Cách để Định dạng văn bản Word

Cùng viết bởi Nhân viên của wikiHow

Microsoft Word^{[1]
X
Nguồn nghiên cứu} là chương trình soạn thảo văn bản Word phổ biến nhất trên thế giới. Tùy thuộc vào việc đang viết văn bản nào (pháp lý, trang trọng hoặc cá nhân), bạn sẽ cần tuân theo nguyên tắc định dạng riêng. Nếu đang sử dụng Microsoft Word để thực hiện điều này thì sẽ khá dễ dàng để làm theo các nguyên tắc đó, vì ứng dụng Word có tất cả công cụ cần thiết. Nếu bạn chưa quen dùng Microsoft Word thì cũng đừng lo lắng. Bạn có thể định dạng văn bản giống như một chuyên gia chỉ sau một khoảng thời gian ngắn.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 3:

Định dạng bố cục văn bản

1
Khám phá giao diện người dùng của Word. Làm quen với các yếu tố giao diện bao gồm tất cả công cụ định dạng. Có thể bạn sẽ cần bật các công cụ trên thanh công cụ. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách lựa chọn thanh công cụ từ thẻ "View" và lựa chọn "Standard".
- Thanh trình đơn là thanh nằm ở phía trên cùng màn hình nơi mà bạn nhìn thấy File, Edit, View và nhiều nút trình đơn quan trọng khác.
- Thanh công cụ nằm ở ngay phía dưới thanh trình đơn và hiển thị các tác vụ phổ biến chẳng hạn như lưu, in và mở văn bản.
- Thanh Ribbon nằm ở phía trên cùng không gian làm việc, phía dưới thanh công cụ và phân loại các tính năng của Microsoft Word thành các mục kiểu như thẻ Home và Layout.
2
Căn chỉnh văn bản. Các loại văn bản khác nhau sẽ cần có kiểu căn chỉnh văn bản khác nhau. Bạn có thể lựa chọn việc sẽ căn chỉnh toàn bộ văn bản sang trái, phải, hoặc ra giữa bằng cách nhấp vào các nút căn chỉnh trong phần Paragraph trong thanh Ribbon.
- Các nút này trông giống như phiên bản thu nhỏ của văn bản, có các đường kẻ màu đen nhỏ tương ứng với tính năng căn chỉnh cần thực hiện.
- Bạn có thể tìm các nút căn chỉnh ở gần giữa thanh Ribbon, sau nút gạch chân và trước nút gạch đầu dòng.
3
Thiết lập khoảng cách giữa các dòng của văn bản. Điều chỉnh thiết lập bằng cách nhấp vào nút Line and Paragraph Spacing. Sau khi sử dụng công cụ này, từng văn bản bạn gõ sẽ được điều chỉnh theo khoảng cách dòng bạn đã thiết lập.
- Tìm nút Line and Paragraph Spacing trên thanh Ribbon ở sau các nút căn chỉnh. Nút này có hình nhiều đường kẻ và ngay bên trái là mũi tên hai chiều trỏ lên trên và xuống dưới.
- Nếu muốn chỉnh sửa khoảng cách của đoạn hoặc dòng đang có, bạn cần bôi đen văn bản và nhấp vào nút Line and Paragraph Spacing để chỉnh sửa.
- Bạn cũng có thể chỉnh sửa khoảng cách đoạn và dòng bằng cách nhấp vào thẻ Format trên thanh trình đơn ở phía trên cùng màn hình, lựa chọn “Paragraph” trong danh sách và lựa chọn khoảng cách mong muốn.
- Nhiều văn bản mang tính chuyên môn chẳng hạn như bài tiểu luận ở trường đại học và thư xin việc nên được giãn cách dòng theo kiểu Double.
4
Điều chỉnh hướng xoay của trang. Nếu muốn viết văn bản theo hướng khác, bạn cần nhấp vào tùy chọn “Orientations” trong phần Page Layout trên thanh trình đơn, và lựa chọn kiểu Portrait (hướng dọc) hoặc Landscape (hướng ngang) từ danh sách thả xuống.
5
Thay đổi kích thước giấy trong phần Page Layout trên thanh trình đơn. Nếu muốn in văn bản theo kích thước khổ giấy nào đó, bạn cần nhấp vào nút “Size” và lựa chọn kích thước mong muốn trong danh sách thả xuống.
- Điều này sẽ thay đổi kích thước của văn bản bạn đang viết.
6
Điều chỉnh phần đầu trang và chân trang của văn bản. Phần đầu trang (header) chứa các chi tiết sẽ xuất hiện trên mỗi trang của giấy.
- Để thiết lập phần đầu trang của văn bản, bạn cần nhấp đúp vào phần trên cùng của trang và trường Header sẽ xuất hiện.
- Điều chỉnh phần chân trang của văn bản. Phần chân trang (Footer) cũng giống như phần đầu trang của văn bản. Tất cả văn bản trong phần chân trang sẽ xuất hiện ở phía dưới cùng của từng trang văn bản.
- Để thiết lập phần chân trang của văn bản, bạn cần nhấp đúp vào phần dưới cùng của trang và trường Footer sẽ xuất hiện.
- Bạn cũng có thể định dạng phần đầu trang và chân trang bằng cách lựa chọn thẻ “View” từ thanh trình đơn ở phía trên cùng màn hình và nhấp vào “Header and Footer” trong danh sách. Thao tác này sẽ mở phần Header và Footer trên trang và cho phép bạn tạo ra chúng.
7
Điều chỉnh lề. Nhấp vào nút “Margins” trong phần Page Setup của thẻ Page Layout và lựa chọn lề từ các thiết lập lề có sẵn được liệt kê trong danh sách thả xuống.
- Nếu muốn sử dụng kích thước lề riêng, bạn cần nhấp vào “Custom Margins” ở phía dưới cùng danh sách thả xuống để thiết lập theo ý muốn.
8
Thêm cột. Nếu cần tạo ra văn bản kiểu như báo, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách điều chỉnh định dạng của văn bản theo các cột. Hãy nhấp vào tùy chọn “Columns” từ thanh Ribbon, lựa chọn con số và căn chỉnh các cột mong muốn từ danh sách thả xuống. Bạn sẽ tìm thấy nút Columns ở hàng trên cùng của thanh Ribbon. Nút này là biểu tượng hình chữ nhật nhỏ màu xanh bị chia làm đôi.
- Nếu muốn tạo ra một, hai hoặc ba cột, bạn có thể thực hiện điều này bằng các tùy chọn cho trước. Nếu thích tạo ra nhiều cột hơn, bạn sẽ cần lựa chọn "More Columns".
- Chú ý rằng tùy chọn cột này sẽ khác với các cột bạn có khi chèn nhiều thứ kiểu như bảng vào văn bản.
9
Thêm gạch đầu dòng và số. Bôi đen văn bản bạn muốn đánh số hoặc gạch đầu dòng và nhấp vào nút Numbering hoặc Bullets trên thanh Ribbon.
- Các nút này nằm cạnh nhau trên thanh Ribbon, ngay gần các nút căn chỉnh. Numbering là nút có hình ba đường kẻ nhỏ ghi số ở bên trái, còn Bullets là nút ba đường kẻ nhỏ có biểu tượng gạch đầu dòng ở bên trái.
10
Định dạng Style cho văn bản. Tất cả văn bản đều có Style tiêu chuẩn được tích hợp sẵn (ví dụ như Normal, Title, Heading 1). Style mặc định dành cho văn bản là Normal. Mẫu (template) mà văn bản dựa theo (ví dụ như Normal.dotx) quyết định việc Style nào sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon và trên thẻ Styles.
- Trước khi áp dụng một Style, bạn sẽ nhìn thấy tất cả Style có sẵn và có thể xem trước để biết trông chúng sẽ như thế nào khi được áp dụng.
- Trên thẻ Home hoặc phía dưới thẻ Format trên thanh trình đơn, phía dưới Styles, hãy lựa chọn và nhấp vào Style mong muốn.
- Bạn cũng có thể nhấp vào nút Modify trên thẻ Styles để tạo ra Style của riêng mình.
- Nếu để mặc định, Word sẽ áp dụng Style đoạn văn (ví dụ như Heading 1) cho toàn bộ đoạn. Để áp dụng Style đoạn văn (Paragraph Style) cho một phần của đoạn, bạn cần lựa chọn chỉ đúng phần muốn chỉnh sửa.
Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 3:

Định dạng phông chữ

1
Điều chỉnh thiết lập phông chữ (font). Trên thanh Ribbon, bạn sẽ nhìn thấy các trình đơn thả xuống dành cho phông chữ và kích thước. Để thay đổi văn bản, đầu tiên bạn phải lựa chọn văn bản bạn muốn tác động. Bạn có thể lựa chọn ký tự riêng lẻ, từng từ cụ thể hoặc cả đoạn văn. Sau khi lựa chọn văn bản, bạn có thể định dạng nó. Ví dụ: Bạn có thể thay đổi phông chữ, kích thước và màu sắc.
- Nhấp vào bên trái của từ đầu tiên bạn muốn lựa chọn và giữ con trỏ rồi kéo con trỏ đến tất cả từ bạn muốn lựa chọn.
2
Thay đổi kích thước, màu sắc và tô sáng văn bản. Vào phần thả xuống trên thanh Ribbon để lựa chọn phông chữ, kích thước, màu sắc và tô sáng theo ý muốn. Bạn sẽ nhìn thấy nút phông chữ đầu tiên, nằm ở phía bên trái ngay gần nút Style. Tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy nút kích thước đang có kích thước mặc định (thường thì kích thước phông chữ là 12).
- Luôn cân nhắc về việc định dạng nguyên tắc của văn bản bạn đang viết khi lựa chọn kích thước và Style phông chữ.
- Phông chữ tiêu chuẩn dành cho hầu hết văn bản chuyên môn và đại học là Time New Roman có kích thước phông chữ là 12.
3
Lựa chọn kiểu nhấn mạnh văn bản mong muốn. Ngoài việc thiết lập kích thước và Style phông chữ, bạn cũng có thể điều chỉnh việc nhấn mạnh từ và đường kẻ trong văn bản. Ngay gần nút điều chỉnh kích thước, bạn sẽ nhìn thấy Bold (nút in đậm), Italics (nút in nghiêng) và Underline (nút gạch chân). Nút Bold có hình chữ B hoa được in đậm, nút Italics là chữ I hoa được in nghiêng, và nút Underline là chữ U hoa được gạch chân.
- Chỉ cần nhấp vào các nút trên thanh Ribbon sau khi bạn đã lựa chọn phông chữ muốn chỉnh sửa.
4
Thiết lập việc tô sáng văn bản và màu sắc phông chữ. Nếu muốn thêm màu sắc và tô sáng văn bản, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách lựa chọn phần văn bản bạn muốn thêm màu sắc và nhấp vào các nút Text Highlight hoặc Font Color trên thanh Ribbon.
- Quan sát thanh Ribbon để tìm thấy Highlight, nút trông giống chữ ABC màu xanh nước biển có thanh màu trắng ở dưới, và nút màu sắc phông chữ có hình chữ A có thanh màu đen ở dưới.
Quảng cáo

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 3:

Thêm ảnh và biểu đồ

1
Kéo ảnh vào văn bản. Đặt ảnh vào đúng chỗ bạn muốn. Sau khi thả ảnh, có thể sẽ hơi khó để di chuyển ảnh đến đúng vị trí mong muốn. Có một số cách để di chuyển ảnh dễ dàng hơn:
2
Sử dụng tính năng Wrap Text. Tính năng Wrap Text thay đổi bố cục của văn bản, cho phép văn bản được hiển thị theo ý muốn bất kể ảnh được đặt ở đâu.
- Nhấp chuột phải vào ảnh và trỏ chuột đến Wrap Text. Lựa chọn kiểu căn chỉnh phù hợp nhất với văn bản. Khi trỏ vào từng tùy chọn, bạn sẽ được xem trước để thấy rằng ảnh sẽ xuất hiện như thế nào.
- Lựa chọn ảnh rồi giữ phím Ctrl. Trong lúc giữ phím, sử dụng các phím mũi tên để di chuyển ảnh trong văn bản.
3
Thêm biểu đồ. Nhấp vào thẻ “Insert”, sau đó nhấp tùy chọn "Chart". Khi bạn lựa chọn Chart, một thanh công cụ mới sẽ xuất hiện trên thanh Ribbon và hiển thị nhiều biểu đồ cho bạn lựa chọn. Hãy lựa chọn loại biểu đồ yêu thích, chẳng hạn như biểu đồ tròn.
4
Chỉnh sửa biểu đồ. Cuộn đến phần cần chỉnh sửa trong cửa sổ, sau đó lựa chọn trong số nhiều loại biểu đồ khác nhau, chẳng hạn như “3-D Pie” đẹp mắt.
- Nhấp vào “OK” để chèn biểu đồ vào văn bản Word và hiển thị cửa sổ “Chart in Microsoft Word – Microsoft Excel”.
Quảng cáo

Lời khuyên

Trừ khi được phép viết văn bản theo phong cách tự do, bạn cần tìm hiểu về các nguyên tắc của văn bản trước khi điều chỉnh định dạng.
Ngoài các định dạng bố cục trang, chân trang, đầu trang (gây ảnh hưởng đến toàn bộ văn bản), tất cả các công cụ định dạng khác chỉ có thể được áp dụng cho từng phần văn bản cụ thể.