Tải về bản PDF Tải về bản PDF

Về bản chất, email không trang trọng như viết thư giấy. Tuy nhiên, vẫn có những lúc bạn cần trở nên trang trọng hơn trong cách viết email. Hãy suy nghĩ xem người nhận là ai, và sau đó chọn lời chào phù hợp với hoàn cảnh. Một khi bạn đã biết được thông tin đó, bạn có thể tiến hành định dạng lời chào và cách viết câu mở đầu.

Phần 1 của 3:
Cân nhắc người nhận

  1. 1
    Xác định xem bạn cần trang trọng như thế nào. Cho dù bạn đang viết một email "trang trọng", mức độ trang trọng của email sẽ phụ thuộc vào người nhận nó. Chẳng hạn như, bạn sẽ không sử dụng cùng mức độ trang trọng khi viết cho giáo sư so với khi viết thư xin việc.
    • Khi bạn liên hệ với ai đó lần đầu tiên, tốt hơn hết là hãy viết trang trọng hơn bình thường cho an toàn.[1]
  2. 2
    Tìm tên của người nhận. Bạn nên nghiên cứu để tìm ra tên người nhân nếu bạn chưa biết. Việc biết tên người nhận làm cho lời chào có tính cá nhân hơn, cho dù bạn đang áp dụng các phương pháp viết email chuyên nghiệp.[2]
  3. 3
    Làm theo cách của người nhận. Nếu người đó đã gửi email cho bạn, sẽ là một ý hay khi sao chép cách chào của họ. Ví dụ, nếu họ viết "Chào" và tên của bạn, bạn có thể trả lời theo phong cách tương tự, bằng cách sử dụng "Chào" và tên của người đó khi gửi email.[3]
    Quảng cáo

Phần 2 của 3:
Chọn lời chào

  1. 1
    Sử dụng "Kính gửi". "Kính gửi"(theo sau là tên người nhận) là câu chào kinh điển. Nó mang tính trang trọng mà không gây khó chịu, và vì được sử dụng quá thường xuyên nên cách chào này thường trở nên mặc định, đó là một điều tốt. Bạn sẽ không muốn lời chào của mình trở nên kỳ lạ vì nó không phù hợp.[4]
  2. 2
    Thử dùng "Xin chào", nếu bạn không biết tên người nhận. "Xin chào" là cách chào khá trang trọng mà bạn có thể sử dụng trong email kinh doanh, cụ thể nếu bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, luôn tốt hơn hết là hãy tìm ra tên người nhận nếu có thể.[5]
    • Bạn cũng có thể sử dụng "Gửi đến những ai quan tâm" nếu email đặc biệt trang trọng và bạn không biết tên người nhận. Tuy nhiên, lời chào này có thể không được lòng một vài người.
  3. 3
    Cân nhắc "Chào ("Hi" hoặc "Hello") trong các email ít trang trọng hơn. Email có xu hướng ít trang trọng hơn so với thư từ nói chung, vì thế bạn có thể viết "Chào" trong một email không cần quá trang trọng. Ví dụ, nếu bạn đang gửi email cho giáo sư, đặc biệt là người mà bạn thường xuyên liên hệ, lời chào "Hi" hoặc "Hello" sẽ phù hợp.[6]
  4. 4
    Không dùng từ "Này". Mặc dù từ "Chào" có thể được chấp nhận trong email khá trang trọng, nhưng cách chào bằng từ "Này" sẽ không phù hợp. Đó là cách chào rất tùy tiện, thậm chí trong văn nói, vì thế bạn nên tránh dùng nó trong bất kỳ loại email trang trọng nào. Chẳng hạn như, cho dù bạn thân thiết với sếp của mình, tốt nhất là tránh dùng từ "Này" khi viết email cho họ.[7]
  5. 5
    Sử dụng chức danh thay tên khi cần thiết. Đôi khi, bạn viết cho một người mà bạn chỉ biết chức danh của họ trong công ty hoặc tổ chức. Trong trường hợp đó, bạn có thể dùng chức danh của người đó thay cho tên, chẳng hạn như "Kính gửi Trưởng phòng nhân sự", "Kính gửi Phòng nhân sự", hoặc "Kính gửi Giáo sư".[8]
  6. 6
    Thêm kính ngữ của người đó để làm cho email thêm trang trọng. Khi có thể, hãy bổ sung "Ông", "Bà", "Bác sĩ", hoặc "Giáo sư" trước tên người nhận để thêm phần trang trọng. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng họ hoặc tên đầy đủ của người nhận để chuyên nghiệp hơn, thay vì chỉ dùng tên.[9]
    Quảng cáo

Phần 3 của 3:
Định dạng và bắt đầu email

  1. 1
    Viết lời chào ở dòng đầu tiên. Hãy viết lời chào mà bạn đã chọn ở dòng trên cùng, theo sau là tên người nhận. Bạn có thể dùng kính ngữ của người đó nếu có thể, chẳng hạn như Ông, Bà, hoặc Bác sĩ, theo sau là họ tên đầy đủ.[10]
  2. 2
    Sử dụng dấu phẩy. Nói chung, bạn sẽ sử dụng dấu phẩy sau lời chào. Trong thư trang trọng, bạn có thể dùng dấu hai chấm, tuy nhiên cách viết này thường quá trang trọng cho một email, thậm chí là email chuyên nghiệp. Dấu phẩy sẽ thích hợp trong mọi hoàn cảnh, cho dù bạn có thể dùng dấu hai chấm nếu bạn đang viết thư xin việc bằng email.
  3. 3
    Di chuyển tới dòng tiếp theo. Lời chào nằm ở dòng trên cùng, vì thế khi đã viết xong, hãy bấm nút xuống dòng để chuyển tới dòng tiếp theo. Nếu đang sử dụng ngắt dòng thay vì thụt đầu dòng để tạo đoạn văn, bạn sẽ cần để một dòng trắng giữa lời chào và đoạn văn đầu tiên.[11]
  4. 4
    Giới thiệu bản thân trong câu mở đầu nếu cần thiết. Nếu bạn đang viết cho ai đó lần đầu tiên, bạn nên cung cấp phần giới thiệu, cho dù bạn quen biết họ trong cuộc sống. Việc cho người nhận gợi ý về bạn là ai sẽ khuyến khích họ tiếp tục đọc thư.
    • Chẳng hạn như, bạn có thể viết "Tôi là Nguyễn Văn Nam, và tôi là Giám đốc tiếp thị của công ty XYZ". Bạn cũng nên trình bày lý do mà mình biết người nhận: "Tôi là Nguyễn Mạnh Hùng, và tôi học lớp tiếp thị (Phòng Tiếp thị 101 học trưa thứ ba và thứ năm)".
    • Nếu bạn quen biết người nhận và đã viết cho họ trước đó, bạn có thể sử dụng câu đầu tiên như một lời chào. Chẳng hạn như, bạn có thể nói "Cảm ơn vì cậu phản hồi sớm", hoặc "Tôi hy vọng là anh vẫn khỏe".
  5. 5
    Đi thẳng vào chủ đề. Hầu hết các email trang trọng cần đi thẳng vào trọng tâm một cách nhanh chóng. Điều đó có nghĩa là câu đầu tiên hoặc câu thứ hai nên nói ra lý do mà bạn viết cho họ. Hãy nhớ viết súc tích nhất có thể khi mô tả mục đích.[12]
    • Chẳng hạn như, bạn có thể viết "Tôi viết thư để nhờ anh giúp đỡ một vấn đề trong tiếp thị", hoặc "Tôi viết cho anh vì tôi đang gặp khó khăn trong lớp học, và tôi hy vọng rằng anh có thể giới thiệu tài liệu bổ sung có ích để tôi đọc thêm".
    Quảng cáo

Bài viết wikiHow có liên quan

Trở thành Người mẫuTrở thành Người mẫu
Tạo một Chữ ký Ấn tượngTạo một Chữ ký Ấn tượng
Ghi Biên bản Cuộc họpGhi Biên bản Cuộc họp
Trở thành nhà thiết kế thời trangTrở thành nhà thiết kế thời trang
Trở thành diễn viên lồng tiếng/người thuyết minhTrở thành diễn viên lồng tiếng/người thuyết minh
Xin Thôi ViệcXin Thôi Việc
Mua cổ phiếu (dành cho người mới bắt đầu)Mua cổ phiếu (dành cho người mới bắt đầu)
Trở thành Nhà Thiết kế Đồ họaTrở thành Nhà Thiết kế Đồ họa
Viết thư thăm dò sau khi nộp hồ sơ xin việcViết thư thăm dò sau khi nộp hồ sơ xin việc
Trông giữ Trẻ emTrông giữ Trẻ em
Viết địa chỉ lên phong bì thư gửi đối tác hiệu quảViết địa chỉ lên phong bì thư gửi đối tác hiệu quả
Chào Tạm biệt Đồng nghiệpChào Tạm biệt Đồng nghiệp
Viết đơn xin nghỉ phép bằng emailViết đơn xin nghỉ phép bằng email
Đối phó với Bắt nạt và Quấy rối Nơi công sởĐối phó với Bắt nạt và Quấy rối Nơi công sở
Quảng cáo

Về bài wikiHow này

Nhân viên của wikiHow
Cùng viết bởi:
Bài viết này có đồng tác giả là đội ngũ biên tập viên và các nhà nghiên cứu đã qua đào tạo, những người xác nhận tính chính xác và toàn diện của bài viết.

Nhóm Quản lý Nội dung của wikiHow luôn cẩn trọng giám sát công việc của các biên tập viên để đảm bảo rằng mọi bài viết đều đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Bài viết này đã được xem 3.023 lần.
Chuyên mục: Thế giới Làm việc
Trang này đã được đọc 3.023 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?

Quảng cáo