Cách để Sao chép công thức trong Excel

Trong bài viết này:Kéo để sao chép công thức vào nhiều ôDán để chép công thức vào nhiều ôSao chép công thức một cách chính xácSử dụng tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối

Không khó để sao chép công thức giữa các hàng và cột trong Excel. Dù vậy, không phải lúc nào bạn cũng sẽ nhận được kết quả mong muốn. Trong trường hợp đó, hay những lúc gặp lỗi #REF và/hoặc DIV0 đáng chán, bạn sẽ phải đọc thêm về tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối để xác định xem mình đã sai ở đâu. May mắn là bạn sẽ không phải điều chỉnh từng ô một trong bảng tính 5,000 dòng để có thể chép và dán lại. Có những cách rất dễ để cập nhật tự động công thức dựa trên vị trí của chúng hay sao chép chính xác mà không cần phải thay đổi bất kỳ giá trị nào.

1
Kéo để sao chép công thức vào nhiều ô

  1. 1
    Nhập công thức vào một ô. Công thức nào cũng bắt đầu với dấu = rồi đến hàm hay thuật toán mà bạn muốn sử dụng. Ở đây, chúng ta sẽ dùng một bảng tính đơn giản làm ví dụ và tiến hành cộng hai cột A và B với nhau:


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 10 9 =A1+B1
    hàng 2 20 8
    hàng 3 30 7
    hàng 4 40 6
  2. 2
    Nhấn enter để tính công thức. Khi bạn nhấn phím enter, công thức sẽ được nhập và tính toán. Dù chỉ hiển thị kết quả cuối cùng (19) nhưng thực chất, bảng tính vẫn lưu giữ công thức của bạn.


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 10 9 19
    hàng 2 20 8
    hàng 3 30 7
    hàng 4 40 6
  3. 3
    Nhấp vào góc dưới bên phải của ô gốc. Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô mà bạn vừa soạn thảo. Con trỏ sẽ biến thành dấu + in đậm.[1]
  4. 4
    Nhấn giữ và kéo chuột dọc theo cột hay hàng mà bạn muốn chép lại công thức từ ô gốc. Ấn giữ chuột máy tính và kéo con trỏ xuống, dọc theo cột hoặc sang ngang, theo hàng mà bạn muốn chỉnh sửa công thức (vùng được đánh dấu). Công thức mà bạn đã nhập trước đó sẽ được nhập tự động vào các ô mà bạn vừa đánh dấu. Tham chiếu ô tương đối sẽ tự động cập nhật dựa trên các ô có cùng vị trí tương đối. Công thức được sử dụng và các kết quả được hiển thị trong bảng tính ví dụ của chúng ta sẽ như sau:


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 10 9 =A1+B1
    hàng 2 20 8 =A2+B2
    hàng 3 30 7 =A3+B3
    hàng 4 40 6 =A4+B4


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 10 9 19
    hàng 2 20 8 28
    hàng 3 30 7 37
    hàng 4 40 6 46
  5. 5
    Nhấp đúp vào dấu cộng để điền công thức hết cột. Thay vì nhấn giữ chuột và kéo, bạn có thể đưa chuột đến góc dưới bên phải và nhấp đúp khi con trỏ biến thành dấu +. Lúc này, công thức sẽ tự động được chép vào tất cả các ô trong cột. [2]
    • Excel sẽ dừng điền vào cột khi gặp phải một ô trống. Do đó, khi có khoảng trống trong dữ liệu tham chiếu, bạn sẽ phải lặp lại bước này để điền tiếp phần cột bên dưới khoảng trống đó.

2
Dán để chép công thức vào nhiều ô

  1. 1
    Nhập công thức vào một ô. Với bất kỳ công thức nào, bạn cũng cần bắt đầu với dấu = rồi sử dụng hàm hay thuật toán mà bạn muốn. Ở đây, chúng ta sẽ dùng một bảng tính ví dụ đơn giản và tiến hành cộng hai cột A và cột B với nhau:


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 10 9 =A1+B1
    hàng 2 20 8
    hàng 3 30 7
    hàng 4 40 6
  2. 2
    Nhấn enter để Excel tiến hành tính toán công thức. Khi bạn nhấn phím enter, công thức sẽ được nhập và tính toán. Dù chỉ hiển thị kết quả (19) nhưng bảng tính vẫn lưu giữ công thức của bạn.


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 10 9 19
    hàng 2 20 8
    hàng 3 30 7
    hàng 4 40 6
  3. 3
    Nhấp vào và sao chép ô chứa công thức gốc (CTRL+C).
  4. 4
    Chọn những ô mà bạn muốn chép lại công thức trên. Nhấp vào một ô và dùng chuột hay phím mũi tên để kéo lên/kéo xuống. Không giống như phương pháp kéo góc, các ô mà bạn muốn chép lại công thức không cần phải nằm gần ô gốc.
  5. 5
    Dán (CTRL+V).

3
Sao chép công thức một cách chính xác

  1. 1
    Bạn có thể sử dụng phương pháp này để sao chép nhanh một công thức mà không cần phải thay đổi tham chiếu ô. Đôi khi, bảng tính lớn của bạn chứa đầy công thức, và bạn chỉ muốn sao chép chúng một cách chính xác. Việc chuyển mọi thứ sang tham chiếu ô tuyệt đối (được miêu tả ở phần về tham chiếu ô) chẳng thú vị chút nào, đặc biệt là khi phải chuyển ngược trở lại sau khi xong việc. Hãy dùng phương pháp này để nhanh chóng chuyển công thức sử dụng tham chiếu ô tương đối ở những nơi khác mà không làm thay đổi các tham chiếu đó.[3] Trong bảng tính ví dụ của chúng ta, cột C cần được chép sang cột D:


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C Cột D
    hàng 1 944 Ếch =A1/2
    hàng 2 636 Cóc =A2/2
    hàng 3 712 Thạch sùng =A3/2
    hàng 4 690 Rắn =A4/2
    • Nếu chỉ muốn chép công thức trong một ô, hãy chuyển đến bước cuối cùng ("Thử dùng những phương pháp khác") của phần này.
  2. 2
    Mở cửa sổ Find (Tìm kiếm). Trong hầu hết phiên bản Excel, bạn có thể tìm cửa sổ này bằng cách nhấn thẻ Home (Trang chủ) ở đầu cửa sổ Excel rồi nhấp vào mục Find & Select (Tìm & Chọn) trong phần "Editing" (Soạn thảo) của thẻ đó.[4] Bạn cũng có thể dùng phím tắt CTRL F.
  3. 3
    Tìm và thay thế dấu "=" bằng một ký tự khác. Nhập "=", nhấn "Find All" (Tìm toàn bộ) rồi nhập ký tự khác vào hộp "Replace with" (Thay bằng). Mọi công thức (luôn bắt đầu với dấu =) sẽ tự động được chuyển thành chuỗi ký tự bắt đầu bằng ký tự nào đó. Hãy luôn dùng ký tự chưa có trong bảng tính của bạn. Chẳng hạn như, thay bằng # hoặc &, hay một chuỗi ký tự dài hơn, chẳng hạn như ##&.


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C Cột D
    hàng 1 944 Frogs ##&A1/2
    hàng 2 636 Toads ##&A2/2
    hàng 3 712 Newts ##&A3/2
    hàng 4 690 Snakes ##&A4/2
    • Đừng dùng * hay ? bởi chúng sẽ khiến các bước sau trở nên khó khăn hơn.
  4. 4
    Chép và dán các ô. Lúc này, bạn có thể chọn bất kỳ ô nào mà bạn muốn sao chép lại và dán chúng vào nơi khác. Bởi không còn được Excel hiểu như là các công thức, lúc này, bạn có thể chép chính xác những ô trên.


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C Cột D
    hàng 1 944 Ếch ##&A1/2 ##&A1/2
    hàng 2 636 Cóc ##&A2/2 ##&A2/2
    hàng 3 712 Thạch sùng ##&A3/2 ##&A3/2
    hàng 4 690 Rắn ##&A4/2 ##&A4/2
  5. 5
    Lại dùng tính năng Find & Replace để đổi lại như cũ. Giờ, khi đã có công thức ở những nơi mong muốn, lúc này bạn có thể dùng "Find all" và "Replace with" để đổi ngược lại. Trong bảng tính ví dụ, chúng ta sẽ tìm chuỗi ký tự "##&", thay nó bằng dấu "=" để các ô một lần nữa lại là công thức và có thể tiếp tục chỉnh sửa bảng tính như bình thường:


    Bảng tính ví dụ
    Cột A Cột B Cột C Cột D
    hàng 1 944 Ếch =A1/2 =A1/2
    hàng 2 636 Cóc =A2/2 =A2/2
    hàng 3 712 Thạch sùng =A3/2 =A3/2
    hàng 4 690 Rắn =A4/2 =A4/2
  6. 6
    Thử dùng những phương pháp khác. Nếu vì lý do nào đó, phương pháp ở trên không hiệu quả hoặc nếu lo ngại rằng nội dung khác trong ô có thể sẽ vô tình bị thay đổi bởi tùy chọn "Replace all" thì vẫn còn một vài cách khác cho bạn:
    • Để chép công thức của một ô mà không làm thay đổi các tham chiếu, hãy chọn ô đó, chép công thức được hiển thị trên thanh công thức nằm gần đầu của sổ (chứ không phải ở chính ô đó). Nhấn esc để đóng thanh công thức rồi dán công thức vào nơi mà bạn muốn dùng lại nó.[5]
    • Nhấn Ctrl` (thường nằm trên cùng một phím với ~) để chuyển bảng tính sang chế độ hiển thị công thức. Sao chép công thức và dán chúng vào trình soạn thảo văn bản như Notepad hoặc TextEdit. Sao chép lại lần nữa và dán lại vào vị trí mong muốn trong bảng tính.[6] Nhấn Ctrl` để chuyển về chế độ hiển thị thông thường.

4
Sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối

  1. 1
    Dùng tham chiếu ô tương đối trong công thức. Trong công thức Excel, "tham chiếu ô" là địa chỉ của một ô. Bạn có thể tự gõ hoặc nhấp vào ô mà bạn muốn sử dụng khi nhập công thức. Trong bảng tính dưới đây, công thức tham chiếu đến ô A2:


    Tham chiếu tương đối
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 2 50 7 =A2*2
    hàng 3 100
    hàng 4 200
    hàng 5 400
  2. 2
    Hiểu vì sao chúng lại được gọi là tham chiếu tương đối. Trong công thức Excel, tham chiếu tương đối sử dụng vị trí tương đối của một địa chỉ ô. Ví đụ: ô C2 có công thức là “=A2”, là một tham chiếu tương đối đến giá trị của ô nằm bên trái, cách nó một ô. Nếu bạn chép công thức này vào C4 thì nó sẽ vẫn tham chiếu đến ô bên trái, cách nó một ô: giờ là “=A4”.


    Tham chiếu tương đối
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 2 50 7 =A2*2
    hàng 3 100
    hàng 4 200 =A4*2
    hàng 5 400
    • Tham chiếu tương đối cũng dùng được cho các ô không nằm cùng hàng và cột. Khi chép cũng công thức trong ô C1 vào ô D6 (không có trong hình), Excel sẽ đổi tham chiếu sang phải một cột (C→D) và xuống dưới 5 hàng (2→7), từ "A2" thành "B7".
  3. 3
    Bạn cũng có thể sử dụng tham chiếu tuyệt đối. Giả sử bạn không muốn Excel tự động thay đổi công thức của mình. Khi đó, thay vì sử dụng tham chiếu ô tương đối, bạn có thể chuyển nó thành tham chiếu tuyệt đối bằng cách thêm biểu tượng $ vào trước số cột hay hàng mà bạn muốn giữ nguyên khi chép đến bất kỳ vị trí nào.[7] Trong các bảng tính ví dụ dưới đây, công thức gốc được biểu diễn bằng phông chữ lớn, in đậm và đồng thời, kết quả của việc sao chép-dán đến các ô khác cũng được hiển thị:


    Cột Tương đối, Hàng Tuyệt đối (B$1):
    Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến hàng số 1 nên luôn tham chiếu đến hàng 1.
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 50 7 =B$3
    hàng 2 100 =A$3 =B$3
    hàng 3 200 =A$3 =B$3
    hàng 4 400 =A$3 =B$3


    Cột Tuyệt đối, Hàng Tương đối ($B1):
    Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến cột B nên luôn tham chiếu đến cột B.
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 50 7 =$B1
    hàng 2 100 =$B2 =$B2
    hàng 3 200 =$B3 =$B3
    hàng 4 400 =$B4 =$B4


    Cột & Hàng Tuyệt đối ($B$1):
    Công thức có tham chiếu tuyệt đối đến cột B của hàng 1 nên luôn tham chiếu đến cột B của hàng 1.
    Cột A Cột B Cột C
    hàng 1 50 7 =$B$1
    hàng 2 100 $B$1 $B$1
    hàng 3 200 $B$1 $B$1
    hàng 4 400 $B$1 $B$1
  4. 4
    Sử dụng phím F4 để chuyển đổi giữa tuyệt đối và tương đối. Nhấp chuột để đánh dấu tham chiếu ô trong công thức. Tiếp đến, nhấn phím F4 và biểu tượng $ sẽ tự động được thêm vào hoặc bỏ đi trong tham chiếu của bạn. Hãy tiếp tục nhấn F4 cho đến khi tham chiếu tuyệt đối/tương đối mà bạn muốn xuất hiện rồi nhấn enter.[8]

Lời khuyên

  • Nếu tam giác màu xanh xuất hiện khi bạn chép công thức nào đó vào một ô mới thì nghĩa là Excel đã phát hiện được lỗi khả nghi. Hãy kiểm tra công thức một cách cẩn thận để xác định vấn đề. [9]
  • Nếu vô tình thay thế ký tự = bằng ? hoặc * trong phương pháp "sao chép công thức một cách chính xác", việc tìm kiếm "?" hay "*" sẽ không đem lại cho bạn kết quả kỳ vọng. Hãy sửa lỗi này bằng cách tìm "~?" hoặc "~*" thay vì "?"/"*".[10]
  • Chọn một ô và nhấn Ctrl' (dấu nháy đơn) để chép lại công thức của ô nằm ngay phía trên của nó.[11]

Cảnh báo

  • Những phiên bản Excel khác có thể sẽ có giao diện không hoàn toàn giống với các hình chụp màn hình trong bài viết này.

Thông tin Bài viết

Chuyên mục: Máy tính và Điện tử

Ngôn ngữ khác:

English: Copy Formulas in Excel, Русский: копировать формулы в Excel, Español: copiar fórmulas en Excel, Italiano: Copiare Formule in Excel, Deutsch: Formeln in Excel kopieren, Français: copier des formules dans Excel, Bahasa Indonesia: Menyalin Rumus di Excel, Português: Copiar Fórmulas no Excel, Nederlands: Formules kopiëren in Excel, العربية: نسخ الصيغ الحسابية في برنامج إكسل, हिन्दी: एक्सेल (Excel) में फॉर्मूला कॉपी करें (Copy Formulas in Excel), 日本語: エクセルの関数をコピーする, ไทย: คัดลอกสูตร (Formulas) ใน Excel, Türkçe: Excel'de Formüller Nasıl Kopyalanır

Trang này đã được đọc 271 lần.
Bài viết này đã giúp ích cho bạn?