Cách để Sử dụng Microsoft Word

Tải về bản PDF

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

Tải về bản PDF

Trong bài viết này:

Tạo tài liệu cơ bản

Điều hướng trong thanh công cụ Microsoft Word

Định dạng văn bản

Bài viết có liên quan

wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách tạo, định dạng và điều hướng đối với tài liệu Microsoft Word.

Các bước

Phần 1

Phần 1 của 3:

Tạo tài liệu cơ bản

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b0\/Use-Microsoft-Word-Step-1.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b0\/Use-Microsoft-Word-Step-1.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   Mở ứng dụng Microsoft Word. Nhấp đúp vào biểu tượng Microsoft Word.
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/45\/Use-Microsoft-Word-Step-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/45\/Use-Microsoft-Word-Step-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   Xem lại các mẫu có sẵn. Ở bên phải màn hình, bạn sẽ thấy một số mẫu đáng chú ý:

   • Blank document - Tài liệu trống với định dạng mặc định.
   • Creative Resume/Cover Letter - Mẫu sơ yếu lý lịch trống được định dạng sẵn (và thư xin việc đi kèm).
   • Student Report with Cover Photo - Định dạng tài liệu dành cho học sinh/sinh viên.
   • Fax Cover Sheet - Tài liệu mở đầu các báo cáo fax.
   • Bạn cũng có thể sử dụng Word để tìm kiếm những mẫu cụ thể trên mạng thông qua thanh tìm kiếm đầu màn hình.
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/77\/Use-Microsoft-Word-Step-3.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/77\/Use-Microsoft-Word-Step-3.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   Chọn mẫu. Mẫu với định dạng được định sẵn sẽ mở ra trong Word. Bây giờ sau khi đã mở tài liệu, hãy tiếp tục xem qua các tùy chọn trong thanh công cụ.

   • Nếu bối rối, bạn có thể mở tài liệu trống.
   Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 3:

Điều hướng trong thanh công cụ Microsoft Word

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e9\/Use-Microsoft-Word-Step-4.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e9\/Use-Microsoft-Word-Step-4.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   Nhấp vào tab File (Tập tin) ở phía trên bên trái màn hình (hoặc trong thanh trình đơn dành cho người dùng Mac). Bên trái màn hình sẽ hiện ra nhiều tùy chọn hữu ích:

   • Info (PC only) - Nhấp vào đây để xem báo cáo thông kê của tài liệu, chẳng hạn như lần cuối cùng tài liệu được điều chỉnh, cũng như những vấn đề có thể phát sinh.
   • New - Nhấp vào đây để mở ra trang "New Document" (Tài liệu mới) cùng với tất cả mẫu được định dạng sẵn. Để mở tài liệu mới, Word sẽ yêu cầu bạn lưu tài liệu hiện tại.
   • Open - Nhấp vào để xem danh sách các tài liệu đã mở gần đây. Bạn cũng có thể chọn thư mục (ví dụ: "This PC") để tìm kiếm.
   • Save - Nhấp vào đây để lưu tài liệu. Nếu đây là tài liệu mới, bạn cần nhập tên, chọn vị trí lưu và định dạng tập tin mong muốn.
   • Save As - Nhấp vào đây để lưu tài liệu thành dạng khác (chẳng hạn như tên hoặc định dạng tập tin khác).
   • Print - Nhấp vào đây để mở cài đặt máy in.
   • Share - Nhấp vào đây để xem các tùy chọn chia sẻ của tài liệu như email hoặc dịch vụ đám mây.
   • Export - Nhấp vào đây để tạo nhanh tài liệu PDF hoặc thay đổi loại tập tin.
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/61\/Use-Microsoft-Word-Step-5.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/61\/Use-Microsoft-Word-Step-5.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   Nhấp vào dấu ← ở góc trên bên trái màn hình. Máy Mac sẽ không có tùy chọn này nên bạn chỉ cần nhấp vào tài liệu để thoát trình đơn "File".
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d0\/Use-Microsoft-Word-Step-6.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d0\/Use-Microsoft-Word-Step-6.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   Xem qua tab Home để xem các tùy chọn định dạng. Ở đầu màn hình, từ trái qua phải là 5 phần phụ của tab này:

   • Clipboard - Đây là bộ nhớ đệm chứa nội dung mỗi khi bạn sao chép văn bản. Bạn có thể xem qua văn bản được sao chép bằng cách nhấp vào tùy chọn Clipboard tại đây.
   • Font - Phần này sẽ giúp bạn thay đổi phong cách, kích thước, màu sắc, định dạng (ví dụ: in đậm hoặc in nghiêng) và tô sáng văn bản.
   • Paragraph - Phần này bao gồm những cài đặt về đoạn văn như khoảng cách dòng, thụt lề và định dạng dấu đầu dòng.
   • Styles - Phần này mang đến các loại văn bản khác nhau dành cho nhiều tình huống (ví dụ: tiêu đề, đề mục, phụ đề, vân vân). Tại đây còn có tùy chọn "No Spacing", vốn khá phổ biến trong việc xóa khoảng cách thừa giữa các dòng văn bản.
   • Editing - Ở đây có một số công cụ thường được sử dụng nhất, chẳng hạn như "Find and Replace" (cho phép bạn thay thế tất cả từ nào đó bằng từ khác một cách nhanh chóng).
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/61\/Use-Microsoft-Word-Step-7.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/61\/Use-Microsoft-Word-Step-7.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   4
   Nhấp vào tab Insert (Chèn) để xem các loại đa phương tiện mà bạn có thể đưa vào tài liệu. Tab Insert (nằm bên phải tab Home) cho phép bạn thêm những đối tượng như đồ họa và số trang vào tài liệu. Sau đây là một số tùy chọn đáng chú ý (theo thứ tự từ trái sang phải):

   • Table - Nhấp vào tùy chọn này để tạo bảng phong cách Excel ngay trong tài liệu.
   • Pictures - Tính năng này cho phép bạn chèn ảnh vào tài liệu.
   • Header, Footer, and Page Number - Những tùy chọn này đều rất quan trọng trong quá trình soạn thảo theo định dạng phong cách MLA hoặc APA. Tùy chọn Header thêm khoảng trống để nhận xét vào đầu tài liệu, còn Footer chèn khoảng trống có thể tùy chỉnh vào phía cuối chỗ số trang.
   • Equation/Symbol - Những tùy chọn này sử dụng định dạng đặc biệt để hiển thị chính xác các phương trình đơn giản. Bạn có thể chọn phương trình hoặc ký hiệu từ trong trình đơn thả xuống.
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/fd\/Use-Microsoft-Word-Step-8.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/fd\/Use-Microsoft-Word-Step-8.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   5
   Nhấp vào tab Design (Thiết kế) để tạo mẫu theo ý muốn. Tùy chọn này nằm bên phải tab Insert.

   • Tab Design với những chủ đề và định dạng được thiết kế sẵn sẽ hiện ra ở đầu trang.
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/ba\/Use-Microsoft-Word-Step-9.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/ba\/Use-Microsoft-Word-Step-9.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   6
   Nhấp vào tab Layout để tùy chỉnh định dạng trang. Tab này bao gồm các tùy chọn nhằm thay đổi những phương diện sau của tài liệu:

   • Lề
   • Hướng trang (dọc hoặc ngang)
   • Kích thước trang
   • Số cột (mặc định là 1)
   • Vị trí dấu ngắt trang
   • Thụt đầu dòng
7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c4\/Use-Microsoft-Word-Step-10.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c4\/Use-Microsoft-Word-Step-10.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   7
   Nhấp vào References (Tham chiếu) để quản lý các trích dẫn. Bạn cũng có thể quản lý trang danh mục (nếu có) tại đây.

   • Để định dạng danh mục nhanh, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống Bibliography và chọn mẫu.
   • Trong nhóm tùy chọn "Citations & Bibliography" (Trích dẫn & danh mục), bạn có thể thay đổi định dạng danh mục từ APA sang MLA (hoặc phong cách trích dẫn khác).
   • Nhóm "Captions" (Chú thích) có tùy chọn chèn bảng số liệu. Tùy chọn này khá hữu ích đối với bài báo đánh giá khoa học hoặc các tài liệu tương tự mà trong đó dữ liệu thống kê được ưu tiên hơn các trích dẫn.
8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/1d\/Use-Microsoft-Word-Step-11.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/1d\/Use-Microsoft-Word-Step-11.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   8
   Nhấp vào tab Mailings (Thư) để xem những tùy chọn chia sẻ tài liệu. Bạn có thể xem lại cài đặt email và chia sẻ tài liệu trong phần này.

   • Bạn cũng có thể in mẫu phong thư hoặc nhãn bằng cách nhấp vào tùy chọn tương ứng ở góc trên bên trái màn hình.
   • Trình đơn thả xuống Select Recipients (Chọn người nhận) cho phép bạn chọn liên hệ Outlook cũng như danh sách liên hệ có sẵn trong Word.
9. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4b\/Use-Microsoft-Word-Step-12.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4b\/Use-Microsoft-Word-Step-12.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   9
   Nhấp vào tab Review (Xem lại). Phần Review dành cho việc chỉnh sửa, vì thế tại đây bao gồm các tùy chọn đánh dấu tài liệu và đọc rà soát (còn gọi là hiệu đính). Một số tùy chọn quan trọng bao gồm:

   • Spelling & Grammar - Tùy chọn nằm ở góc trái này sẽ gạch dưới những lỗi ngữ pháp hoặc chính tả.
   • Phần "Changes" nằm bên phải thanh công cụ sẽ giúp bạn bật tính năng "Track Changes" (Theo dấu thay đổi). Đây là tính năng tự động chuyển những nội dung mà bạn đã thêm hoặc xóa trong tài liệu thành dạng chữ đỏ.
10. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3a\/Use-Microsoft-Word-Step-13.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3a\/Use-Microsoft-Word-Step-13.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    10
    Quyết định xem bộ tùy chọn nào là phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Chẳng hạn, nếu bạn là học sinh thì hẳn là tab Insert và References sẽ được sử dụng thường xuyên. Bây giờ khi đã quen với các tùy chọn trong thanh công cụ, bạn có thể thử định dạng tài liệu Word đầu tiên.
    Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 3:

Định dạng văn bản

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/87\/Use-Microsoft-Word-Step-14.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/87\/Use-Microsoft-Word-Step-14.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   Mở tài liệu mới trong Word. Nếu đã có sẵn tài liệu, bạn có thể mở ngay.
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/90\/Use-Microsoft-Word-Step-15.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/90\/Use-Microsoft-Word-Step-15.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   Nhập văn bản. Nhấp vào khoảng trống trong tài liệu để nhập văn bản.

   • Trường hợp sử dụng tài liệu có sẵn, bạn cần chắc chắn rằng mọi thứ đã được lưu trước khi tiến hành định dạng lại.
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/64\/Use-Microsoft-Word-Step-16.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/64\/Use-Microsoft-Word-Step-16.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   Tô sáng đoạn văn bản. Để tiến hành, bạn nhấp và kéo chuột qua phần văn bản và thả tay ra sau khi đã chọn xong.
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/06\/Use-Microsoft-Word-Step-17.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/06\/Use-Microsoft-Word-Step-17.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   4
   Cân nhắc xem bạn muốn làm gì với đoạn văn bản bằng cách tham khảo những tùy chọn sau:

   • Định dạng nhanh đoạn văn. Nhấp chuột phải (hoặc nhấp bằng hai ngón tay lên bàn cảm ứng) vào đoạn văn bản được tô sáng rồi chọn tùy chọn từ trong trình đơn ngữ cảnh.
   • Thay đổi phông chữ vùng chọn. Bạn có thể tiến hành bằng cách nhấp vào thanh thả xuống ở đầu phần "Font" thuộc tab Home và chọn phông chữ mới.
   • In đậm, in nghiêng hoặc gạch dưới phần đã chọn. Để tiến hành, hãy nhấp vào nút B, I hoặc U từ trong phần "Font" của tab Home.
   • Thay đổi khoảng cách trong tài liệu. Cách dễ nhất để thực hiện là nhấp phải vào văn bản được chọn, nhấp vào Paragraph (Đoạn) và điều chỉnh giá trị "Line Spacing" (Khoảng cách dòng) ở góc dưới bên phải cửa sổ này.
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e8\/Use-Microsoft-Word-Step-18.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Word-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e8\/Use-Microsoft-Word-Step-18.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Word-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   5
   Tiếp tục thao tác với tài liệu Word. Các tùy chọn mà bạn sử dụng sẽ khác nhau tùy vào mục đích của tài liệu, vì thế sự sáng tạo sẽ giúp bạn mau chóng thành thạo hơn.
   Quảng cáo

Lời khuyên

• Màu sắc của đoạn thẳng xuất hiện bên dưới văn bản sẽ thể hiện vấn đề của từ ngữ đó. Đoạn thẳng màu đỏ thể hiện lỗi chính tả, màu xanh lá cho thấy ngữ pháp không đúng và màu xanh dương là vấn đề liên quan đến định dạng.
• Nếu bạn nhấp chuột phải (hoặc nhấp bằng hai ngón lên bàn cảm ứng) vào từ được gạch dưới, gợi ý thay thế sẽ hiện ra đầu trình đơn ngữ cảnh.
• Bạn có thể lưu nhanh tài liệu bằng cách nhấn giữ phím Control (hoặc Command trên máy Mac) và nhấn S.

Cảnh báo

• Đừng quên lưu lại phiên làm việc trước khi đóng Word.