Cách để Sử dụng Excel

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

Trong bài viết này, wikiHow sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng Microsoft Excel trên máy tính chạy hệ điều hành Windows cũng như máy Mac.

Phần 1

Phần 1 của 5:

Chuẩn bị

Tải về bản PDF

Cài đặt Microsoft Office nếu máy bạn chưa có. Microsoft Excel không được phân phối như một chương trình độc lập mà nó là một phần trong gói phần mềm Microsoft Office.
2
Mở tài liệu Excel bất kỳ bằng cách nhấp đúp vào tài liệu đó. Tài liệu này sẽ được mở trong cửa sổ Excel.
- Bỏ qua bước này nếu bạn muốn tạo và mở tài liệu Excel mới.
Nhấp hoặc nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng Excel hình chữ "X" màu trắng trên nền xanh đậm.
4
Chọn mẫu nếu cần. Nếu muốn sử dụng mẫu Excel (chẳng hạn như mẫu kế hoạch chi tiêu), hãy cuộn xuống cho đến khi tìm được mẫu mà bạn muốn sử dụng và nhấp vào mẫu đó một lần để mở trong cửa sổ làm việc.
- Nếu chỉ muốn mở một tài liệu Excel trống, bạn hãy nhấp vào tùy chọn Blank (Trống) ở phía trên, bên trái của trang và bỏ qua bước tiếp theo.
Quá trình này sẽ mất vài giây. Sau khi trang trống / biểu mẫu Excel xuất hiện, bạn đã có thể tiến hành nhập dữ liệu vào trang tính.

Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 5:

Nhập dữ liệu

Tải về bản PDF

1
Làm quen với các thẻ ruy-băng trong Excel. Trên "ruy-băng" màu xanh lá ở đầu cửa sổ Excel có vô số thẻ. Đó là lối truy cập vào vô số công cụ khác nhau của Excel. Những thẻ quan trọng là:
- Home (Trang chủ) — Chứa các tùy chọn liên quan đến việc định dạng văn bản, thay đổi màu nền ô và tương tự.
- Insert (Chèn) — Chứa các tùy chọn dành cho bảng, biểu đồ, đồ thị và phương trình.
- Page Layout (Bố cục trang) — Chứa các tùy chọn liên quan đến việc canh lề, thay đổi hướng trang và chọn chủ đề.
- Formulas (Công thức) — Gồm trình đơn hàm và vô số tùy chọn công thức.
Khi thêm dữ liệu vào bảng tính trống, bạn có thể dùng ô đầu tiên (chẳng hạn như A1, B1, C1,...) để làm đề mục cột. Chúng rất hữu dụng trong việc tạo bảng biểu cần đến nhãn.
3
Chọn ô. Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu.
- Chẳng hạn như trong trường hợp dùng mẫu kế hoạch chi tiêu, bạn có thể nhấp chuột vào ô trống đấu tiên để chọn ô đó.
Gõ nội dung mà bạn muốn thêm vào ô.
Để quay trở lại và chỉnh sửa dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột vào ô mà bạn muốn chỉnh sửa rồi tiến hành điều chỉnh tùy thích trên hộp văn bản nằm phía trên dòng đầu của bảng tính.
7
Định dạng văn bản nếu cần. Nếu muốn thay đổi cách định dạng nội dung của một ô nào đó (chẳng hạn như đổi từ định dạng tiền tệ sang định dạng ngày), bạn hãy nhấp vào thẻ Home, vào hộp được thả xuống ở đầu phần "Number" (Số) rồi chọn loại định dạng mà bạn muốn sử dụng.
- Bạn cũng có thể dùng định dạng có điều kiện để thay đổi định dạng của các ô dựa trên một số yếu tố nhất định (ví dụ như tự động chuyển sang màu đỏ khi giá trị trong ô thấp hơn ngưỡng nào đó).
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 5:

Sử dụng công thức

Tải về bản PDF

Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn tạo công thức.
2
Thực hiện những phép toán đơn giản. Bạn có thể cộng, trừ, nhân, chia giá trị các ô theo những công thức sau:
- Cộng — Gõ =SUM(ô+ô) (ví dụ: =SUM(A3+B3)) để cộng giá trị hai ô với nhau hoặc gõ =SUM(ô, ô, ô) (ví dụ: =SUM(A2,B2,C2)) để cộng giá trị một dãy ô với nhau.
- Trừ — Gõ =SUM(ô-ô) (ví dụ: =SUM(A3-B3)) để trừ giá trị một ô cho giá trị của ô còn lại.
- Chia — Gõ =SUM(ô/ô) (ví dụ: =SUM(A6/C5)) để chia giá trị một ô cho giá trị của một ô khác.
- Nhân — Gõ =SUM(ô*ô) (ví dụ: =SUM(A2*A7)) để nhân giá trị hai ô với nhau.
Nếu muốn cộng toàn bộ các số có trong một cột (hay một phần của cột), bạn có thể gõ =SUM(ô:ô) (ví dụ: =SUM(A1:A12)) vào ô mà bạn muốn dùng để hiển thị kết quả.
Với công thức phức tạp hơn, chúng ta sẽ dùng đến công cụ Insert Function (Chèn Hàm). Hãy bắt đầu bằng cách nhấp chuột vào ô mà bạn muốn hiển thị công thức.
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện.
7
Chọn hàm. Trong cửa sổ vừa được mở, hãy nhấp vào hàm mà bạn muốn dùng rồi nhấn OK.
- Chẳng hạn như để chọn công thức tìm tang của một góc, bạn có thể cuộn xuốn và nhấn vào tùy chọn TAN.
8
Điền vào mẫu hàm. Khi được yêu cầu, bạn hãy nhập số (hay chọn ô) mà bạn muốn áp dụng công thức.
- Ví dụ, khi chọn hàm TAN, bạn sẽ phải nhập độ lớn của góc mà bạn muốn tìm tang.
- Tùy vào hàm được chọn, có thể bạn sẽ phải nhấp chuột theo một số hướng dẫn trên màn hình.
Quảng cáo

Phần 4

Phần 4 của 5:

Tạo biểu đồ

Tải về bản PDF

1
Thiết lập dữ liệu dành cho biểu đồ của bạn. Chẳng hạn như, để tạo biểu đồ đường hoặc biểu đồ cột, bạn nên lập một cột dữ liệu cho trục hoành và một cột dữ liệu cho trục tung.
- Thường thì cột bên trái được dùng cho trục hoành và cột ngay bên phải của nó được dùng cho trục tung.
Nhấp và kéo chuột từ ô trên cùng, bên trái xuống đến ô dưới cùng bên phải của khối dữ liệu.
Nhấn vào tùy chọn Recommended Charts (Biểu đồ được đề xuất) trong phần "Charts" (Biểu đồ) của thanh công cụ Insert. Một cửa sổ với nhiều mẫu biểu đồ khác nhau sẽ xuất hiện.
Nhấp chuột vào mẫu biểu đồ mà bạn muốn dùng.
Bạn hãy nhấp đúp vào tiêu đề ở phía trên của biểu đồ, xóa và thay thế tiêu đề hiện tại bằng tiêu đề riêng của bạn.
Nếu muốn thêm tiêu để các trục vào biểu đồ, bạn có thể vào trình đơn "Chart Elements" (Thành phần biểu đồ) bằng cách nhấp vào dấu ＋ màu xanh lá nằm ngay bên phải của biểu đồ được chọn rồi tiến hành thay đổi.

Quảng cáo

Phần 5

Phần 5 của 5:

Lưu dự án Excel

Tải về bản PDF

Một trình đơn mới sẽ xuất hiện.
2
Nhấn Save As (Lưu thành). Trên Windows, tùy chọn này được bố trí ở phía bên trái của trang.
- Với máy Mac, tùy chọn này trong trình đơn File được thả xuống.
3
Nhấn đúp vào tùy chọn This PC (Máy tính này) nằm ở giữa trang.
- Với máy Mac, đó sẽ là On my Mac (Trên máy Mac của tôi).
Ở đây, bạn có thể dùng bất kỳ tên nào mà bạn muốn đặt cho trang tính của mình và nhập nó vào hộp "File name" (Tên tệp) - trên Windows hoặc "Name" (Tên) - trên máy Mac - trong cửa sổ Save As.
5
Chọn thư mục lưu. Nhấp vào thư mục mà bạn muốn lưu trang tính.
- Trên máy Mac, có thể bạn sẽ phải nhấp vào hộp "Where" (Ở đâu) được thả xuống trước rồi mới có thể chọn tệp.
Nếu có ý định chỉnh sửa thêm tài liệu Excel, về sau, bạn có thể nhấn Ctrl+S (Windows) hoặc ⌘ Command+S (Mac) để lưu thay đổi mà không cần vào lại cửa sổ Save As.

Quảng cáo