Cách để So sánh hai tập tin Excel

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách so sánh trực tiếp dữ liệu giữa hai tập tin Excel. Sau khi thao tác và so sánh thông tin, bạn có thể xem xét việc sử dụng Look Up, Index và Match để hỗ trợ phân tích.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 4:

Sử dụng tính năng View Side by Side của Excel

1
Mở bảng tính mà bạn cần so sánh. Bạn có thể tìm tập tin bằng cách mở Excel, nhấp vào File, nhấp Open rồi chọn hai bảng tính để so sánh từ trong trình đơn hiện ra.
- Đi đến thư mục mà bạn lưu bảng tính Excel, chọn và mở từng tập tin riêng.
2
Nhấp vào thẻ View (Chế độ xem). Sau khi mở một trong hai bảng tính, bạn có thể nhấp vào thẻ View ở phía trên chính giữa cửa sổ.
3
Nhấp vào View Side by Side (Chế độ xem cạnh bên). Tùy chọn này nằm trong nhóm Window trên thanh ruy-băng thuộc trình đơn View và có biểu tượng hai trang tính. Cả hai tập hợp trang tính sẽ được đưa vào cửa sổ nhỏ hơn và nằm theo chiều dọc.
- Có thể tùy chọn này sẽ không hiển thị rõ ràng bên dưới thẻ View nếu bạn chỉ mở một bảng tính trong Excel.
- Nếu có hai bảng tính đang mở thì Excel sẽ tự động chọn những tập tin này làm tài liệu để hiển thị ở chế độ song song.
4
Nhấp vào Arrange All (Sắp xếp tất cả). Cài đặt này cho phép bạn đổi hướng khi bảng tính hiển thị cạnh nhau.
- Trong trình đơn bật lên, bạn có thể chọn để bảng tính nằm ngang (Horizontal), dọc (Vertical), xếp tầng (Cascade) hoặc xếp gạch (Tiled).
5
Bật tính năng cuộn đồng bộ Synchronous Scrolling. Sau khi mở đồng thời hai tập hợp trang tính, hãy nhấp vào Synchronous Scrolling (nằm phía dưới tùy chọn View Side by Side) để có thể cuộn theo dòng trên cả hai tập tin và kiểm tra sự khác biệt về dữ liệu theo cách thủ công dễ dàng hơn.
6
Cuộn trên một bảng tính để màn hình cuộn qua cả hai tập tin. Sau khi tính năng Synchronous Scrolling được bật, bạn sẽ có thể cuộn trên cả hai bảng tính cùng lúc và so sánh dữ liệu một cách dễ dàng.

Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 4:

Sử dụng tính năng Lookup

1
Mở bảng tính mà bạn cần so sánh. Bạn có thể tìm tập tin bằng cách mở Excel, nhấp vào File, nhấp Open rồi chọn hai bảng tính để so sánh từ trong trình đơn hiện ra.
- Đi đến thư mục mà bạn lưu bảng tính Excel, chọn và mở từng tập tin riêng.
2
Quyết định ô mà bạn muốn người dùng sẽ nhấp vào để chọn. Đây là nơi sẽ hiển thị danh sách thả xuống sau đó.
3
Nhấp vào ô mà bạn chọn. Đường viền ô sẽ trở nên đậm hơn.
4
Nhấp vào thẻ DATA (Dữ liệu) trong thanh công cụ. Sau khi bạn nhấp vào đó, hãy chọn VALIDATION (Giá trị) trong trình đơn thả xuống. Một hộp thoại sẽ hiện ra.
- Trên Excel phiên bản cũ, thanh công cụ DATA sẽ bật lên sau khi bạn chọn thẻ DATA, đồng thời tùy chọn Validation sẽ được thay bằng Data Validation (Giá trị dữ liệu).
5
Nhấp vào List (Danh sách) từ trong danh sách ALLOW.
6
Nhấp vào nút có mũi tên màu đỏ. Bạn có thể tiến hành chọn nguồn (hay cột đầu tiên) mà sau đó sẽ được xử lý thành dữ liệu trong trình đơn thả xuống.
7
Chọn cột đầu tiên cho danh sách và nhấn Enter. Nhấp vào OK khi cửa sổ giá trị dữ liệu hiện ra. Tại đây có một khung với mũi tên bên cạnh, khung này sẽ thả xuống khi bạn nhấp vào mũi tên.
8
Chọn ô mà bạn muốn thông tin khác hiển thị.
9
Nhấp vào thẻ Insert (Chèn) và chọn Reference (Tùy chỉnh). Trên Excel phiên bản cũ, bạn có thể bỏ qua thao tác nhấp vào thẻ Insert mà chỉ cần chọn thẻ Functions (Tính năng) để hiển thị danh mục Lookup & Reference (Tra cứu & tùy chỉnh).
10
Chọn Lookup & Reference từ danh sách danh mục.
11
Tìm mục Lookup trong danh sách. Nhấp đúp vào đó, hộp thoại khác sẽ hiện ra và bạn có thể chọn OK.
12
Chọn ô chứa danh sách thả xuống ở dòng lookup_value.
13
Chọn cột đầu tiên của danh sách ở dòng Lookup_vector.
14
Chọn cột thứ hai của danh sách ở dòng Result_vector.
15
Chọn mục nào đó từ trình đơn thả xuống. Thông tin sẽ tự động thay đổi.

Quảng cáo

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 4:

Sử dụng XL Comparator

1
Mở trình duyệt web và truy cập https://www.xlcomparator.net. Website của XL Comparator sẽ mở ra, tại đây bạn sẽ có thể tải hai bảng tính Excel lên để so sánh.
2
Nhấp vào Choose File (Chọn tập tin). Một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn đi đến một trong hai tài liệu Excel cần so sánh. Hãy kiểm tra để chắc chắn rằng bạn chọn một tập tin cho cả hai trường.
3
Nhấp vào Next > để tiếp tục. Sau đó, thông báo sẽ bật lên đầu trang cho bạn biết rằng quá trình tải tập tin lên đã bắt đầu và tập tin dung lượng lớn có thể mất nhiều thời gian để xử lý. Hãy nhấp vào Ok để đóng thông báo này.
4
Chọn cột mà bạn muốn quét. Bên dưới tên mỗi tập tin là trình đơn thả xuống Select a column (Chọn cột). Hãy nhấp vào trình đơn thả xuống của từng tập tin để chọn cột mà bạn muốn tô sáng và so sánh.
- Tên cột sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào trình đơn thả xuống.
5
Chọn nội dung cho tập tin sau cùng. Có bốn tùy chọn với nút radio bên cạnh trong danh mục này, bạn cần chọn một trong số đó để làm hướng dẫn định dạng cho tài liệu kết quả.
6
Chọn tùy chọn để dễ dàng so sánh cột. Ở phần cuối của trình đơn so sánh là hai điều kiện để so sánh tài liệu: Ignore uppercase/lowercase (Bỏ qua chữ in hoa/in thường) và Ignore "spaces" before and after values (Bỏ qua khoảng cách trước và sau giá trị). Bạn cần tích vào cả hai ô trước khi tiếp tục.
7
Nhấp vào Next > để tiếp tục. Bạn sẽ được chuyển đến trang tải xuống tài liệu so sánh.
8
Tải xuống tài liệu so sánh. Sau khi bạn tải lên bảng tính và thiết lập thông số, tài liệu so sánh dữ liệu trong hai tập tin sẽ khả dụng để tải xuống. Hãy nhấp vào dòng Click here (Nhấp vào đây) được gạch dưới trong khung Download the comparison file (Tải tập tin so sánh xuống).
- Nếu muốn thực hiện phép so sánh khác, bạn có thể nhấp vào New comparison (Phép so sánh mới) ở góc dưới bên phải trang để bắt đầu lại quá trình tải tập tin lên.
Quảng cáo

Phương pháp 4

Phương pháp 4 của 4:

Truy cập trực tiếp tập tin Excel từ ô

1
Xác định vị trí tên trang tính và bảng tính.
- Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng ba ví dụ về tên và vị trí bảng tính như sau:
  - C:\Compare\Book1.xls (chứa trang tính tên “Sales 1999”)
  - C:\Compare\Book2.xls (chứa trang tính tên “Sales 2000”)
- Cả hai bảng tính đều có cột đầu tiên là “A” với tên sản phẩm, cột thứ hai là “B” với số lượng bán được mỗi năm. Hàng đầu tiên là tên của cột.
2
Tạo bảng tính so sánh. Chúng ta sẽ thao tác trên Book3.xls để tiến hành so sánh và tạo một cột chứa tên sản phẩm, cột còn lại thể hiện sự khác nhau của các sản phẩm này theo thời gian.
- C:\Compare\Book3.xls (chứa trang tính tên “Comparison”)
3
Đặt tiêu đề cho cột. Chỉ với “Book3.xls” đang mở, hãy nhấp vào ô “A1” và nhập:
- ='C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!A1
- Nếu bạn đang sử dụng thư mục khác thì thay “C:\Compare\” bằng đường dẫn đó. Nếu tên tập tin không phải là “Book1.xls”, hãy sửa lại bằng tên mà bạn đang sử dụng. Trường hợp tên trang tính cũng khác, bạn cần thay “Sales 1999” bằng tên hiện tại. Lưu ý: không mở tập tin mà bạn đang tham chiếu (“Book1.xls”) vì Excel có thể thay đổi tham chiếu mà bạn đang thêm nếu như tài liệu này được mở. Kết quả là ô đang được tô sáng sẽ có nội dung giống với ô mà bạn tham chiếu.
4
Kéo từ ô “A1” xuống hết danh sách sản phẩm. Nhấp vào ô vuông ở góc dưới bên phải ô “A1” và kéo xuống để sao chép toàn bộ tên sản phẩm.
5
Đặt tên cho cột thứ hai. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ gọi cột "B1" là “Difference”.
6
Ví dụ: để ước tính chênh lệch của từng sản phẩm, bạn cần nhập vào ô “B2” như sau:
- ='C:\Compare\[Book2.xls]Sales 2000'!B2-'C:\Compare\[Book1.xls]Sales 1999'!B2
- Bạn có thể thực hiện mọi thao tác Excel thông thường với ô tham chiếu của tập tin được tham chiếu.
7
Tương tự trước đó, hãy kéo hình vuông ở góc dưới xuống để nhận về tất cả chênh lệch.

Quảng cáo

Lời khuyên

Lưu ý quan trọng: bạn cần kiểm tra để chắc chắn rằng tất cả tập tin được tham chiếu đang đóng. Nếu có bất kỳ tập tin nào mở, Excel có thể ghi đè nội dung mà bạn nhập vào ô và khiến tập tin trở nên không thể truy cập sau đó (trừ khi bạn mở lại).