Cách để Thêm khung thả xuống trên Excel 2007

Khung thả xuống trong bảng tính Excel 2007 có thể đẩy nhanh quá trình nhập dữ liệu thông qua việc cung cấp cho người dùng danh sách các mục để chọn ra thay vì phải nhập thông tin mỗi lần. Khi bạn chèn khung thả xuống vào một ô trong bảng tính, ô này sẽ hiển thị dấu mũi tên. Người dùng sẽ nhập dữ liệu bằng cách nhấp vào dấu mũi tên rồi chọn mục mong muốn. Bạn có thể thiết lập khung thả xuống chỉ trong vài phút và điều này sẽ cải thiện đáng kể tốc độ nhập dữ liệu.

Các bước

1
Mở bảng tính mà bạn muốn thêm khung thả xuống.
2
Tạo danh sách các mục hiển thị trong khung thả xuống. Nhập dữ liệu vào theo thứ tự mà bạn muốn chúng hiển thị trong danh sách. Các mục cần được nhập vào một cột hoặc hàng và không chứa bất kỳ ô trống nào.
- Để tạo danh sách các mục mong muốn trên một bảng tính riêng, bạn nhấp vào tab của bảng tính cần nhập dữ liệu. Nhập rồi tô sáng dữ liệu sẽ hiển thị trong danh sách. Nhấp phải vào phạm vi ô được tô sáng rồi nhấp vào "Name a Range" (Đặt tên cho phạm vi) từ trong danh sách hiện ra. Nhập tên cho phạm vi vào ô "Name" rồi nhấp "OK". Sau đó bạn có để bảo vệ hoặc ẩn bảng tính để ngăn người dùng khác thay đổi danh sách này.
3
Nhấp vào ô mà bạn muốn đặt khung thả xuống.
4
Nhấp vào thẻ "Data" (Dữ liệu) trong ruy-băng Microsoft Excel 2007.
5
Nhấp vào nút "Data Validation" (Xác thực dữ liệu) từ trong nhóm công cụ dữ liệu "Data Tools". Hộp thoại "Data Validation" sẽ hiện ra.
6
Nhấp vào thẻ "Settings" (Cài đặt) và chọn "List" (Danh sách) từ trong khung danh sách thả xuống "Allow" (Cho phép).
7
Nhấp vào nút chuyển đổi ở cuối khung "Source" (Nguồn). Chọn danh sách các mục mà bạn muốn hiển thị trong khung thả xuống.
- Nếu bạn tạo phạm vi tên thì trong khung "Source", hãy nhập dấu bằng và tên của phạm vi đó.
8
Chọn hoặc bỏ đánh dấu ô "Ignore blank" (Bỏ qua ô trống), tùy vào việc bạn có cho phép ô chứa khung thả xuống được để trống hay không. Hãy đảm bảo rằng tùy chọn "In-cell dropdown" (Thả xuống trong ô) được đánh dấu.
9
Nhấp vào thẻ "Input Message" (Thông báo đầu vào) để hiển thị khung thông báo khi ô chứa khung thả xuống được nhấp vào. Bạn cần chắc chắn rằng ô "Show input message when cell is selected" (Hiển thị thông báo đàu vào khi ô được chọn) có dấu tích, sau đó nhập tiêu đề vào khung "Title:" và nội dung thông báo vào khung "Input message:".
10
Nhấp vào thẻ "Error Alert" (Thông báo lỗi) để hiển thị thông báo lỗi nếu dữ liệu được nhập vào ô chứa khung thả xuống không hợp lệ. Bạn cần đảm bảo rằng ô "Show error alert after invalid data is entered" (Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ) được đánh dấu. Để hiển thị cảnh báo hoặc thông tin nhưng không ngăn việc nhập dữ liệu không hợp lệ, hãy chọn "Warning" (Cảnh báo) hoặc "Information" (Thông tin) từ trong khung danh sách thả xuống "Style" (Kiểu). Để hiển thị thông báo và ngăn việc nhập dữ liệu không hợp lệ, bạn chọn "Stop" (Dừng) từ trong khung danh sách thả xuống "Style". Nhập tiêu đề vào mục "Title:" và nội dung thông báo lỗi mà bạn muốn hiển thị vào mục "Error message:".
11
Nhấp vào "OK" để lưu tiêu chí xác thực và tạo khung thả xuống.

Quảng cáo

Lời khuyên

Nếu mục danh sách khung thả xuống dài hơn so với ô chứa, bạn có thể thay đổi chiều rộng ô để hiển thị toàn bộ văn bản.
Để xóa khung hay danh sách thả xuống, bạn nhấp vào ô chứa khung/danh sách thả xuống. Nhấp vào thẻ "Data" trong ruy-băng Microsoft Excel 2007. Nhấp vào nút "Data Validation" trong nhóm công cụ "Data Tools". Nhấp vào thẻ "Settings", nhấp chọn nút "Clear All" (Xóa hết) rồi nhấp "OK."