wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách biên soạn lại (xóa vĩnh viễn) thông tin nhạy cảm trong Microsoft Word. Cách duy nhất để chắc chắn rằng văn bản đã được biên soạn thành công là xóa, nhưng nếu cần chứng minh điều này, bạn có thể thay thế văn bản bằng những ký tự giữ chỗ và thanh màu đen. Nếu như không muốn thay thế toàn bộ văn bản được biên soạn, bạn cũng có thể chuyển tài liệu Word thành chuỗi hình ảnh. Cuối cùng, cả người dùng Windows và Mac đểu có thể sử dụng công cụ "Inspect Document" (Kiểm tra tài liệu) để xóa siêu dữ liệu (chẳng hạn như tên tác giả) khỏi tài liệu.

Phương pháp 1 của 3:
Biên soạn văn bản bằng tay

  1. 1
    Mở tài liệu Word. Nhấp đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn biên soạn lại thông tin nhạy cảm để mở ra trong Word.
  2. 2
    Chọn văn bản mà bạn muốn biên soạn. Nhấp và kéo chuột trên văn bản để chọn.
  3. 3
    Nhấp vào số từ. Số từ sẽ nằm ở góc dưới bên trái cửa sổ dưới dạng [số] of [số] words. Một hộp thoại sẽ bật lên với thông tin về ký tự và từ của tài liệu.
    • Chẳng hạn, nếu bạn chọn 23 từ trong tài liệu có 350 từ, hãy nhấp vào 23 of 350 words ở góc dưới bên trái.
  4. 4
    Xem lại số ký tự. Nhìn vào số nằm cạnh tiêu đề "Characters (with spaces)" (Số ký tự bao gồm khoảng cách) trên cửa sổ bật lên.
    • Bạn cần nhớ số này khi thay thế văn bản cần xóa bằng nội dung khác.
  5. 5
    Nhấp vào Close (Đóng) nằm cuối cửa sổ. Hộp thoại sẽ đóng lại.
  6. 6
    Sao chép văn bản được chọn. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (Windows) hoặc Command+C (Mac).
  7. 7
    Mở ra menu "Find and Replace" (Tìm và thay thế). Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H (Windows) hoặc Control+H (Mac) để thực hiện.[1]
  8. 8
    Dán văn bản cần biên soạn lại vào trường "Find what" (Tìm nội dung). Nhấp vào trường văn bản "Find what" ở đầu cửa sổ bật lên, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac).
  9. 9
    Thêm văn bản thay thế vào trường "Replace with" (Thay bằng). Nhấp vào khung văn bản "Replace with" nằm gần cuối cửa sổ bật lên, sau đó nhập một số hoặc chữ cái ngẫu nhiên (ví dụ: x) để thay cho mỗi ký tự mà bạn đã xóa.
    • Chẳng hạn, nếu bạn đã tô sáng 20 ký tự (bao gồm khoảng cách), bạn cần nhập x 20 lần.
    • Quá trình này sẽ vô cùng mệt mỏi nếu bạn phải thay thế nhiều dòng thông tin dài. Nếu độ chính xác là ưu tiên hàng đầu, hãy xem xét phương pháp chuyển tập tin Word thành hình ảnh.
  10. 10
    Nhấp vào Replace all (Thay thế tất cả). Tùy chọn này nằm cuối cửa sổ.
  11. 11
    Nhấp vào nút OK nằm cuối cửa sổ bật lên. Văn bản được chọn sẽ biến mất và thay bằng chuỗi chữ cái vô nghĩa.
  12. 12
    Lặp lại với những văn bản khác mà bạn cần biên soạn. Sau khi tất cả thông tin bí mật đã được thay bằng chuỗi chữ cái bất kỳ, bạn có thể tiếp tục.
  13. 13
    Bôi đen văn bản thay thế. Bạn cần bôi đen toàn bộ văn bản đã biên soạn trong tài liệu:
    • Nhấp vào mũi tên hướng xuống nằm bên phải biểu tượng bút đánh dấu ab trong phần "Font" (Phông chữ).
    • Nhấp vào ô màu đen nằm trong menu thả xuống.
    • Chọn một dòng văn bản thay thế.
    • Nhấp vào dòng màu đen nằm bên dưới biểu tượng bút đánh dấu, sau đó lặp lại quá trình với các văn bản thay thế còn lại.
  14. 14
    Lưu tập tin. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S (Windows) hoặc Command+S (Mac) để lưu. Thay đổi sẽ được lưu lại, nhưng nếu bạn muốn xóa cả siêu dữ liệu, hãy xem phương pháp này.
    Quảng cáo

Phương pháp 2 của 3:
Lưu tài liệu Word dưới dạng ảnh

  1. 1
    Mở tài liệu Word. Nhấp đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn biên soạn lại thông tin nhạy cảm để mở ra trong Word.
  2. 2
    Chọn văn bản mà bạn muốn biên soạn. Nhấp và kéo chuột trên văn bản để chọn.
  3. 3
  4. 4
    Nhấp vào ô màu đen nằm trong menu thả xuống. Công cụ đánh dấu sẽ được đặt thành màu đen và tô lên văn bản được chọn.
  5. 5
    Bôi đen văn bản khác nếu cần thiết. Sau khi đặt công cụ đánh dấu thành màu đen, bạn có thể chọn văn bản khác rồi nhấp vào thanh màu đen nằm bên dưới biểu tượng bút đánh dấu để bôi đen nội dung.
  6. 6
    Lưu tài liệu dưới định dạng PDF. Bạn có thể tiến hành trên cả máy tính Windows và Mac:[2]
    • Windows — Nhấp vào File (Tập tin), chọn Save As (Lưu thành), nhấp đúp vào This PC, nhấp vào khung thả xuống "Save as type" (Lưu thành định dạng), chọn PDF từ trong trình đơn thả xuống và nhấp vào Save (Lưu).
    • Mac — Nhấp vào File, chọn Save As..., nhấp vào khung văn bản "File Format" (Định dạng tập tin), chọn PDF từ trong trình đơn thả xuống và nhấp Save.
  7. 7
    Sử dụng dịch vụ chuyển đổi từ PDF sang JPG. Truy cập http://pdftoimage.com/ bằng trình duyệt web trên máy tính. Mặc dù có rất nhiều trang web cũng như dịch vụ chuyển đổi tập tin PDF thành hình ảnh, nhưng PDF-to-Image sẽ lưu từng trang trong tài liệu thành một tập tin JPG riêng biệt mà không hiển thị văn bản bên dưới dấu bôi đên.
  8. 8
    Nhấp vào UPLOAD FILES (Tải lên tập tin). Nút này nằm giữa cửa sổ. Chương trình File Explorer (Windows) hoặc Finder (Mac) sẽ hiện ra.
  9. 9
    Chọn tập tin PDF. Nhấp vào tập tin PDF mà bạn đã lưu từ tài liệu Word.
  10. 10
    Nhấp vào nút Open (Mở) nằm ở góc dưới bên phải cửa sổ. Tập tin PDF sẽ bắt đầu được tải lên dịch vụ chuyển đổi.
    • Trên máy Mac, bạn cần nhấp vào Choose (Chọn).
  11. 11
    Nhấp vào DOWNLOAD ALL (Tải xuống toàn bộ). Sau khi tập tin PDF tải lên chương trình chuyển đổi, nút này sẽ hiện ra cuối trang. Khi bạn nhấp vào đó, thư mục ZIP với tất cả trang tài liệu dưới dạng ảnh sẽ bắt đầu tải xuống.
  12. 12
    Giải nén thư mục ZIP. Quá tình này sẽ khác nhau tùy vào hệ điều hành của máy tính:
    • Windows — Nhấp đúp vào thư mục ZIP, nhấp vào Extract (Giải nén) ở đầu cửa sổ, chọn Extract all (Giải nén toàn bộ) từ trong thanh công cụ và nhấp vào Extract nằm cuối cửa sổ. Thư mục được giải nén sẽ mở ra khi hoàn tất.
    • Mac — Nhấp đúp vào thư mục ZIP, sau đó chờ thư mục được giải nén hiện ra.
  13. 13
    Mở thư mục ảnh. Đây là thư mục duy nhất trong cửa sổ với tên của tập tin PDF. Danh sách hình ảnh được đánh số theo trang sẽ hiện ra. Lúc này, bạn có thể mở bất kỳ ảnh nào để xem trang đã được biên soạn từ tài liệu Word.
    • Chẳng hạn, bên trong thư mục mang tên tập tin PDF sẽ là danh sách hình ảnh được đặt tên theo số trang của tài liệu Word.
    Quảng cáo

Phương pháp 3 của 3:
Xóa siêu dữ liệu

  1. 1
    Mở tài liệu Word. Nhấp đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn bảo vệ để mở ra trong Word.
  2. 2
    Nhấp vào File ở góc trên bên trái cửa sổ Word. Một trình đơn sẽ bật ra.
    • Trên máy Mac, bạn nhấp vào Review (Xem lại) ở đầu cửa sổ Word.
  3. 3
    Nhấp vào Inspect Document. Tùy chọn này nằm giữa, gần phía cuối trang. Một trình đơn nữa sẽ bật ra.
    • Trên máy Mac, bạn cần nhấp vào Protect (Bảo vệ) trong thanh công cụ Word.
  4. 4
    Nhấp vào Inspect Document trong trình đơn thả xuống.
    • Trên máy Mac, hãy nhấp vào Protect document (Bảo vệ tài liệu) tại đây.
  5. 5
    Kiểm tra để chắc chắn rằng ô "Document Properties and Personal Information" (Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân) đã được đánh dấu. Ô này nằm gần đầu cửa sổ.
    • Bạn có thể bỏ đánh dấu những ô khác trong cửa sổ này nếu thích.
    • Trên máy Mac, hãy tích vào ô "Remove personal information from this file on save" (Xóa thông tin cá nhân khỏi tập tin này khi lưu), sau đó tiếp tục bước cuối trong phương pháp này.
  6. 6
    Nhấp vào nút Inspect (Kiểm tra) nằm cuối cửa sổ.
  7. 7
    Nhấp vào Remove All (Xóa toàn bộ). Tùy chọn này nằm bên phải tiêu đề "Document Properties and Personal Information". Siêu dữ liệu được liên kết sẽ bị xóa khỏi tập tin Word.
  8. 8
    Nhấp vào Close nằm cuối cửa sổ bật lên.
  9. 9
    Lưu tập tin. Đóng tập tin Word rồi nhấp vào Save khi chương trình hỏi bạn có muốn lưu lại thay đổi cho tài liệu hay không.
    Quảng cáo

Lời khuyên

  • Tài liệu được tạo bằng Microsoft Word hoặc ở định dạng PDF chứa dữ liệu đã bị ghi đè hoặc đánh dấu vẫn có thể được sử dụng để khôi phục văn bản. Do đó, nếu muốn bảo mật văn bản có trong tài liệu, chúng tôi khuyến cáo bạn nên xóa văn bản vĩnh viễn hoặc chuyển đổi tài liệu Microsoft Word sang định dạng hình ảnh.

Cảnh báo

  • Những phương pháp khác (như bôi đen văn bản được biên soạn và khóa tập tin, hoặc chuyển đổi sang định dạng PDF) không xóa vĩnh viễn văn bản cần bảo vệ khỏi tài liệu. Những nội dung này vẫn có thể truy cập được bằng chương trình khác thích hợp.[3]

Bài viết wikiHow có liên quan

Copy‐Paste Dùng Tổ hợp Phím tắtCopy‐Paste Dùng Tổ hợp Phím tắt
Nhập dấu căn bậc hai trên PC hoặc MacNhập dấu căn bậc hai trên PC hoặc Mac
Tạo ký hiệu x gạch ngang trên trong WordTạo ký hiệu x gạch ngang trên trong Word
Bỏ ẩn dòng trên Excel
Sử dụng Microsoft AccessSử dụng Microsoft Access
Lưu tài liệu Microsoft WordLưu tài liệu Microsoft Word
Tính giá trị trung bình và độ lệch chuẩn trong Excel 2007Tính giá trị trung bình và độ lệch chuẩn trong Excel 2007
Chuyển đổi Excel sang WordChuyển đổi Excel sang Word
Tạo thiệp mời trên Microsoft WordTạo thiệp mời trên Microsoft Word
Chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word bằng Track ChangesChỉnh sửa tài liệu Microsoft Word bằng Track Changes
Giảm dung lượng tập tin ExelGiảm dung lượng tập tin Exel
Chèn đường thẳng trong WordChèn đường thẳng trong Word
Gõ biểu tượng trên MacGõ biểu tượng trên Mac
Xóa trang trắng trong Word
Quảng cáo

Về bài wikiHow này

JL
Cùng viết bởi:
Tác giả & Biên tập viên viết về công nghệ
Bài viết này đã được cùng viết bởi Jack Lloyd. Jack Lloyd là tác giả và biên tập viên làm việc cho wikiHow. Anh có hơn hai năm kinh nghiệm viết và biên tập các bài viết về công nghệ. Anh là người đam mê công nghệ và là giáo viên tiếng Anh.
Chuyên mục: Office
Trang này đã được đọc 302 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Quảng cáo