Cách để Tạo danh sách thả xuống trên Excel

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng máy tính để tạo danh sách thả xuống trên trang tính Microsoft Excel. Tính năng này cho phép bạn tạo danh sách các mục để chọn, đồng thời chèn bộ chọn thả xuống vào bất kỳ ô trống nào trên trang tính. Tính năng khung thả xuống chỉ khả dụng trên Excel phiên bản máy tính.

Phần 1

Phần 1 của 2:
Tạo danh sách

1
Mở tập tin trang tính Excel mà bạn muốn chỉnh sửa. Bạn có thể tìm và nhấp đúp vào tập tin Excel đã lưu trên máy tính, hoặc mở Microsoft Excel và tạo bảng tính mới.
2
Nhập danh sách giá trị cho khung thả xuống. Bạn phải nhập các mục thả xuống vào từng ô riêng biệt, liên tiếp trong cùng một cột.
- Chẳng hạn, nếu muốn danh sách thả xuống bao gồm "New York", "Boston" và "Los Angeles", bạn có thể nhập "New York" vào ô A1, "Boston" vào ô A2 và "Los Angeles" vào ô A3.
3
Nhấp vào ô trống mà bạn muốn chèn khung thả xuống. Bạn có thể chèn danh sách thả xuống vào bất cứ ô trống nào trên trang tính.
4
Nhấp vào thẻ Data nằm trong ruy-băng thanh công cụ. Nút này nằm phía trên thanh công cụ ở đầu trang tính. Các công cụ về dữ liệu sẽ mở ra.
5
Nhấp vào nút Data Validation (Xác thực dữ liệu) nằm trong thanh công cụ "Data" (Dữ liệu). Nút này gồm hai biểu tượng ô riêng biệt với dấu tích màu xanh lá và dấu cấm màu đỏ. Một hộp thoại mới sẽ bật lên.
6
Nhấp vào khung thả xuống Allow (Cho phép) nằm trong hộp thoại "Data Validation" vừa bật lên. Trình đơn này thuộc thẻ "Settings" (Cài đặt) trên hộp thoại.
- Hộp thoại bật lên Data Validation sẽ tự động mở ra với thẻ Settings.
7
Chọn List (Danh sách) từ trong trình đơn thả xuống "Allow". Tùy chọn này sẽ cho phép bạn tạo danh sách trong ô trống được chọn.
8
Tích vào tùy chọn
In-cell dropdown. Khi đánh dấu tùy chọn này, bạn sẽ tạo ra danh sách thả xuống nằm trong ô đã chọn trên trang tính.
9
Tích vào tùy chọn
Ignore blank (không bắt buộc). Khi đánh dấu ô này, người dùng sẽ có thể để trống khung thả xuống mà không gặp phải thông báo lỗi.
- Nếu khung thả xuống mà bạn đang tạo là trường bắt buộc, bạn cần chắc chắn rằng ô này không được đánh dấu. Hoặc bạn có thể không tích vào.
10
Nhấp vào khung văn bản bên dưới mục "Source" (Nguồn) trên hộp thoại bật lên. Bạn có thể chọn danh sách giá trị muốn chèn vào khung thả xuống ở đây.
11
Chọn danh sách giá trị cho khung thả xuống trên trang tính. Sử dụng chuột để chọn danh sách giá trị mà bạn muốn chèn vào khung thả xuống trên trang tính.
- Chẳng hạn, nếu đã có dữ liệu "New York", "Boston" và "Los Angeles" trong ô A1, A2 và A3, bạn cần chọn phạm vi ô từ A1 đến A3.
- Hoặc bạn có thể nhập thủ công các giá trị của danh sách thả xuống vào khung "Source" ở đây. Trong trường hợp này, bạn cần chắc chắn phân tách từng mục riêng bằng dấu phẩy.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 2:
Tùy chỉnh danh sách thuộc tính

1
Nhấp vào thẻ Input Message nằm đầu cửa sổ hộp thoại "Data Validation" bật lên. Thẻ này cho phép bạn tạo thông báo bật lên hiển thị cạnh danh sách thả xuống.
2
Tích vào tùy chọn
Show input message.... Tùy chọn này cho phép bạn hiển thị một thông báo bật lên nhỏ nếu khung thả xuống được chọn.
- Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo bật lên thì không cần đánh dấu ô đó.
3
Nhập "Title" (Tiêu đề) và "Input Message" (Thông báo nhập). Bạn có thể sử dụng vùng này để giải thích, mô tả hoặc cung cấp thêm thông tin về danh sách thả xuống.
- Thông báo nhập và tiêu đề mà bạn gõ vào đây sẽ hiển thị trong một thông báo nhỏ màu vàng bật lên bên cạnh khung thả xuống khi ô chứa danh sách được chọn.
4
Nhấp vào thẻ Error Alert (Thông báo lỗi) ở đầu hộp thoại. Thẻ này cho phép thông báo lỗi bật lên mỗi khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào ô thả xuống.
5
Tích vào tùy chọn
Show error alert... (Hiển thị chuông báo lỗi). Khi tùy chọn này được đánh dấu, thông báo lỗi sẽ bật lên khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô thả xuống.
- Nếu không muốn thông báo lỗi bật lên thì bạn đừng chọn ô này.
6
Chọn kiểu lỗi trong khung thả xuống Style. Bạn có thể chọn trong số Stop, Warning và Information ở đây.
- Tùy chọn Stop sẽ hiển thị cửa sổ bật lên cùng với thông báo lỗi, điều này ngăn người dùng nhập dữ liệu không nằm trong danh sách thả xuống.
- Các tùy chọn Warning và Information không ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ nhưng sẽ hiển thị thông báo lỗi cùng dấu "!" màu vàng hoặc chữ "i" màu xanh.
7
Nhập nội dung "Title" và "Error message" tùy chỉnh (không bắt buộc). Tiêu đề và thông báo lỗi tùy chỉnh sẽ bật lên khi dữ liệu không hợp lệ được nhập vào ô thả xuống.
- Bạn có thể để trống các trường này. Khi đó, tiêu đề và thông báo lỗi mặc định sẽ là mẫu lỗi chung của Microsoft Excel.
- Mẫu lỗi mặc định có tiêu đề "Microsoft Excel" và và thông báo "The value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell" (Giá trị bạn đã nhập không hợp lệ. Người dùng có các giá trị hạn chế có thể được nhập vào ô này).^{[1]
  X
  Nguồn nghiên cứu}
8
Nhấp vào nút OK trong hộp thoại "Data Validation" bật lên. Danh sách thả xuống sẽ được tạo và chèn vào ô mà bạn đã chọn.

Quảng cáo

Lời khuyên

Sau khi tạo xong danh sách thả xuống, hãy mở danh sách thả xuống để chắc chắn rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đúng cách. Trong một số trường hợp, có thể bạn cần mở rộng ô để hiển thị toàn bộ các mục.
Khi nhập các mục cho danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống. Chẳng hạn, bạn có thể nhập dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái để người dùng dễ tìm các mục hoặc giá trị hơn.

Cảnh báo

Bạn sẽ không thể truy cập trình đơn "Data Validation" nếu trang tính được bảo vệ hoặc chia sẻ. Trong trường hợp này, bạn cần gỡ lớp bảo vệ hoặc hủy chia sẻ tài liệu, sau đó thử truy cập lại trình đơn Data Validation.^{[2]
X
Nguồn nghiên cứu}