Cách để Tạo cơ sở dữ liệu từ bảng tính Excel

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

Đây là bài viết hướng dẫn cách tạo cơ sở dữ liệu bằng dữ liệu từ bảng tính Microsoft Excel thông qua việc nhập dữ liệu trực tiếp vào Access - phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của Microsoft, hoặc bằng việc xuất dữ liệu Excel thành định dạng phù hợp với hầu hết phần mềm cơ sở dữ liệu. Microsoft Access là một chương trình trong bộ phần mềm Microsoft Office và chỉ có trên Windows.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 2:

Sử dụng Microsoft Access

1
Mở Microsoft Access. Đó là ứng dụng màu đỏ với biểu tượng chữ A. Thao tác này mở ra trang biểu mẫu của Access.
- Access được thiết kế để sử dụng cùng Excel và được tích hợp với Excel trong bộ Microsoft Office Professional chỉ có trên Windows.
2
Nhấp vào Blank database (Cơ sở dữ liệu mới). Đây là lựa chọn ở phía trên góc trái cửa sổ.
- Nếu bạn muốn sử dụng biểu mẫu khác để tạo cơ sở dữ liệu Access, cứ thoải mái chọn biểu mẫu mà bạn thích.
3
Nhấp vào Create (Tạo) khi được hỏi. Lựa chọn này ở bên dưới góc phải cửa sổ đang hiển thị. Cơ sở dữ liệu Access sẽ mở ra sau thao tác này.
4
Nhấp vào thẻ External Data (Dữ liệu bên ngoài). Đây là thẻ trong thanh trình đơn ở phía trên cửa sổ Access.
5
Nhấp vào Saved Imports (Dữ liệu nhập đã lưu). Bạn sẽ tìm được lựa chọn này ở phần ngoài cùng bên trái thanh công cụ External Data. Một trình đơn liền hiển thị tại đây.
6
Chọn File (Tệp). Đây là lựa chọn trong trình đơn đang hiển thị. Khi bạn nhấp vào đây, một trình đơn khác liền xuất hiện.
7
Nhấp vào Excel. Lựa chọn này có trong trình đơn vừa hiển thị. Cửa sổ nhập dữ liệu sẽ mở ra sau cú nhấp chuột.
8
Nhấp vào Browse (Duyệt) ở phía trên góc phải cửa sổ.
9
Chọn bảng tính Excel. Truy cập thư mục lưu bảng tính Excel của bạn, rồi nhấp vào bảng tính Excel mà bạn muốn mở.
10
Nhấp vào Open (Mở). Đây là lựa chọn ở bên dưới góc phải cửa sổ.
11
Chọn cách truyền dữ liệu. Nhấp vào nút tròn bên trái một trong các lựa chọn sau:
- Import the source data into a new table in the current database (Nhập dữ liệu nguồn vào bảng mới trong cơ sở dữ liệu hiện tại) - Nhấp vào lựa chọn này nếu bạn đã tạo cơ sở dữ liệu mới không có bảng hoặc nếu bạn muốn thêm bảng mới vào cơ sở dữ liệu có sẵn. Bằng cách tạo bảng mới, bạn có thể chỉnh sửa thông tin trong Access.
- Append a copy of the records to the table (Thêm bản sao của các bản ghi vào bảng) - Nhấp vào lựa chọn này nếu bạn sử dụng cơ sở dữ liệu có sẵn và muốn thêm dữ liệu vào một bảng trong cơ sở dữ liệu. Bằng cách thêm bảng có sẵn, bạn có thể chỉnh sửa thông tin trong Access.
- Link to the data source by creating a linked table (Liên kết với dữ liệu nguồn bằng cách tạo bảng liên kết) - Nhấp vào lựa chọn này để tạo đường dẫn trong cơ sở dữ liệu và bạn có thể mở cơ sở dữ liệu Excel trong Excel. Với phương pháp này, bạn không thể chỉnh sửa thông tin trong Access.
12
Nhấp vào OK. Nút này hiển thị ở bên dưới cửa sổ.
13
Chọn trang tính. Tại phần phía trên cửa sổ, bạn sẽ nhấp vào tên của bảng tính cần nhập từ tài liệu Excel đã chọn.
- Theo mặc định, mỗi tập tin Excel có ba bảng tính được đặt tên "Sheet 1", "Sheet 2" và "Sheet 3". Bạn chỉ có thể nhập lần lượt từng bảng tính; nếu cả ba bảng tính đều có thông tin, bạn sẽ nhập một bảng tính trước, rồi trở về thẻ "External Data" và lặp lại tất cả các bước tương tự để nhập bảng tính còn lại.
- Bạn có thể xóa, thêm và chỉnh sửa tên của các bảng tính này trong Excel, và mọi thay đổi mà bạn thực hiện sẽ hiển thị trong cơ sở dữ liệu Access.
14
Nhấp vào Next (Tiếp tục). Đây là nút bên dưới góc phải cửa sổ.
15
Bật tiêu đề cột. Đánh dấu vào ô "First Row Contains Column Headings" (Dòng đầu tiên chứa tiêu đề cột) nếu bảng tính Excel của bạn có tiêu đề cột tại dòng đầu tiên (chẳng hạn như dòng A).
- Bỏ chọn ô này nếu bạn muốn Access tạo tiêu đề cột.
16
Nhấp vào Next.
17
Chỉnh sửa cột và trường của bảng tính nếu cần. Nếu bạn muốn nhập toàn bộ các trường trong bảng tính mà không cần thực hiện thay đổi nào khác, hãy bỏ qua bước này:
- Để chỉnh sửa một trường, bạn sẽ nhấp vào tiêu đề cột cần thay đổi, rồi chỉnh sửa tên trường, loại dữ liệu, và/hoặc chọn thêm hay không thêm vào mục lục.
- Nếu bạn không muốn nhập trường nào đó, hãy nhấp vào ô "Do Not Import Field (Skip)" (Không nhập trường (Bỏ qua).
18
Nhấp vào Next.
19
Đặt khóa chính cho cơ sở dữ liệu. Để có kết quả tốt nhất, bạn cứ giữ nguyên thiết lập mặc định tại đây và cho phép Access tự đặt khóa chính.
- Bạn cũng có thể tự đặt khóa của riêng mình bằng cách đánh dấu vào ô "Choose my own primary key" (Chọn khóa chính của tôi) và nhập thông tin vào trường bên cạnh lựa chọn đó, hoặc bạn có thể chọn "No primary key" (Không đặt khóa chính), nhưng lựa chọn này không được khuyên dùng.
20
Nhấp vào Next.
21
Thêm tên. Nhập tên cho bảng tính tại trường "Import to Table" (Nhập vào bảng).
- Bỏ qua bước này nếu bạn muốn dùng tên mặc định của cơ sở dữ liệu.
22
Nhấp vào Finish (Hoàn tất). Đây là lựa chọn ở bên dưới góc phải cửa sổ.
23
Nhấp vào Close (Đóng). Lựa chọn này ở bên dưới góc phải cửa sổ. Đây là thao tác đóng cửa sổ nhập dữ liệu và tạo cơ sở dữ liệu của bạn.
- Trước tiên bạn có thể đánh dấu vào ô "Save import steps" (Lưu các bước nhập) nếu bạn muốn đảm bảo Access nhớ các thiết lập cho cơ sở dữ liệu này.
Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 2:

Sử dụng phần mềm cơ sở dữ liệu của bên thứ ba

1
Mở tài liệu Excel. Nhấp đúp vào tài liệu Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành cơ sở dữ liệu.
- Nếu bạn chưa tạo tài liệu, hãy mở Excel, nhấp vào Blank workbook (Tài liệu mới) và tạo tài liệu trước khi tiếp tục.
2
Nhấp vào File (Tệp). Đây là lựa chọn trong thanh trình đơn ở phía trên cửa sổ Excel (trên Windows) hoặc ở phía trên màn hình (trên Mac).
3
Nhấp vào Save As (Lưu dưới dạng). Bạn sẽ thấy lựa chọn này trong trình đơn File.
4
Nhấp đúp vào This PC (Máy tính này). Đây là lựa chọn ở giữa trang.
- Bỏ qua bước này trên Mac.
5
Chọn một định dạng tập tin. Nhấp vào khung lựa chọn "Save as type" (Lưu dưới dạng) trên Windows hoặc "File Format" (Định dạng tập tin) trên Mac, rồi chọn một trong các lựa chọn sau:
- Nếu bạn dùng ứng dụng cơ sở dữ liệu dành cho máy tính, hãy nhấp vào định dạng .CSV (giá trị phân cách bằng dấu phẩy).
- Nếu dùng ứng dụng cơ sở dữ liệu dạng trang web, bạn sẽ nhấp vào định dạng .XML.
  - Nếu tài liệu Excel của bạn không có dữ liệu XML, bạn không thể chọn XML.
6
Nhấp vào Save (Lưu). Đây là nút ở cuối cửa sổ. Thao tác này sẽ lưu tài liệu của bạn bằng cách sử dụng các tùy chỉnh đã chọn.
7
Tạo cơ sở dữ liệu mới trong ứng dụng cơ sở dữ liệu. Quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng mà bạn dùng, nhưng thường thì bạn sẽ mở ứng dụng, nhấp vào New (Mới) hoặc File > New, và thực hiện theo hướng dẫn trên màn hình.
8
Tìm nút Import… (Nhập). Lựa chọn này thường được tìm thấy trong phần File, nhưng vị trí có thể khác nhau tùy theo từng ứng dụng.
9
Chọn tập tin Excel. Tìm và nhấp đúp vào tập tin mà bạn đã xuất từ Excel.
10
Thực hiện theo yêu cầu của ứng dụng cơ sở dữ liệu để nhập dữ liệu.
11
Lưu cơ sở dữ liệu. Bạn thường có thể mở trình đơn "Save" bằng cách ấn Ctrl+S (trên Windows) hoặc ⌘ Command+S (trên Mac).

Quảng cáo

Lời khuyên

Bạn có thể dùng các trang web cơ sở dữ liệu trực tuyến để tạo cơ sở dữ liệu miễn phí, nhưng bạn phải tạo tài khoản để sử dụng các dịch vụ này.
Nếu không có phần mềm cơ sở dữ liệu với chức năng đầy đủ, bạn cần một chương trình khác để mở tập tin cơ sở dữ liệu trên máy tính Windows hoặc Mac.