Cách để Tính Chi phí Hoạt động Chung

Trong bài viết này:Nhận diện Chi phí Hoạt động chungHiểu sâu hơn Chi phí Hoạt động chungSử dụng Chi phí Hoạt động chung để Cải thiện Hoạt động Kinh doanhTham khảo

Chi phí hoạt động chung là chi phí mà bạn phải bỏ ra để vận hành hoạt động kinh doanh bất kể công ty đang có rất nhiều đơn hàng hay hoạt động cầm chừng. Quản lý tốt chi phí hoạt động chung sẽ giúp doanh nghiệp có được mức giá đầu ra tốt hơn cho sản phẩm/dịch vụ của mình, đồng thời sẽ chỉ ra những cách doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và sắp xếp lại mô hình kinh doanh. Tuy nhiên, những lợi ích này chỉ đến từ nhân viên kế toán ghi chép cẩn thận, cần mẫn. Vì vậy hãy đọc tiếp để tìm ra cách tốt nhất tính chi phí hoạt động chung.

1
Nhận diện Chi phí Hoạt động chung

  1. 1
    Hãy hiểu rằng chi phí hoạt động chung là những chi phi không liên quan trực tiếp đến sản phẩm của bạn. chi phí hoạt động chung còn được gọi là chi phí gián tiếp. Các chi phí gián tiếp như tiền thuê, tiền lương cho nhân viên hành chính, chi phí sửa chữa máy móc và chi phí marketing, rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh và phải trải định kỳ thường xuyên.
    • Trong ví dụ của chúng tôi, các chi phí gián tiếp như chi phí bưu chính, bảo hiểm đều rất cần thiết cho hoạt động kinh doanh, nhưng không phải là chi phí trực tiếp tạo ra sản phẩm.
    • Khi tính toán chi phí hoạt động chung, luôn cân nhắc xem thứ gì được coi là chi phí cố định hoặc chi phí biến đổi. Chi phí cố định là những con số không thay đổi, còn chi phí biến đối là những con số thay đổi theo hoạt động của công ty và mức độ sản xuất.[1]
  2. 2
    Hãy lưu ý rằng chi phí trực tiếp là chi phí tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Những chi phí này sẽ biến động dựa trên nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm của bạn và giá thị trường của những nguyên liệu đầu vào. Nếu bạn mở một cửa hàng bánh mỳ, chi phí trực tiếp sẽ là tiền lương và nguyên liệu. Nếu bạn mở một phòng khám, chi phí trực tiếp là tiền lương của bác sỹ, ống nghe,v.v..
    • Chi phí trực tiếp phổ biến nhất, như mô tả ở trên, là chi phí tiền lương và nguyên vật liệu.
    • Nói một cách đơn giản, chi phí trực tiếp được trả cho những thứ nằm trên dây chuyền sản xuất trong khi chi phí gián tiếp trả cho “chính” dây chuyền sản xuất.
  3. 3
    Hãy tạo một danh sách liệt kê từng loại chi phí trong từng tháng, từng quý hoặc năm. Bạn có thể chọn các khoảng thời gian tùy theo ý thích và thông thường các công ty phân tích chi phí theo tháng.
    • Hãy cố định khoảng thời gian bạn chọn. Nếu bạn tính chi phí gián tiếp hàng tháng, bạn cũng sẽ phải tính chi phí trực tiếp hàng tháng.
    • Sử dụng các chương trình như QuickBooks, Excel hoặc Freshbooks để giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả và dễ dàng hơn.
    • Hãy khoan lo lắng về việc các chi phí sẽ được tính vào đâu. Bạn cần có một bức tranh chi phí tổng thể trước khi tính toán chi phí hoạt động chung.
  4. 4
    Bây giờ hãy tìm các chi phí hoạt động chung (chi phí gián tiếp). Các công ty đều phải trả các chi phí như: thuế, tiền thuê, tiền bảo hiểm, lệ phí cấp phép, chi phí tiện ích, chi phí kế toán và pháp lý, tiền lương của nhân viên hành chính, chi phí bảo trì thiết bị, v.v.. Hãy tìm kiếm tất cả các chi phí gián tiếp.
    • Hãy kiểm tra lại các báo cáo chi phí và hóa đơn trong quá khứ để chắc chắn rằng bạn không bỏ qua bất kỳ khoản chi phí nào.
    • Đừng quên các khoản chi phí định kỳ, như là chi phí xin mới giấy phép hoặc nộp hồ sơ. Tuy các chi phí này ít xuất hiện, chúng vẫn được tính là chi phí hoạt động chung.
  5. 5
    Sử dụng những chi phí cũ hay ước tính chúng nếu bạn chưa biết chi phí chính xác của bạn. Nếu bạn là một doanh nhân mới hoặc có nhiều khát khao, bạn nên làm một nghiên cứu đầy đủ về chi phí cung cấp, nhân lực và các chi phí chung tiềm tàng khác.
    • Nếu bạn còn những dữ liệu kế toán cũ, bạn có thể sử dụng và áp dụng cho kế hoạch chi phí của năm tới. Các con số trong kế hoạch thường giống nhau qua các năm trừ khi bạn có những thay đổi lớn trong kế hoạch kinh doanh của mình.
    • Lấy trung bình chi phí trong khoảng 3 đến 4 tháng để giảm thiểu ảnh hưởng các chi phí xảy ra bất thường.
  6. 6
    Phân chia các chi phí trong danh sách thành chi phí trực tiếp và gián tiếp dựa trên mô hình kinh doanh của bạn. Ngành nghề kinh doanh khác nhau sẽ có cách phân chia khác nhau và bạn cần tự quyết định việc phân chia này. Ví dụ, chi phí luật thường là chia phí sản xuất chung, nhưng chúng lại đóng góp trực tiếp vào hoạt động kinh doanh nếu bạn điều hành một công ty luật.
    • Nếu bạn vẫn cón bối rối với việc phân chia, hãy nghĩ chi phí hoạt động chung là những chi phí mà bạn vẫn phải trả dù cho bạn ngừng sản xuất ngay lập tức. Vậy những chi phí nào sẽ là chi phí chung?
    • Hãy cập nhật danh sách này mỗi khi bạn bắt gặp chi phí mới.
  7. 7
    Hãy cộng tất cả các chi phí gián tiếp lại với nhau để có được tổng chi phí hoạt động chung. Đây là chi phí bạn phải bỏ ra để duy trì được hoạt động kinh doanh. Trong ví dụ nêu trên, chi phí hoạt động chung ban đầu là $16,800. Đây là con số quan trọng khi bạn lập kế hoạch kinh doanh.

2
Hiểu sâu hơn Chi phí Hoạt động chung

  1. 1
    Hãy tính tỷ lệ phần trăm của chi phí hoạt động chung so với tổng chi phí. Tỷ lệ phần trăm đó chỉ ra công ty của bạn chi ra bao nhiêu để duy trì hoạt động và chi ra bao nhiêu để làm ra một sản phẩm. Vì vậy hãy tính tỷ lệ phần trăm:
    • Tiếp đến hãy chia chi phí gián tiếp cho chi phí trực tiếp. Trong ví dụ trên, tỷ lệ chi phí gián tiếp là 0.35 (16,800 / 48,000 = 0.35).
    • Nhân con số này với 100 chúng ta có được tỷ lệ phần trăm chi phí hoạt động chung. Ở đây ta có tỷ lệ là 35%
    • Điều đó có nghĩa là công ty của bạn bỏ ra 35% tổng chi phí vào các chi phí tư pháp, nhân viên hành chính, tiền thuê mặt bằng, v.v.. cho mỗi sản phẩm mà công ty sản xuất.
    • Chi phí hoạt động chung càng thấp, lợi nhuận càng lớn. Do đó, một tỷ lệ chi phí hoạt động chung thấp là một điều tốt.
  2. 2
    Tiếp đến hãy so sánh chi phí hoạt động chung của công ty bạn với các công ty khác. Giả định ở đây là các công ty chi trả chi phí trực tiếp tương đối giống nhau và công ty nào có tỷ lệ chi phí hoạt động chung thấp hơn sẽ kiếm được nhiều tiền hơn khi bán sản phẩm. Bằng cách giảm chi phí hoạt động chung, công ty của bạn có thể bán được sản phẩm với giá cạnh tranh hơn hoặc/và kiếm được lợi nhuận cao hơn. [2]

3
Sử dụng Chi phí Hoạt động chung để Cải thiện Hoạt động Kinh doanh

  1. 1
    Chia chi phí hoạt động chung cho chi phí lao động để xem bạn đang sử dụng các nguồn lực hiệu quả như thế nào. Nhân với 100 để có được tỷ lệ phần trăm chi phí hoạt động chung trên mỗi nhân viên.
    • Nếu tỷ lệ này thấp, điều đó nghĩa là công ty của bạn quản lý chi phí hiệu quả.
    • Nếu tỷ lệ cao, có thể công ty của bạn sử dụng quá nhiều nhân viên.
  2. 2
    Hãy tính tỷ lệ phần trăm doanh thu phải chi cho chi phí hoạt động chung. Chia chi phí hoạt động chung cho doanh thu, sau đó nhân với 100 để có được tỷ lệ phần trăm. Đây là cách đơn giản để biết được liệu bạn có đang bán đủ hàng hóa/dịch vụ để duy trì được hoạt động kinh doanh hay không.
    • Ví dụ, nếu công ty của tôi bán được doanh thu xà bông $100,000 một tháng và tôi phải trả $10,000 để duy trì hoạt động, thì tôi đang chi trả 10% doanh thu cho chi phí hoạt động chung.
    • Tỷ lệ này càng cao thì biên lợi nhuận càng thấp
  3. 3
    Hãy tìm cách cắt giảm hay quản lý chặt chẽ hơn các chi phí hoạt động chung nếu các tỷ lệ trên đang ở mức cao. Đây là một trong những lý do chính khiến cho bạn không kiếm được nhiều lợi nhuận. Bạn có thể đang trả quá nhiều tiền thuê hoặc có thể cần phải bán nhiều sản phẩm hơn để bù đắp chi phí hoạt động chung. Có thể, bạn đang có quá nhiều nhân viên và không quả lý chặt chẽ để nhân viên làm việc hiệu quả. Hãy dùng các tcon số này để phân tích sâu hơn nữa mô hình kinh doanh và tạo ra các thay đổi.
    • Tất cả các ngành nghề, công ty đều phải trả chi phí hoạt động chung nhưng những công ty quản lý chặt chẽ chi phí này sẽ thu được lợi nhuận cao hơn.
    • Tuy vậy, chi phí hoạt động chung cao không hoàn toàn mang lại kết quả tiêu cực. Nếu bạn chi trả tiền cho những thiết bị tốt hoặc để thoản mãn nhân viên, bạn có thể thu được năng suất lao động cao hơn và lợi nhuận cao hơn.

Lời khuyên

  • Nếu bạn đang tính chi phí hoạt động chung cho quá khứ thì bạn có thể dùng những con số có sẵn để tính toán. Nếu bạn muốn ước lượng chi phí hoạt động chung cho những năm tới, bạn cần dùng các con số trung bình để tính toán. Ví dụ, để tính các chi phí gián tiếp trong tương lai bạn cần số liệu của nhiều kỳ kế toán trong quá khứ và tính ra chi phí gián tiếp trung bình của từng khoản mục có thể phát sinh trong công ty trong thời gian tới. Tương tự như vậy, để tính chi phí trực tiếp trong tương lai, bạn cần ước lượng chi phí trung bình dựa trên số liệu quá khứ và hiện tại. Ví dụ, chi phí nhân công trực tiếp có thể được tính bằng cách nhân mức lương trung bình mỗi giờ làm việc với số giờ làm việc trung bình trong một giai đoạn nào đó. Kết quả có thể không chính xác khi áp dụng vào thực tế nhưng đây sẽ là một ước lượng gần đúng.
  • Theo dõi tỷ lệ chi phí hoạt động chung liên tục – theo từng tháng, quý, năm sẽ giúp giảm thiểu ảnh hưởng bởi các biến số phát sinh bởi chu kỳ, tâm lý mua hàng và độ sẵn có/chi phí của nguyên liệu thô.

Cảnh báo

  • Các bước chỉ dẫn ở trên được nêu ra nhằm giúp bạn phân tích các dữ liệu định lượng tốt hơn. Mỗi công ty có đặc điểm khác nhau, vì thế tối ưu hóa chi phí hoạt động chung không phải là môn khoa học chính xác.

Thông tin Bài viết

wikiHow là một trang "wiki", nghĩa là nhiều bài viết ở đây là nội dung của nhiều tác giả cùng viết nên. Để tạo ra bài viết này, 16 người, trong đó có một số người ẩn danh, đã thực hiện chỉnh sửa và cải thiện bài viết theo thời gian.

Chuyên mục: Kinh doanh | Tài chính và Kinh doanh

Ngôn ngữ khác:

English: Calculate Overhead, Español: calcular los gastos generales, Deutsch: Gemeinkosten berechnen, Italiano: Calcolare i Costi Indiretti di Produzione, 中文: 计算杂项开支, Português: Calcular Despesas Gerais, Français: calculer les taux de couts indirects, Bahasa Indonesia: Menghitung Biaya Overhead, Nederlands: Overheadkosten berekenen, 한국어: 간접비 계산하는 방법, العربية: حساب التكاليف الفوقية أو العامة, 日本語: 経費の計算, ไทย: คำนวณค่าใช้จ่ายการผลิต

Trang này đã được đọc 12.840 lần.
Bài viết này đã giúp ích cho bạn?