Cách để Viết thư chứng minh nghề nghiệp

2 Phần:Chuẩn bị Soạn thảo Thư Chứng minh Nghề nghiệpViết Thư Chứng minh Nghề nghiệp

Thư chứng minh nghề nghiệp (cụ thể là thư xác nhận công tác) là văn bản chính thức do người sử dụng lao động soạn thảo trên cơ sở yêu cầu của bên thứ ba, nhằm mục đích phê chuẩn lịch sử nghề nghiệp của người lao động. Thư xác nhận công tác thường được yêu cầu khi một người cần vay tiền ngân hàng, thuê tài sản, nộp hồ sơ xin việc, hoặc khi có bất kỳ lý do nào khác mà cần xác nhận lịch sử nghề nghiệp. Khi viết thư xác nhận công tác, bạn cần giải thích mình là ai, cung cấp tóm tắt chính xác về nhiệm vụ của người lao động và xác nhận nghề nghiệp của người đó. Tất cả những nội dung này phải được trình bày trên mẫu thư có tiêu đề chuyên nghiệp; bạn cần đảm bảo mình đã cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cũng như chữ ký của bản thân. Hãy đọc hướng dẫn dưới đây để biết cách soạn thảo thư chứng minh nghề nghiệp hoàn thiện và chuẩn xác.

Phần 1
Chuẩn bị Soạn thảo Thư Chứng minh Nghề nghiệp

  1. 1
    Cân nhắc lý do bạn viết thư chứng minh nghề nghiệp. Nội dung và giọng văn của bạn sẽ khác biệt tùy vào người đọc thư. Nếu gửi thư xác nhận công tác tới một tổ chức tài chính, giọng văn của bạn cần chuyên nghiệp và nội dung thư phải có các thông tin tài chính (VD: mức lương, hoa hồng, mức tăng lương hoặc thưởng). Trái lại, nếu viết thư cho người lao động đang xin việc mới, giọng văn của bạn nên thân thiện hơn, và bạn cũng có thể loại bỏ các thông tin tài chính.
    • Hiểu rõ mục đích và phạm vi của thư xác nhận công tác sẽ giúp bạn soạn thảo một lá thư với nội dung vừa vặn nhu cầu của người nhận.
  2. 2
    Suy nghĩ về người nên viết thư chứng minh nghề nghiệp. Thông thường, người sử dụng lao động, thay mặt người lao động, sẽ viết thư xác nhận công tác.[1] Trong tình huống này, người lao động nhiều khả năng sẽ tiếp cận bạn, người sử dụng lao động, và yêu cầu cấp thư xác nhận công tác cho một mục đích nhất định. Mặt khác, người lao động cũng có thể tự viết thư xác nhận công tác. Khi đó, bạn, người lao động, sẽ tự viết thư và xin chữ ký của người sử dụng lao động, hoặc thay đổi nội dung thư theo ý của người sử dụng lao động.[2] Khi có thể, người sử dụng lao động nên viết thư thay mặt người lao động và không nên để người lao động tự viết thư.
    • Nếu là người sử dụng lao động và phải viết thư cho người lao động, bạn nên biết cách điều chỉnh nội dung thư theo đúng các tiêu chuẩn cần đạt được, từ đó bạn có thể kiểm soát được thông điệp trong thư. Đồng thời, với tư cách người sử dụng lao động, việc bạn tự viết thư xác nhận công tác sẽ đem tới sự chân thành và tính xác thực cho lá thư. Tuy nhiên, mặt hạn chế là bạn phải mất thời gian viết ra những bức thư này. Là người sử dụng lao động, nhiều khả năng lịch trình của bạn khá bận rộn và việc viết thư có thể tốn thời gian. Tuy nhiên, thư xác nhận công tác thường ngắn gọn và súc tích, vì vậy bạn sẽ không phải dành quá nhiều thời gian viết thư, đặc biệt khi bạn đã từng có kinh nghiệm tương tự trước đây.
    • Nếu là người lao động tự viết thư cho mình, bạn có thể biểu đạt chính xác những thông tin cần truyền đạt tới người nhận mà không mất thời gian mô tả lại ý tưởng của mình cho người sử dụng lao động. Đồng thời, việc tự viết thư xác nhận công tác sẽ giảm nhẹ áp lực lên người sử dụng lao động về khoảng thời gian họ cần dành ra để viết thư (cụ thể, việc bạn tự viết thư sẽ khiến ông chủ cảm thấy vui vẻ, bởi ông ta không phải viết cho bạn). Tuy nhiên, người sử dụng lao động luôn luôn phải ký thư xác nhận và họ có thể sẽ không chấp nhận những nội dung bạn đưa ra. Khi đó, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để viết lại thư, hoặc bạn có thể buộc người sử dụng lao động phải viết thư cho mình.
  3. 3
    Tập hợp những thông tin được yêu cầu. Khi bạn hiểu người đọc thư là ai và ai sẽ viết lá thư đó, bạn cần tập hợp những thông tin cần thiết để viết một lá thư xác nhận công tác hoàn chỉnh.
    • Nếu là người sử dụng lao động, bạn cần trao đổi với người lao động về nội dung cần có trong thư, cụ thể là những thông tin liên quan đến người nhận, mục đích của lá thư, những chi tiết cần bao hàm trong nội dung thư và thời điểm gửi thư.
    • Nếu là người lao động và tự viết thư cho mình, bạn sẽ có toàn bộ những thông tin cần thiết để soạn thảo, tuy nhiên bạn cũng nên trao đổi trước với người sử dụng lao động về kỳ vọng của họ đối với một lá thư xác nhận công tác. Điều này sẽ đảm bảo bạn đang viết thư theo đúng chuẩn mực do người sử dụng lao động đề ra để họ có thể chấp nhận nội dung thư đó.

Phần 2
Viết Thư Chứng minh Nghề nghiệp

  1. 1
    Sử dụng tiêu đề của công ty. Khi bắt đầu viết thư xác nhận công tác, bạn luôn muốn sử dụng tiêu đề thư chính thức của công ty. Nếu là người sử dụng lao động, bạn nên có tiêu đề thư sẵn sàng; nếu là người lao động, bạn cần hỏi người sử dụng lao động liệu mình có thể dùng tiêu đề thư chính thức của công ty hay không. Sử dụng tiêu đề thư chính thức sẽ hợp thức hóa lá thư và khiến người nhận tin tưởng nội dung của nó.
    • Nếu không có sẵn tiêu đề thư, bạn có thể dùng máy tính tạo tiêu đề cho thư của mình. Tiêu đề thư phải có tên công ty của người sử dụng lao động, địa chỉ, số điện thoại và thư điện tử. Tiêu đề đó cũng cần cung cấp thông tin về người viết thư (cũng như chức vụ của họ) và ngày viết thư.
  2. 2
    Ghi lại thông tin người nhận chi tiết hết mức có thể. Nếu biết cụ thể tên người nhận, hãy gửi thư trực tiếp tới anh ấy hay cô ấy. Nếu bạn không biết ai sẽ là người đọc thư, hãy đề tên người nhận là tổ chức yêu cầu, với dòng chú thích nội dung lá thư.
    • Ví dụ, nếu bạn biết địa chỉ và tên người nhận thư, hãy viết những thông tin này ngay dưới tiêu đề thư và tiếp nối bằng lời chào phù hợp, ví dụ như "Kính gửi [Ông Nguyễn Văn A]."
    • Nếu không biết người nhận thư là ai, hãy gửi thư tới bộ phận phù hợp của tổ chức cùng dòng chú thích về nội dung lá thư. Ví dụ, khi gửi thư tới một tổ chức tài chính để người lao động có thể vay tiền, bạn có thể gửi thư tới chi nhánh địa phương của tổ chức này cùng dòng chú thích sau, "Xác nhận Công tác của [Người lao động] cho Mục đích Nhận Khoản vay." Tiếp theo, hãy sử dụng lời chào phù hợp, ví dụ như "Kính gửi Ông/Bà."
  3. 3
    Giải thích bạn là ai. Trong đoạn đầu tiên của thư xác nhận công tác, bạn cần giải thích mình là ai và mục đích viết thư. Thông tin cần có bao gồm chức vụ của bạn tại công ty, khoảng thời gian bạn làm việc tại đây, cũng như khoảng thời gian quen biết người lao động được đề cập trong thư. Kể cả khi bạn là người lao động tự viết thư cho mình, hãy viết như thể người sử dụng lao động đang viết cho bạn, bởi họ sẽ là những người chấp nhận nội dung thư.
    • Ví dụ, bạn có thể viết: "Tên tôi là Trần Văn B, tôi là Phó Giám đốc Bộ phận Bán hàng và Tiếp thị tại Tập đoàn ABC. Tôi đã làm việc tại Tập đoàn ABC trong 12 năm và quen người lao động này được 7 năm. Trong 3 năm qua, tôi là quản lý trực tiếp của người lao động."
  4. 4
    Cung cấp xác nhận công tác. Đoạn tiếp theo trong thư là phần tóm tắt công việc của người lao động tại công ty. Nội dung này bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc công tác, chức vụ của người lao động tại công ty, công việc thời vụ hay dài hạn và người lao động còn làm việc cho công ty hay không. Nếu cần thiết, thông tin tài chính của người lao động cũng phải được đề cập tại đây.
    • Ví dụ về một đoạn văn có nội dung phù hợp: "Tôi viết thư này để xác nhận công việc của người lao động. Người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC trong 7 năm, bắt đầu từ ngày 7 tháng 9 năm 2003. Người lao động giữ chức vụ phó phòng bán hàng, một vị trí dài hạn tại Tập đoàn ABC. Người lao động hiện vẫn là phó phòng bán hàng tại Tập đoàn ABC, tính đến ngày 7 tháng 1 năm 2011."
    • Một ví dụ khác có thể như sau: "Tôi viết thư này để xác nhận rằng người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC trong 7 năm. Người lao động đã làm việc tại Tập đoàn ABC từ ngày 7 tháng 9 năm 2003 đến ngày 7 tháng 1 năm 2011. Khi còn làm việc tại Tập đoàn ABC, chức vụ của người lao động là phó phòng bán hàng. Người lao động làm việc toàn thời gian trong 7 năm tại Tập đoàn ABC với mức lương hàng năm là 600 triệu đồng."
  5. 5
    Tóm tắt nhiệm vụ của người lao động. Đoạn này sẽ mô tả nhiệm vụ của người lao động tại tổ chức của bạn. Thông tin này sẽ hữu dụng nhất khi bạn viết thư xác nhận công tác cho người lao động đang xin việc mới. Mặc dù thư xác nhận công tác không phải thư giới thiệu, sẽ không có vấn đề gì nếu bạn thêm vào một số nhận xét tích cực về người lao động. Danh tiếng của bạn, với tư cách người sử dụng lao động, sẽ thay đổi theo hướng tích cực; bạn cũng sẽ hỗ trợ người lao động tìm được công việc mới, thuê tài sản hoặc vay ngân hàng.
    • Đoạn văn này có thể được viết như sau: "Nhiệm vụ của người lao động tại Tập đoàn ABC bao gồm: Người lao động có trách nhiệm bán máy sưởi tại khu vực miền Bắc. Người lao động mang chức danh quản lý và có trách nhiệm thúc đẩy một đội ngũ nhân viên bán hàng gồm từ bảy đến chín người. Người lao động phải đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, giải quyết khiếu nại từ phía khách hàng, và báo cáo hàng quý tới trụ sở chính về tiến triển của hoạt động bán hàng."
  6. 6
    Tránh chia sẻ những thông tin nhạy cảm hoặc bất hợp pháp về người lao động. Tại Hoa Kỳ, phần lớn các bang đều có pháp luật quy định những điều bạn có thể và không thể đề cập trong thư giới thiệu người lao động và trong những khẳng định gửi tới người sử dụng lao động tương lai.[3] Một số tiểu bang chỉ cho phép bạn cung cấp thông tin về người lao động khi được người lao động chấp thuận.[4] Những tiểu bang khác lại cho phép người sử dụng lao động tiết lộ gần như toàn bộ thông tin về người lao động, với điều kiện những thông tin đó phải chuẩn xác và được cung cấp trên tinh thần thiện chí.[5] Trước khi tiết lộ bất kỳ thông tin nhạy cảm nào, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra các quy định pháp luật tại tiểu bang. Bạn có thể bắt đầu tìm kiếm tại đây.
    • Ví dụ, pháp luật tiểu bang Alaska cho phép người sử dụng lao động tiết lộ thông tin về hiệu suất làm việc của người lao động, và người sử dụng lao động sẽ không phải chịu trách nhiệm khi đưa ra những nhận định đó, trừ phi người sử dụng lao động chủ đích hoặc cố tình tiết lộ những thông tin sai lệch hay gây nhầm lẫn, hoặc những thông tin xâm phạm quyền dân sự của người lao động.[6]
    • Một ví dụ khác là tiểu bang Connecticut, nơi người sử dụng lao động được phép tiết lộ mọi khẳng định thực tế và chính xác.[7]
  7. 7
    Cung cấp thông tin liên hệ cho người nhận. Đoạn văn cuối cùng trong thư xác nhận công tác phải có thông tin liên hệ của bạn (hoặc của người sử dụng lao động của bạn). Bạn cần đưa ra thông tin này, phòng trừ trường hợp người nhận có thêm câu hỏi hay mối quan tâm khác. Đảm bảo bạn đã khẳng định rằng người nhận có thể liên hệ với bạn.
    • Ví dụ, đoạn văn về thông tin liên hệ có thể như sau: "Nếu có bất cứ thắc mắc hay yêu cầu thêm thông tin, vui lòng liên hệ theo số (84-4) 555-5555 hoặc theo thư điện tử tranvanb@ABCCorp.com."[8]
  8. 8
    Ký và gửi thư đi. Khi đã hoàn thành lá thư, bạn sẽ thêm câu kết, ký vào thư, sau đó đưa lại cho người lao động hoặc tự gửi tới người nhận.
    • Kết thư bằng "Kính thư".
    • Luôn luôn sử dụng chữ ký chính thức và ghi rõ chức vụ trong thư.
    • Thêm bất cứ con dấu hay xác nhận nào mà công ty bạn thường sử dụng cho những lá thư như vậy.

Lời khuyên

  • Bạn có thể phải viết về vị trí công tác của người lao động trong trường hợp người này xin cấp thị thực hoặc thẻ xanh tới Hoa Kỳ. Bạn sẽ cần đi sâu hơn vào tầm quan trọng của công việc do người lao động đó thực hiện.
  • Một vài công ty bổ nhiệm những người nhất định để thực hiện hoạt động xác nhận công tác, và những công ty khác có thể có những mẫu thư đặc biệt mà bạn nên sử dụng cho thư chứng minh nghề nghiệp của mình. Nếu không chắc chắn, bạn nên hỏi bộ phận nhân sự của cơ quan.
  • Một số người sử dụng lao động yêu cầu người lao động soạn thảo thư, sau đó ký vào lá thư này. Nếu bạn yêu cầu người lao động làm việc đó, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc kỹ nội dung thư trước khi ký.

Cảnh báo

  • Chỉ cung cấp thông tin tài chính nếu người lao động có yêu cầu.[9] Nếu là người lao động tự viết thư xác nhận, bạn có thể thêm những thông tin mà mình cho là cần thiết.
  • Đừng đề cập đến những thông tin cá nhân về người lao động, trừ trường hợp anh ấy hoặc cô ấy cho phép bạn làm vậy.[10]
  • Nếu người lao động yêu cầu thư xác nhận công tác khi không còn làm việc cùng bạn, đừng cung cấp lý do họ ngừng làm việc với bạn, kể cả khi việc chia tay diễn ra trong hòa bình.[11]

Thông tin Bài viết

Chuyên mục: Soạn thảo

Ngôn ngữ khác:

English: Write a Letter for Proof of Employment, Italiano: Scrivere una Lettera per Verificare Legalmente un Impiego, Português: Escrever uma Carta Comprovando Vínculo Empregatício, 中文: 写一封就业证明信, Deutsch: Ein Schreiben über einen Beschäftigungsnachweis erstellen, Español: escribir una carta como comprobante de empleo, Русский: написать письмо, подтверждающее занятость человека, Français: rédiger une lettre de confirmation d'emploi, Bahasa Indonesia: Membuat Surat Keterangan Kerja, 한국어: 재직 증명서 작성하는 법

Trang này đã được đọc 745 lần.

Bài viết này đã giúp ích cho bạn?