Chi phí cho các loại văn phòng phẩm đôi khi khá cao, nên việc quản lý số lượng và nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm thường rất quan trọng. Nếu chưa từng làm công việc kiểm đếm, có lẽ bạn sẽ cảm thấy bối rối. Đừng lo, đây là bài viết giúp bạn hiểu rõ quy trình để có thể quản lý văn phòng phẩm một cách chuyên nghiệp! Chúng ta sẽ bắt đầu với các mẹo thiết lập cơ bản và sau đó chuyển sang tìm hiểu các bước cụ thể trong quy trình theo dõi và đặt hàng.

Phương pháp 1
Phương pháp 1 của 10:
Chỉ định người quản lý văn phòng phẩm.

  1. 1
    Việc giao trách nhiệm cho một người nào đó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý. Người quản lý văn phòng phẩm có trách nhiệm sắp xếp, giám sát và theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm mỗi ngày. Mọi câu hỏi liên quan đến văn phòng phẩm đều sẽ được chuyển đến người này để được giải đáp ngay lập tức.[1]
    • Văn phòng phẩm khá đắt tiền, nên người quản lý cũng có trách nhiệm trông nom và giới hạn người ra vào kho văn phòng phẩm.
    Quảng cáo

Phương pháp 2
Phương pháp 2 của 10:
Tập kết văn phòng phẩm tại một điểm.

  1. 1
    Chọn một khu vực riêng cho văn phòng phẩm để dễ quản lý. Có thể bạn đã có khu vực riêng cho văn phòng phẩm, nhưng nếu chưa, bạn nên chuẩn bị ngay bây giờ! Việc quản lý và theo dõi văn phòng phẩm sẽ đơn giản hơn khi mọi thứ được tập kết tại một khu vực.[2]
    • Nếu văn phòng thiếu không gian, bạn có thể tận dụng kệ to, tủ hoặc khu vực trống.[3]

Phương pháp 3
Phương pháp 3 của 10:
Sắp xếp văn phòng phẩm sao cho dễ tìm.

  1. 1
    Phân loại và dán nhãn để việc tìm kiếm và theo dõi trở nên dễ dàng hơn. Trước tiên, hãy phân loại văn phòng phẩm và xếp theo nhóm. Tiếp theo, sắp xếp văn phòng phẩm trong kho sao cho hợp lý. Bạn cần phân loại các món đồ sử dụng hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng. Việc tiếp theo là sắp xếp sao cho những thứ cần dùng thường xuyên đều dễ nhìn thấy và dễ lấy. Sau khi thực hiện việc này, bạn sẽ dán nhãn lên kệ, rổ hoặc thùng với tên của từng món đồ.[4]
    • Ví dụ, đặt văn phòng phẩm cần dùng thường xuyên trong tầm mắt để dễ lấy. Những món đồ như mực và máy in có thể đặt trên kệ cao hơn nếu bạn không cần dùng thường xuyên.
    • Nếu bạn có nhiều văn phòng phẩm, việc sắp xếp tên món đồ theo thứ tự bảng chữ cái sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm hơn.
    • Bạn cũng có thể phân loại văn phòng phẩm theo nhu cầu của từng phòng ban. Ví dụ, đặt văn phòng phẩm của phòng kế toán và phòng hành chính trong hai kệ khác nhau.
    Quảng cáo

Phương pháp 4
Phương pháp 4 của 10:
Lập danh sách toàn bộ văn phòng phẩm.

  1. 1
    Bây giờ việc lập danh sách đã dễ dàng hơn sau khi văn phòng phẩm được phân loại và sắp xếp. Bạn chỉ cần lấy giấy bút ra và liệt kê mọi thứ đang có. Hãy thêm thương hiệu, tên, số hiệu, màu sắc và các chi tiết khác giúp bạn biết khi nào nên đặt hàng.[5]
    • Ví dụ, ghi chú thương hiệu và loại mực mà máy in chính thường dùng. Như vậy, bạn không cần tìm thông tin mỗi khi phải thay mực máy in.

Phương pháp 5
Phương pháp 5 của 10:
Chuyển danh sách văn phòng phẩm thành bảng tính.

  1. 1
    Việc quản lý văn phòng phẩm bằng bảng tính thích hợp cho văn phòng quy mô nhỏ hoặc vừa. Bạn không cần mua phần mềm đặc biệt để quản lý văn phòng phẩm! Sử dụng bảng tính trên Excel hoặc Google Sheets cũng hiệu quả. Trước tiên, hãy lập một cột cho văn phòng phẩm và điền tên của từng loại vào các ô. Tiếp theo, lập một cột khác để điền chi tiết như thương hiệu, số hiệu, màu sắc, v.v.[6]
    Quảng cáo

Phương pháp 6
Phương pháp 6 của 10:
Kiểm đếm và ghi tổng số văn phòng phẩm vào bảng tính.

  1. 1
    Thêm một cột cuối cùng để theo dõi lượng văn phòng phẩm hiện có. Nhập số lượng hiện có của từng món đồ vào cột cuối cùng của bảng tính. Lưu bảng tính này và đặt trên màn hình chính của máy tính để bạn có thể dễ truy cập và cập nhật.[7]
    • Nếu bạn muốn lập bảng tính chi tiết hơn, hãy tạo cột “mức tối thiểu” và nhập số vào đó. Mức tối thiểu cho biết số lượng văn phòng phẩm bắt buộc phải có. Khi số lượng văn phòng phẩm còn ít hơn mức tối thiểu, bạn phải tiến hành đặt hàng! Như vậy, bạn sẽ không bao giờ thiếu văn phòng phẩm.[8]

Phương pháp 7
Phương pháp 7 của 10:
Sử dụng phần mềm quản lý kho cho văn phòng lớn.

  1. 1
    Phần mềm giúp đơn giản hóa quy trình quản lý lượng lớn văn phòng phẩm. Đối với văn phòng lớn có nhiều văn phòng phẩm, việc trang bị phần mềm quản lý kho là quyết định sáng suốt! Trước tiên, hãy nhập tên và số lượng văn phòng phẩm. Tiếp theo, người quản lý văn phòng phẩm sẽ nhập số lượng còn lại sau khi lấy văn phòng phẩm ra khỏi kho.[9]
    • Nếu không thể cập nhật thông tin ngay, người quản lý có thể viết thông tin ra giấy và nhập dữ liệu sau.
    • Thiết lập phần mềm sao cho bạn sẽ nhận được tin nhắn thông báo khi loại văn phòng phẩm nào đó còn ít hơn mức tối thiểu để tránh thiếu hụt!
    • Mỗi phần mềm đều có cách vận hành khác nhau nên bạn cần đưa ra lựa chọn phù hợp với văn phòng của mình. Ví dụ, một số chương trình cho phép bạn quét mã vạch để cập nhật lượng văn phòng phẩm hiện tại. Đây là lựa chọn thích hợp cho văn phòng lớn với nhiều văn phòng phẩm.
    Quảng cáo

Phương pháp 8
Phương pháp 8 của 10:
Kiểm đếm định kỳ để theo dõi lượng văn phòng phẩm.

  1. 1
    Kiểm đếm văn phòng phẩm là một việc quan trọng giúp bạn cập nhật bảng tính. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của văn phòng mà bạn cần kiểm đếm văn phòng phẩm định kỳ mỗi tuần, mỗi hai tuần hoặc mỗi tháng. Vào ngày kiểm đếm, hãy vào kho và đếm từng loại văn phòng phẩm. Tiếp theo, cập nhật bảng tính với số lượng văn phòng phẩm hiện có và đặt hàng khi cần.[10]
    • Nếu đã thiết lập mức tối thiểu, bạn nên đối chiếu với số này thay vì chỉ xem tổng số sản phẩm còn lại.

Phương pháp 9
Phương pháp 9 của 10:
Lên lịch đặt hàng để tránh thiếu hụt văn phòng phẩm.

  1. 1
    Lên lịch đặt hàng vào một ngày cụ thể để tránh nhầm lẫn. Dành một ngày cho việc đặt hàng là cách giúp bạn không bị thiếu văn phòng phẩm và tránh đặt nhiều đơn hàng vào những thời điểm khác nhau. Bạn chỉ cần đặt mua mọi thứ cần thiết trong một ngày để tất cả đều được gửi đến cùng lúc.[11]
    • Tần suất đặt hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm và tần suất kiểm đếm định kỳ.
    Quảng cáo

Phương pháp 10
Phương pháp 10 của 10:
Hạn chế lượt ra vào kho văn phòng phẩm.

  1. 1
    Đặt quy định chỉ người quản lý được phép ra vào kho văn phòng phẩm. Việc cho phép nhân viên tự lấy văn phòng phẩm mỗi khi họ muốn sẽ khiến bạn khó theo dõi số lượng. Chi phí cũng sẽ cao hơn vì văn phòng phẩm thường “biến mất” nhanh chóng. Để ngăn chặn vấn đề này, bạn nên khóa kho hoặc đưa ra quy định chỉ người quản lý (và 1-2 nhân viên khác) được phép ra vào kho văn phòng phẩm.[12]
    • Điều này có nghĩa là nhân viên phải thông báo với người quản lý (hoặc người hỗ trợ được chỉ định) mỗi khi họ cần văn phòng phẩm.

Về bài wikiHow này

Ashley Moon, MA
Cùng viết bởi:
Huấn luyện viên & Chuyên gia tư vấn tổ chức, Creatively Neat
Bài viết này đã được cùng viết bởi Ashley Moon, MA. Ashley Moon là người sáng lập và CEO của Creatively Neat, một công ty cung cấp dịch vụ huấn luyện cuộc sống và tổ chức ảo tại Los Angeles, California. Bên cạnh việc hỗ trợ khách hàng tổ chức cuộc sống, cô có một đội ngũ tuyệt vời luôn sẵn sàng để dọn dẹp nhà ở hay công ty của bạn. Ashley là người dẫn chương trình trong các buổi hội thảo và buổi nói chuyện tại nhiều nơi. Cô từng làm huấn luyện viên cho Coach Approach và Heart Core để huấn luyện kỹ năng tổ chức và kinh doanh. Cô có bằng MA về Phát triển Con người và Thay đổi Xã hội của Đại học Pacific Oaks.
Trang này đã được đọc 183 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Quảng cáo