Cách để Lưu Google Doc

Trong bài viết này:Lưu văn bảnLưu tài liệu được chia sẻ vào DriveLưu Google Doc ngoại tuyến

Không giống như phần mềm xử lý văn bản truyền thống, cứ vài giây Google Drive lại tự động lưu thay đổi của tài liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cụ thể cách lưu tài liệu trực tuyến và ngoại tuyến. Đồng thời, thảo luận về cách lưu bản sao của tài liệu được chia sẻ, cung cấp cho bạn quyền chỉnh sửa và quyền sở hữu. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu lý do bạn không cần nhấn nút "Save" (Lưu).

1
Lưu văn bản

  1. 1
    Cho phép Google Docs tự động lưu tài liệu. Khi thêm nội dung mới vào Google Doc, thay đổi bạn vừa thực hiện sẽ tự động được lưu vào Drive. Cạnh tab “Help” (Trợ giúp) ở đầu màn hình, bạn sẽ thấy văn bản màu xám nhạt. Khi bạn gõ, dòng chữ này sẽ hiển thị “Saving…” (Đang lưu...); một lúc sau khi bạn ngừng gõ, dòng chữ sẽ hiển thị “All changes saved to Drive” (Tất cả thay đổi đã được lưu vào Drive).
    • Bạn không cần nhấp chuột vào nút lưu hay dùng phím tắt.[1]
  2. 2
    Lưu Google Doc vào máy tính. Khi làm việc với Google Doc, bạn cần xuất tài liệu để sử dụng trong chương trình khác. Nhấp chuột vào tab “File” (Tập tin) ở đầu màn hình. Rê chuột vào “Download as” (Tải dưới dạng) và chọn định dạng tập tin trong danh sách. Khi hộp thoại xuất hiện, bạn có thể đổi tên tập tin, thêm thẻ vào tài liệu và quyết định vị trí lưu trữ.
    • Định dạng tập tin bạn có thể chọn bao gồm: Microsoft Word, Open Document Format, Rich Text Format, PDF, Plain Text, Web Page hoặc EPUB Publication.[2]
  3. 3
    Xuất tập tin đã lưu với đuôi mở rộng khác. Đôi khi, bạn cần lưu và xuất tập tin Google dưới định dạng khác. Chọn File > Download As. Chọn đuôi mở rộng trong trình đơn. Sau khi xuất tài liệu, Google Drive sẽ không tự đồng bộ với tập tin vừa tải về. Đuôi mở rộng bao gồm:
    • .docx
    • .odf
    • .rtf
    • .pdf
    • .txt
    • .html[3]
  4. 4
    Xuất tài liệu sang website. Google Drive có khả năng đăng tài liệu trực tiếp lên website. Tài liệu được đăng có thể thay đổi, không phải tài liệu cố định. Khi bạn chỉnh sửa tài liệu, các thay đổi sẽ tự động xuất hiện trên website. Để xuất tập tin sang web, bạn chọn File > Publish to the Web (Đăng lên web) > Allow Live Changes to be Made to the Document (Cho phép thay đổi tài liệu) > Start Publishing (Bắt đầu đăng).
    • Nếu muốn tài liệu tĩnh, bạn không cần chọn mục "Allow Live Changes to be Made to the Document".[4]
  5. 5
    Khắc phục lỗi lưu tài liệu. Nếu Google Drive không thể lưu tài liệu, bạn sẽ nhận được thông báo sau: "Failed to save on google drive" (Không thể lưu tài liệu trên google drive). Google Drive không có khả năng lưu tài liệu thường do lỗi mạng. Khi gặp phải trường hợp này, hãy sao chép nội dung tài liệu vào bộ nhớ tạm và tải lại trang. Nếu tập tin thiếu nội dung, chọn toàn bộ và dán nội dung từ bộ nhớ tạm vào tài liệu.
    • Sử dụng phím tắt Ctrl A (Windows) hoặc Command A (Mac) để Select All (Chọn toàn bộ).
    • Sử dụng phím tắt Ctrl C (Windows) hoặc Command C (Mac) để Copy (sao chép) tài liệu.
    • Sử dụng phím tắt Ctrl P (Windows) hoặc Command P (Mac) để Paste (dán) tài liệu.

2
Lưu tài liệu được chia sẻ vào Drive

  1. 1
    Mở tập tin được chia sẻ. Khi ai đó chia sẻ tài liệu với bạn, bạn không có quyền chỉnh sửa và sở hữu. Để có thể chỉnh sửa tài liệu, bạn cần tạo bản sao của tài liệu để có quyền sở hữu. Mở tài liệu được chia sẻ thông qua email hoặc Google Drive.
    • Chế độ này được gọi là "View Only" (Chỉ được xem).[5]
  2. 2
    Tạo bản sao. Chọn File > Make a copy (Tạo bản sao) > OK. Bản sao mới sẽ tự động mở và lưu lại.
    • Khi bạn chỉnh sửa tài liệu, những thay đổi này sẽ tự động được lưu lại.
    • Nếu bạn là chủ của tài liệu này, bạn có thể chia sẻ tập tin với nhóm gốc.[6]
  3. 3
    Đặt lại tên tài liệu. Sau khi tạo bản sao của tài liệu được chia sẻ, bạn đã sở hữu tập tin. Dưới cột "Ownership" (Quyền sở hữu) trong Google Drive, bạn sẽ thấy hiển thị "Me" (Tôi). Vì là chủ sở hữu, bạn có thể đổi tên tài liệu như mong muốn.[7]

3
Lưu Google Doc ngoại tuyến

  1. 1
    Cài đặt Google Drive trên Mac. Cài đặt Google Drive cho phép bạn chỉnh sửa và lưu tài liệu Google Doc ngoại tuyến. Toàn bộ thay đổi thực hiện trên tập tin Google Doc khi không kết nối mạng sẽ tự động được đồng bộ với Google Drive trực tuyến.
    • Truy cập trang web của Google Get Drive Everywhere
    • Rê chuột vào “Download Drive” (Tải Drive) và chọn “Mac” trong trình đơn thả xuống.[8]
    • Đọc và chấp thuận Điều khoản dịch vụ, mở tập tin installgoogledrive.dmg. Kéo biểu tượng Google Drive vào thư mục Applications (Ứng dụng) và mở Google Drive.
    • Đăng nhập Google Drive và hoàn tất quá trình cài đặt.
  2. 2
    Cài đặt Google Drive cho Windows. Khi cài đặt Google Drive cho Windows, bạn có thể truy cập, chỉnh sửa và lưu tài liệu khi không kết nối mạng. Toàn bộ thay đổi trên tài liệu sẽ được đồng bộ với Drive trực tuyến.
    • Truy cập website của Google Get Drive Everywhere. Rê chuột vào “Download Drive” và chọn “Windows” trong trình đơn thả xuống.[9]
    • Đọc và chấp thuận Điều khoản dịch vụ, sau đó mở tập tin googledrivesync.exe.
    • Đăng nhập Google Drive và làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình cài đặt.[10]
  3. 3
    Bật “Online Access” (Truy cập trực tuyến). Khởi động trình duyệt web và đăng nhập tài khoản Google. Mở Google Drive và nhấp chuột vào biểu tượng “Settings” (Cài đặt) (bánh xe). Chọn “Settings”. Tìm mục “Offline” (Ngoại tuyến) và tích hộp thoại “Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline" (Lưu tập tin Google Docs, Sheets, Slides & Drawings vào máy tính này để có thể chỉnh sửa ngoại tuyến).[11]
  4. 4
    Di chuyển tập tin và thư mục từ màn hình nền vào thư mục Google Drive. Tùy thuộc vào cài đặt mà thư mục "Google Drive" sẽ được tạo tự động và thêm sẵn thư mục "Document". Tài liệu và tập tin được thêm vào thư mục này theo 2 cách.
    • Sau khi kích hoạt truy cập trực tuyến, các danh mục được lưu trữ trên Google Drive trực tuyến sẽ tự động xuất hiện, hoặc đồng bộ với thư mục "Google Drive" trên máy tính.
    • Bạn có thể tự chuyển tài liệu và tập tin từ màn hình nền vào thư mục "Google Drive". Thư mục sẽ tự động đồng bộ với dịch vụ đám mây.
  5. 5
    Chia sẻ tập tin từ thư mục "Google Drive". Ứng dụng Google Drive cho phép bạn chia sẻ tập tin với mọi người. Mở thư mục "Google Drive" và nhấp chuột phải vào tài liệu muốn chia sẻ. Chọn Google Drive > Share from the pop-up menu (chia sẻ từ trình đơn pop-up). Chia sẻ tập tin với một hoặc nhiều người.[12]
  6. 6
    Cho phép Google Docs lưu và đồng bộ thay đổi tự động. Trong ứng dụng ngoại tuyến, cứ vài giây Google Drive lại tự động lưu thay đổi của tài liệu. Khi máy tính kết nối mạng, ứng dụng Google Drive sẽ có chức năng tương tự như đối tác trực tuyến của nó. Thay đổi trong tài liệu sẽ tự động được lưu và đồng bộ với Drive trực tuyến.[13]

Lời khuyên

  • Bạn có thể tạo bản sao tài liệu bất cứ lúc nào bằng cách nhấp chuột vào tab “File” trong thanh trình đơn, chọn tiếp “Make a copy…” (Tạo bản sao).

Thông tin Bài viết

Chuyên mục: Đa phương tiện

Ngôn ngữ khác:

English: Save a Google Doc, Español: guardar un documento en Google Docs, Русский: сохранить документ Google, Italiano: Salvare un Google Doc, Português: Salvar um Documento do Google Docs, Deutsch: Ein Google Doc speichern, Français: sauvegarder un document Google Doc, Bahasa Indonesia: Menyimpan Google Doc, ไทย: เซฟไฟล์ Google Doc, Nederlands: Een Google Doc opslaan, العربية: حفظ مستند جوجل, 中文: 保存Google文档

Trang này đã được đọc 2.349 lần.
Bài viết này đã giúp ích cho bạn?