ATTN là dạng viết tắt của chữ “attention”, thường được sử dụng trong thư điện tử (email) và văn bản để chỉ rõ người nhận mong muốn. Cách tốt nhất để dùng ATTN trong thư điện tử là thêm nó vào dòng tiêu đề. Bằng cách này, bạn có thể bày tỏ rằng mình đang muốn gửi thư cho ai và tăng cơ hội mà thư của bạn được gửi đến đúng người cần đọc.

Phương pháp 1 của 3:
Thêm ATTN vào thư điện tử

  1. 1
    Bắt đầu dòng tiêu đề bằng ATTN. Trong một số trường hợp kiểu như ứng tuyển xin việc, có thể là bạn chỉ gửi một thư điện tử chung đến công ty, nhưng lại muốn thu hút sự chú ý của một người hoặc phòng ban cụ thể. Cách hay nhất để thực hiện điều này là viết dòng tiêu đề (Subject) như sau “ATTN: John Smith”. (Kính gửi: John Smith)[1]
    • Hoặc, nếu không biết tên của người nhận, bạn có thể viết “ATTN: Hiring Manager” (Kính gửi: Trưởng bộ phận tuyển dụng) hoặc “ATTN: Marketing Department” (Kính gửi: Phòng marketing).
  2. 2
    Bổ sung thông tin phù hợp vào dòng tiêu đề. Ngoài việc thu hút sự chú ý của một người hoặc nhóm người cụ thể, bạn nên bổ sung một vài chi tiết quan trọng về nội dung của thư điện tử. Đây là bước khiến thư trông chuẩn chỉnh hơn, dễ được mở và đọc hơn.
    • Ví dụ: Bạn có thể viết “ATTN: John Smith re: Content Marking Position” (Kính gửi: John Smith V/v (Về việc): Vị trí đánh dấu nội dung).
  3. 3
    Bắt đầu phần thân của thư điện tử bằng chữ ATTN khi dòng tiêu đề đã dài. Bạn có thể viết chữ ATTN vào phần thân của thư điện tử hoặc văn bản đính kèm. Theo cách này, bạn vừa tương tác với người nhận thư mong muốn, vừa có thể sử dụng dòng tiêu đề để nêu rõ mục đích của bức thư. Bước này có thể sẽ cần thiết khi bạn đang trả lời một thư điện tử có sẵn dòng tiêu đề.
    • Ví dụ: Bạn có thể bắt đầu phần thân của thư điện tử bằng dòng "ATTN: Sandeep Kumar" (Kính gửi: Sandeep Kumar)
    • Có thể bạn sẽ cần thêm chữ ATTN vào cả dòng tiêu đề và phần thân của thư điện tử.
    Quảng cáo

Phương pháp 2 của 3:
Quyết định khi nào sẽ sử dụng ATTN trong thư điện tử

  1. 1
    Sử dụng ATTN khi bạn không có địa chỉ email của người nhận mong muốn. Nếu bạn không biết địa chỉ email của người hoặc phòng mà bạn muốn liên hệ, bạn có thể gửi thư điện tử đến địa chỉ trên trang web của công ty. Sau đó, bạn nên chèn ATTN vào dòng tiêu đề để chỉ rõ người nhận thư mong muốn.
  2. 2
    Thêm ATTN vào giao tiếp nội bộ. Sử dụng ATTN khi bạn đang viết ghi chú nội bộ có thể có liên quan đến một số người trong phòng ban hoặc nhóm của bạn, nhưng lại muốn thu hút sự chú ý của một hoặc hai người nào đó. Bằng cách này, bạn vẫn thông báo cho tất cả mọi người, nhưng sẽ ưu tiên gửi thư đến một vài người nhận mong muốn.
    • Bạn có thể viết “ATTN: Mary Smith re: sales targets” (Kính gửi: Mary Smith V/v: Mục tiêu kinh doanh) nhưng gửi thư này đến toàn thể đội kinh doanh.
  3. 3
    Thể hiện mức độ quan trọng của bức thư bằng cách sử dụng ATTN. Bạn có thể bày tỏ rằng một việc gì đó cần được quan tâm ngay bằng cách sử dụng ATTN trong dòng tiêu đề. Ví dụ: Bạn có thể viết “Payroll statements require urgent ATTN” (Gấp: Cần chú ý đến bảng lương).
    Quảng cáo

Phương pháp 3 của 3:
Đảm bảo rằng thư điện tử gây chú ý

  1. 1
    Viết dòng tiêu đề. Khi có ý định gửi thư điện tử, việc vô cùng quan trọng mà bạn lúc nào cũng nên làm là viết dòng tiêu đề. Đây là cơ hội để bạn khiến bức thư của bạn trở nên nổi bật, đồng thời cung cấp một số thông tin chi tiết về nội dung của thư. Một bức thư điện tử không có dòng tiêu đề thường dễ bị xóa hoặc thất lạc trong hộp thư, hoặc khiến người nhận cảm thấy khó chịu vì họ buộc phải mở thư thì mới biết trong đó có gì.[2]
  2. 2
    Viết dòng tiêu đề ngắn gọn. Hầu hết hộp thư điện tử đều chỉ hiển thị khoảng 60 ký tự của dòng tiêu đề, còn trên điện thoại di động sẽ chỉ hiển thị khoảng từ 25 đến 30 ký tự. Như vậy, bạn nên viết dòng tiêu đề ngắn gọn với thông tin quan trọng nhất trước.[3]
    • Một số dạng viết tắt kiểu như “ATTN” (Gửi) và “RE” (V/v) giúp bạn dễ dàng bổ sung thông tin vào dòng tiêu đề.
  3. 3
    Viết gì đó gây chú ý. Thông thường, hộp thư chỉ toàn thư rác (spam) và quảng cáo khiến nhiều người chỉ muốn xóa ngay trước khi mở. Nếu bạn chuẩn bị gửi thư đến một người nào đó mà bạn không biết rõ thông tin, điều quan trọng là phải khiến bức thư của bạn trở nên nổi bật. Bạn có thể thu hút sự chú ý của người nhận bằng cách viết một dòng tiêu đề lôi cuốn và sáng tạo.[4]
    • Bạn có thể viết “I do not want anything from you” (Tôi không mong muốn gì từ [tên người nhận]) nếu đang viết thư cho một ai đó bạn ngưỡng mộ nhưng chưa từng gặp. Cụ thể, đây có thể là một tác giả ưa thích hoặc một người mà bạn ngưỡng mộ trong ngành của bạn.
    • Hoặc, bạn có thể viết “earn more money by expanding your client base” (kiếm nhiều tiền hơn bằng cách mở rộng đối tượng khách hàng). Đây là cách viết hiệu quả nếu bạn đang tìm kiếm mối quan hệ kinh doanh và muốn thư điện tử của bạn được mở ra.
  4. 4
    Thêm thông tin quan trọng. Có một việc vô cùng quan trọng mà bạn lúc nào cũng nên làm là thêm thông tin quan trọng về nội dung của thư điện tử. Nếu bạn đang viết thư cho một cộng sự về dự án nào đó, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ viết tên của dự án vào dòng tiêu đề. Nhờ vậy, cộng sự của bạn sẽ biết đó là dự án gì và xem xét ưu tiên nếu cần thiết.[5]
    • Bạn cũng có thể viết kiểu “response needed” (mong được trả lời). Với cách này, thư điện tử của bạn có thể sẽ được ưu tiên đọc hơn.
    • Có một cách khác là viết như sau: “quick question re: lunch meeting” (hỏi nhanh V/v: Ăn trưa bàn công việc) có lẽ sẽ gây chú ý vì đây là dạng thư dễ trả lời.
    Quảng cáo

Bài viết wikiHow có liên quan

Viết tiểu thuyếtViết tiểu thuyết
An ủi người khác qua tin nhắnAn ủi người khác qua tin nhắn
Gõ biểu tượng cảm xúcGõ biểu tượng cảm xúc
Tránh Đạo VănTránh Đạo Văn
Viết chữ đẹp hơn
Viết Bài luậnViết Bài luận
Viết nên một câu chuyện hayViết nên một câu chuyện hay
Viết nhanh hơnViết nhanh hơn
Ghi chép theo phương pháp CornellGhi chép theo phương pháp Cornell
Viết kịch bảnViết kịch bản
Viết nhật kýViết nhật ký
Viết kịch bản phimViết kịch bản phim
Ghi chép tốt hơnGhi chép tốt hơn
Viết Đặt vấn đềViết Đặt vấn đề
Quảng cáo

Về bài wikiHow này

Nhân viên của wikiHow
Cùng viết bởi:
Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow luôn cẩn trọng giám sát công việc của các biên tập viên để đảm bảo rằng mọi bài viết đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Bài viết này đã được xem 1.304 lần.
Trang này đã được đọc 1.304 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Quảng cáo