trong bài viết này để bật câu trả lời tự động đối với những tài khoản khác ngoài exchange.
  3. 3
    Nhấp vào để chọn vòng tròn cạnh nội dung “I am currently Out of the Office” (Tôi hiện đang vắng mặt).
  4. 4
    Nhập tin nhắn vào khung văn bản. Những cá nhân gửi email đến trong thời gian tới sẽ nhận được câu trả lời này chỉ một lần cho đến khi bạn trở lại văn phòng.
  5. 5
    Nhấp vào OK. Tất cả tổ chức gửi email cho bạn sẽ nhận được câu trả lời vắng mặt không thời hạn, hoặc cho đến khi bạn chọn “I am currently in the office” (Tôi đã trở lại văn phòng).[3]

4
Đối với tài khoản không phải Exchange

  1. 1
    Khởi chạy Microsoft Outlook trên máy tính cá nhân. Ứng dụng này thường nằm trong Start Menu.
  2. 2
    Nhấp vào New Email (Email mới) trong thẻ Home. Thẻ này nằm trong ruy-băng phía trên hộp thư đến, bên cạnh các thẻ File, Send/Receive, Folder, ViewGroups. Email trống sẽ mở ra.
  3. 3
    Chỉnh sửa mẫu email vắng mặt. Trước tiên, hãy để trống dòng To…CC….
    • Nhập chủ đề cho email, chẳng hạn như "Out of office" để mọi người biết rằng họ đang nhận được phản hồi tự động từ bạn.
    • Nhập câu trả lời mà bạn muốn tự động gửi đến những người sẽ gửi email cho bạn vào phần nội dung email. Thông điệp này sẽ được sử dụng làm mẫu “out-of-the-office”.
  4. 4
    Nhấp vào thẻ File và nhấp vào Save As. Hộp thoại “Save As” sẽ mở ra.
  5. 5
    Nhấp vào Outlook Template (Mẫu Outlook) từ trong trình đơn thả xuống “Save as type” (Lưu dưới dạng).
  6. 6
    Nhập tên cho mẫu tin nhắn, sau đó nhấp vào Save. Vậy là mẫu này có thể được sử dụng mỗi khi bạn vắng mặt thông qua email trên tài khoản Outlook cá nhân của bạn.
  7. 7
    Nhấp vào thẻ File và chọn Manage Rules and Alerts (Quản lý quy tắc và thông báo). Để mẫu tự động được gửi đến người dùng khác khi bạn vắng mặt, bạn cần tạo quy tắc để Outlook biết và tự động trả lời email bằng mẫu này.
  8. 8
    Nhấp vào New Rule (Quy tắc mới). Tùy chọn này nằm bên dưới thẻ Email Rules (Quy tắc email). Hộp thoại Rule Wizard sẽ bật lên và hướng dẫn bạn quá trình tạo quy tắc.
  9. 9
    Nhấp vào “Apply rules on messages I receive” ( Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được). Tùy chọn này nằm bên dưới tiêu đề “Start from a blank rule".
    • Nhấp vào Next (Tiếp theo) hai lần để tiến hành tạo quy tắc. Bạn cần nhấp vào Next trên trang gồm nhiều tùy chọn, nhưng hãy để trống các ô trong Step 1 và 2 để quy tắc hoạt động được.
  10. 10
    Nhấp vào ô cạnh dòng “reply using a specific template” (trả lời bằng mẫu cụ thể). Tùy chọn này nằm bên dưới tiêu đề “What do you want to do with the message?" (Bạn muốn làm gì với thông điệp này?)
  11. 11
    Nhấp vào liên kết "a specific template” ở Step 2. Một khung sẽ bật lên.
  12. 12
    Chọn “User Templates in File System” (Mẫu người dùng trong hệ thống tập tin) từ trình đơn thả xuống “Look In”.
    • Nhấp đúp vào mẫu mà bạn đã tạo trước đó để chọn làm tin nhắn trả lời tự động vắng mặt.
  13. 13
    Nhấp vào Next. Bạn sẽ được chuyển hướng đến bước cuối cùng trong trình tạo quy tắc Rules Wizard, tại đây chúng ta có thể đặt tên cho quy tắc, thiết lập ngoại lệ và xem lại.
    • Nhập tên cho quy tắc trả lời tự động mà bạn vừa tạo.
  14. 14
    Nhấp vào Finish (Xong). Từ bây giờ, bất kỳ người dùng nào gửi email cho bạn cũng sẽ nhận được câu trả lời tự động theo mẫu mà bạn đã tạo.[4]

Lời khuyên

  • Bạn có thể cân nhắc việc thêm ngày thực tế mà bạn không có ở văn phòng, cũng như những liên hệ thay thế vào tin nhắn trả lời tự động khi vắng mặt. Thông tin này sẽ giúp cho các cá nhân biết được khi nào thì họ có thể liên lạc lại với bạn và họ cần liên hệ với ai khi không có bạn ở đó.

Thông tin Bài viết

Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Chuyên mục: Máy tính

Ngôn ngữ khác:

English: Set Up Out of Office in Outlook, Português: Configurar o Assistente de Ausência Temporária no Outlook, Español: configurar el asistente para fuera de oficina en Outlook, العربية: ضبط مساعد خارج المكتب في بريد أوتلوك, Bahasa Indonesia: Mengatur Fitur Out of Office pada Outlook, Français: configurer un message d'absence automatique dans Microsoft Outlook, Deutsch: In Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten, 中文: 在Outlook中设置外出自动答复

Trang này đã được đọc 496 lần.
Bài viết này đã giúp ích cho bạn?